La mayoría de las preguntas a un plan de proyecto vuelven cada semana: ¿qué está atascado, dónde arde, qué le digo a la dirección? Con Merlin Project y un asistente de IA como Claude, usted plantea estas preguntas en una frase. Aquí están las cinco preguntas de nuestro vídeo, cada una con el prompt para copiar, una valoración de la respuesta y un consejo para comprobar el resultado brevemente en Merlin.
El vídeo de este artículo
El vídeo (en alemán) está insertado en la versión alemana de este artículo.
Antes de empezar
Los cinco prompts presuponen que su asistente de IA está conectado con el servidor MCP de Merlin Project y que ha activado en el proyecto la opción «Permitir que las herramientas de IA interactúen con el documento». Para probarlo, el proyecto de ejemplo Lanzamiento de producto Phoenix, con el que también grabamos el vídeo, es una buena opción. Los marcadores entre llaves, como {PERIOD}, sustitúyalos por sus propios datos antes de enviar el prompt.
Pregunta 1: ¿qué está vencido y en manos de quién?
La comprobación clásica del lunes por la mañana:
Prompt: ¿Qué tareas están vencidas y quién es el responsable?
¿Qué tareas están vencidas y quién es responsable de cada una?Ver este prompt en la biblioteca ›
La IA entrega una lista de las tareas vencidas con los recursos asignados a cada una. Para comprobarlo, aplique en Merlin Project un filtro de tareas vencidas y ponga ambas listas una al lado de la otra.
Pregunta 2: ¿dónde está el mayor riesgo de plazos?
Vencida no significa automáticamente crítica. Con esta pregunta, la IA pondera las tareas:
Prompt: ¿Dónde está el mayor riesgo de plazos?
¿Dónde está ahora mismo mi mayor riesgo de plazos? Justifica tu valoración con las dependencias del plan.Ver este prompt en la biblioteca ›
La IA evalúa qué retraso arrastra a más tareas sucesoras y justifica su valoración con las dependencias del plan. Para comprobarlo, muestre el camino crítico en Merlin Project y busque la tarea nombrada.
Pregunta 3: ¿cuánto se desvían el plan y la realidad?
Prompt: ¿Cuánto difieren lo previsto y lo real?
Compara el avance previsto y el real durante {PERIOD}. ¿Qué tareas se desvían más?Ver este prompt en la biblioteca ›
En lugar de {PERIOD}, ponga el intervalo que le interese, por ejemplo las dos últimas semanas. La IA compara entonces el avance previsto con el real y nombra las tareas con las mayores desviaciones. Para ello, su proyecto necesita una línea base, porque es la que aporta los valores previstos. Sin línea base, la IA solo puede trabajar con el estado actual y, en el mejor de los casos, se lo advierte. Para comprobarlo, muestre las barras de línea base en el diagrama de Gantt.
Pregunta 4: ¿qué ocurre si se desplaza un hito?
La más exigente de las cinco preguntas:
Prompt: ¿Qué pasa si se retrasa un hito?
¿Qué tareas dependen del hito {NAME} y qué les ocurre si el hito se retrasa {PERIOD}?Ver este prompt en la biblioteca ›
En lugar de {NAME}, ponga el hito tal como se llama en el plan, y en lugar de {PERIOD}, el desplazamiento supuesto. La IA sigue las dependencias a través del plan, nombra las tareas que dependen del hito y muestra cómo se desplazarían sus fechas. Esta respuesta se comprueba de forma especialmente visual: desplace usted mismo el hito en Merlin Project el mismo intervalo, deje que el plan se recalcule y compare las fechas con la previsión. Después deshaga el cambio con ⌘Z. La IA, por cierto, no puede modificar el plan, porque el servidor MCP solo lee.
Si algunas fechas difieren de la previsión, suele deberse a detalles como calendarios, holguras o fechas fijadas a mano. En ese caso, vale el cálculo de Merlin Project.
Pregunta 5: el informe para la dirección
Prompt
Resume el estado del proyecto en cinco frases para un informe a {STAKEHOLDER}. Indica la situación actual y los próximos pasos para la semana que viene.En lugar de {STAKEHOLDER}, ponga el destinatario, por ejemplo la dirección o su cliente. La IA resume el estado en cinco frases y nombra la situación actual y los próximos pasos para la semana que viene. El resultado es un borrador basado en el plan actual. Revíselo y complete lo que no está en el plan antes de enviarlo.
Así pueden ser las respuestas
Aquí ve cómo es una respuesta concreta, antes incluso de configurar nada. Los ejemplos muestran, para las cinco preguntas, una respuesta típica en el proyecto de ejemplo «Lanzamiento de producto Phoenix»:
Así responde la IA en el proyecto «Lanzamiento de producto Phoenix»
Elija una pregunta y vea cómo responde la IA a través del servidor MCP.
Pregunta
¿Qué tareas están vencidas y quién es responsable de cada una?
Respuesta de ejemplo
En el plan hay ahora mismo tres tareas vencidas:
| Tarea | Fin previsto | Responsable |
|---|---|---|
| Definir la estrategia de precios | hace 5 días laborables | Gestión de producto |
| Evaluar el feedback de la beta | hace 3 días laborables | Desarrollo |
| Aprobar los textos de prensa | hace 1 día laborable | Marketing |
En «Evaluar el feedback de la beta», el avance es el más bajo, con un 40 %. Como de esta tarea dependen varias tareas sucesoras, conviene que la aclare primero.
Pregunta
¿Dónde está ahora mismo mi mayor riesgo de plazos? Justifica la valoración con las dependencias del plan.
Respuesta de ejemplo
El mayor riesgo de plazos está en la tarea «Evaluar el feedback de la beta».
Justificación a partir de las dependencias:
- La tarea está en el camino crítico y no tiene holgura.
- Tres tareas dependen directamente de ella: «Crear la versión final», «Actualizar el manual» y «Formar al equipo de ventas».
- A través de estas tareas también se ve afectado el hito «Lanzamiento al mercado».
«Definir la estrategia de precios» lleva más tiempo vencida, pero todavía tiene holgura hasta la siguiente tarea dependiente. Un retraso ahí repercute en el final del proyecto más tarde.
Pregunta
Compara el avance previsto con el real de las dos últimas semanas. ¿Qué tareas se desvían más?
Respuesta de ejemplo
En comparación con la línea base, el proyecto va en las dos últimas semanas algo por detrás del plan. Estas tareas son las que más se desvían:
- «Evaluar el feedback de la beta»: previsto 80 %, real 40 %
- «Aprobar los textos de prensa»: previsto 100 %, real 60 %
- «Preparar la web»: previsto 50 %, real 70 %, es decir, por delante del plan
Las demás tareas de este intervalo se desvían del plan menos de 10 puntos porcentuales.
Pregunta
¿Qué tareas dependen del hito «Lanzamiento al mercado» y qué pasa con ellas si el hito se desplaza dos semanas?
Respuesta de ejemplo
Del hito «Lanzamiento al mercado» dependen directamente cuatro tareas:
- «Iniciar la campaña de lanzamiento»
- «Informar al equipo de ventas»
- «Reforzar el soporte al cliente»
- «Control de resultados a los 30 días»
Si el lanzamiento al mercado se desplaza dos semanas, estas tareas también se desplazan dos semanas, porque siguen al hito sin holgura. Con ello, el cierre del proyecto también se retrasa dos semanas.
Las tareas con fechas fijadas no se desplazan automáticamente. Compruébelas por separado.
Pregunta
Resume el estado del proyecto en cinco frases para un informe a la dirección. Indica la situación actual y los próximos pasos para la semana que viene.
Respuesta de ejemplo
En conjunto, el proyecto va algo por detrás del plan, pero el lanzamiento al mercado sigue siendo alcanzable. Tres tareas están vencidas; la más crítica es la evaluación del feedback de la beta, porque está en el camino crítico. La web, en cambio, va por delante del plan. La semana que viene, el equipo cierra la evaluación del feedback de la beta y aprueba los textos de prensa. En paralelo empieza el trabajo en la versión final, para que el lanzamiento al mercado se produzca según lo previsto.
Las respuestas de ejemplo muestran cómo puede ser una respuesta. Con su propio plan y su modelo, será distinta.
Construir sus propias preguntas
Los cinco prompts siguen el mismo principio: usted dice qué quiere saber y en qué forma. Cómo desarrollar a partir de ahí sus propias preguntas para su plan lo explica el artículo Curso básico de prompts para jefes de proyecto. Qué preguntas responde bien la IA y dónde están sus límites lo muestra el artículo Lo que la IA puede hacer en la gestión de proyectos, y lo que (aún) no.
Cómo conectar su asistente de IA con Merlin Project lo describe el artículo ¿Qué cliente de IA le conviene?. La referencia completa está en la documentación de MCP.
Si tiene alguna pregunta sobre este artículo del blog o desea debatirlo, esperamos su contribución en nuestro foro.
Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos necesito para los cinco prompts?
Necesita Merlin Project con el servidor MCP activado y un asistente de IA que se conecte a través de MCP. Además, active en el proyecto la opción «Permitir que las herramientas de IA interactúen con el documento». La IA solo lee proyectos compartidos.
¿Puede la IA modificar mi plan de proyecto?
No. El servidor MCP de Merlin Project solo lee. La IA puede decirle qué ocurre si se desplaza una fecha; el cambio en sí lo hace usted en Merlin Project.
¿Funcionan los prompts también con ChatGPT?
ChatGPT no se conecta con Merlin Project a través de MCP. Puede, eso sí, exportar su plan como PDF y hacer a ChatGPT las mismas preguntas. Eso da más trabajo, y las respuestas pueden diferir, porque la IA tiene que interpretar primero las tablas y los diagramas del PDF.
¿Qué datos transmite la IA a su operador?
La IA solo obtiene los datos que necesita para su pregunta, y solo de proyectos que usted ha compartido. Esos datos van al operador de la IA para su procesamiento. Si quiere evitarlo, use un modelo de lenguaje local, por ejemplo con LM Studio. Así los datos se quedan en su Mac.
¿Por qué dice la IA en la pregunta 3 que le faltan valores de comparación?
Para comparar lo previsto con lo real, su proyecto necesita una línea base. Sin línea base, la IA solo conoce el estado actual y no puede calcular ninguna desviación.
¿Qué hago con los marcadores entre llaves?
Sustituya {PERIOD}, {NAME} o {STAKEHOLDER} por sus propios datos antes de enviar el prompt, por ejemplo «las dos últimas semanas», el nombre de un hito o «la dirección».
¿Puedo fiarme de las respuestas de la IA?
La IA lee los valores directamente de su plan y en estas preguntas suele acertar. Pero puede leer mal o asignar valores de forma incorrecta. Por eso, compruebe brevemente las cifras importantes en Merlin Project antes de transmitirlas. Para cada una de las cinco preguntas, el artículo incluye un consejo de comprobación.
¿Por qué recibo una respuesta distinta a la del vídeo?
La respuesta depende de los datos de su proyecto, del modelo de IA y del momento. Incluso con el mismo proyecto de ejemplo, la IA no formula su respuesta igual cada vez. Los hechos del plan, en cambio, deberían coincidir.
