プロジェクト計画への質問の多くは、毎週同じように繰り返されます。何が止まっているか、どこで火が出ているか、経営陣に何を伝えるか。Merlin Project と Claude のような AI アシスタントがあれば、こうした質問を一文で投げかけられます。ここでは動画で取り上げた5つの質問を、それぞれコピー用のプロンプト、答えの読み方、Merlin で結果を手短に照合するコツとともに紹介します。
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始める前に
5つのプロンプトはすべて、AI アシスタントが Merlin Project の MCP サーバーに接続しており、プロジェクトでオプション「AI ツールによるドキュメントの操作を許可」を有効にしていることが前提です。試すには、動画の撮影にも使ったサンプルプロジェクト 製品ローンチ Phoenix が適しています。{PERIOD} のような波かっこ内のプレースホルダーは、送信する前に自分の情報で置き換えてください。
質問1: 何が期限を過ぎていて、誰の担当か
月曜の朝の定番チェックです。
プロンプト: どのアクティビティが期限切れで、担当者は誰ですか？
どのアクティビティが期限切れですか？それぞれの担当者は誰ですか？AI は、期限を過ぎたアクティビティを、それぞれに割り当てられたリソースとともに一覧にします。照合するには、Merlin Project で期限超過のアクティビティにフィルタをかけ、2つの一覧を並べてください。
質問2: 最大の日程リスクはどこにあるか
期限超過がそのまま重大とは限りません。この質問で、AI はアクティビティに重み付けをします。
プロンプト: 最も大きなスケジュールリスクはどこにありますか？
いま最も大きなスケジュールリスクはどこにありますか？計画の依存関係を使って、その評価の根拠を示してください。AI は、どの遅れが後続のアクティビティをもっとも多く巻き込むかを評価し、その判断を計画の依存関係で裏付けます。照合するには、Merlin Project でクリティカルパスを表示し、挙げられたアクティビティを探してください。
質問3: 計画と実際はどれだけずれているか
プロンプト: 計画と実績はどれだけずれていますか？
{PERIOD} の計画上の進捗と実際の進捗を比較してください。最も大きくずれているアクティビティはどれですか？{PERIOD} には、知りたい期間を入れます。たとえば直近2週間です。すると AI は予定の進捗と実際の進捗を比べ、ずれがもっとも大きいアクティビティを挙げます。そのためには、プロジェクトに基準計画が必要です。予定値は基準計画から得られるからです。基準計画がなければ、AI は現在の状態でしか作業できず、うまくいけばそのことを指摘してくれます。照合するには、ガントチャートで基準計画のバーを表示してください。
質問4: マイルストーンがずれたら何が起きるか
5つの中でもっとも難しい質問です。
プロンプト: マイルストーンがずれたらどうなりますか？
マイルストーン {NAME} に依存しているアクティビティはどれですか？マイルストーンが {PERIOD} 遅れた場合、それらはどうなりますか？{NAME} には計画上のマイルストーン名を、{PERIOD} には想定するずれの幅を入れます。AI は計画の依存関係をたどり、マイルストーンに依存するアクティビティを挙げ、その日程がどうずれるかを示します。この答えは特に目で見て確かめやすいものです。Merlin Project で自分でマイルストーンを同じ期間だけずらし、計画を再計算させ、日程を予測と比べてください。そのあと ⌘Z で変更を元に戻します。なお AI 自身は計画を変更できません。MCP サーバーは読み取るだけだからです。
個々の日程が予測と違う場合、その原因はカレンダー、バッファ、手動で設定した日程といった細部にあることがよくあります。その場合は Merlin Project の計算が正しいとみなしてください。
質問5: 経営陣への報告
プロンプト
{STAKEHOLDER} への報告用に、プロジェクトの状況を5文でまとめてください。現在の状態と翌週の次のステップを挙げてください。{STAKEHOLDER} には宛先を入れます。たとえば経営陣や発注者です。AI は状況を5文にまとめ、現在の状態と翌週の次のステップを挙げます。結果は現在の計画に基づく下書きです。送る前に読み直し、計画に書かれていないことを補ってください。
答えの例
答えが具体的にどう見えるかを、自分で何かを設定する前にここで確認できます。例では、5つの質問それぞれについて、サンプルプロジェクト「製品ローンチ Phoenix」での典型的な答えを示しています。
プロジェクト「製品ローンチ Phoenix」での AI の答え
質問を1つ選ぶと、AI が MCP サーバーを通じてどう答えるかが表示されます。
質問
期限を過ぎているアクティビティはどれですか？ それぞれの担当者は誰ですか？
回答例
計画では現在、3つのアクティビティが期限を過ぎています。
| アクティビティ | 予定終了日 | 担当 |
|---|---|---|
| 価格戦略を決定 | 5営業日前 | プロダクトマネジメント |
| ベータ版フィードバックを評価 | 3営業日前 | 開発 |
| プレスリリースを承認 | 1営業日前 | マーケティング |
「ベータ版フィードバックを評価」は進捗が40 %ともっとも低くなっています。複数の後続アクティビティがこれに依存しているため、このアクティビティを最初に解決してください。
質問
現時点で最大の日程リスクはどこにありますか？ 計画の依存関係を使って判断の根拠を示してください。
回答例
最大の日程リスクは、アクティビティ「ベータ版フィードバックを評価」にあります。
依存関係から見た根拠:
- このアクティビティはクリティカルパス上にあり、バッファがありません。
- 3つのアクティビティがこれに直接依存しています。「最終版を作成」「マニュアルを更新」「営業チームを研修」です。
- これらのアクティビティを通じて、マイルストーン「市場投入」も影響を受けます。
「価格戦略を決定」は期限超過の期間こそ長いものの、次の依存アクティビティまでまだバッファがあります。そこでの遅れがプロジェクトの終了に響くのは、もっと後になってからです。
質問
直近2週間の予定の進捗と実際の進捗を比べてください。もっとも大きくずれているアクティビティはどれですか？
回答例
基準計画と比べると、直近2週間のプロジェクトは計画よりやや遅れています。もっとも大きくずれているのは次のアクティビティです。
- 「ベータ版フィードバックを評価」: 予定80 %、実際40 %
- 「プレスリリースを承認」: 予定100 %、実際60 %
- 「Web サイトを準備」: 予定50 %、実際70 %、つまり計画より先行
この期間のほかのアクティビティは、計画との差が10ポイント未満です。
質問
マイルストーン「市場投入」に依存しているアクティビティはどれですか？ このマイルストーンが2週間ずれたら、それらはどうなりますか？
回答例
マイルストーン「市場投入」には、4つのアクティビティが直接依存しています。
- 「ローンチキャンペーンを開始」
- 「営業チームに通知」
- 「カスタマーサポートを強化」
- 「30日後の成果確認」
市場投入が2週間ずれると、これらのアクティビティもバッファなしでマイルストーンに続いているため、同じく2週間ずれます。それに伴い、プロジェクトの完了も2週間後ろにずれます。
日程を固定したアクティビティは自動ではずれません。それらは個別に確認してください。
質問
経営陣への報告用に、プロジェクトの状況を5文でまとめてください。現在の状態と翌週の次のステップを挙げてください。
回答例
プロジェクトは全体として計画よりやや遅れていますが、市場投入は引き続き達成可能です。3つのアクティビティが期限を過ぎており、特に重大なのはベータ版フィードバックの評価で、クリティカルパス上にあるためです。一方、Web サイトは計画より先行しています。翌週、チームはベータ版フィードバックの評価を終え、プレスリリースを承認します。並行して最終版の作業を始め、市場投入を予定どおりに実施します。
回答例は、答えがどう見えうるかを示すものです。あなた自身の計画とモデルでは、答えは異なります。
自分の質問を作る
5つのプロンプトはすべて同じ原則に従っています。何を知りたいか、どんな形で欲しいかを伝えることです。そこから自分の計画向けの質問をどう作るかは、記事 プロジェクトマネージャーのためのプロンプト入門 で説明しています。AI がどんな質問によく答え、どこに限界があるかは、記事 プロジェクトマネジメントで AI にできること、（まだ）できないこと で紹介しています。
AI アシスタントを Merlin Project に接続する方法は、記事 どの AI クライアントが合うか で説明しています。完全なリファレンスは MCP ドキュメント にあります。
このブログ記事についてご質問やご意見がございましたら、ぜひフォーラムへのご投稿をお待ちしております。
よくある質問
5つのプロンプトを使うには何が必要ですか？
MCP サーバーを有効にした Merlin Project と、MCP で接続できる AI アシスタントが必要です。さらに、プロジェクトでオプション「AI ツールによるドキュメントの操作を許可」を有効にします。AI が読めるのは共有したプロジェクトだけです。
AI は私のプロジェクト計画を変更できますか？
いいえ。Merlin Project の MCP サーバーは読み取るだけです。日程がずれたら何が起きるかを AI は教えてくれますが、変更そのものは Merlin Project であなたが行います。
このプロンプトは ChatGPT でも使えますか？
ChatGPT は MCP で Merlin Project に接続できません。ただし計画を PDF としてエクスポートし、ChatGPT に同じ質問をすることはできます。手間が増えるうえ、AI が PDF の表や図をまず読み解かなければならないため、答えが違ってくることがあります。
AI はどのデータを運営会社に渡しますか？
AI が取得するのは質問に必要なデータだけで、しかも共有したプロジェクトからだけです。このデータは処理のために AI の運営会社へ送られます。それを避けたい場合は、ローカルの言語モデルを、たとえば LM Studio で使ってください。そうすればデータは Mac に留まります。
質問3で AI が比較値がないと言うのはなぜですか？
計画と実績を比べるには、プロジェクトに基準計画が必要です。基準計画がなければ、AI は現在の状態しか知らず、ずれを計算できません。
波かっこ内のプレースホルダーはどうすればよいですか？
{PERIOD}、{NAME}、{STAKEHOLDER} を、送信する前に自分の情報で置き換えてください。たとえば「直近2週間」、マイルストーンの名前、「経営陣」です。
AI の答えは信頼できますか？
AI は計画から値を直接読むので、この種の質問ではたいてい正しく答えます。ただし読み違えたり、値を取り違えたりすることがあります。ですから重要な数値は、人に伝える前に Merlin Project で手短に確かめてください。この記事では、5つの質問それぞれに照合のコツを載せています。
動画と違う答えが返ってくるのはなぜですか？
答えは、プロジェクトデータ、AI モデル、そして時点によって変わります。同じサンプルプロジェクトでも、AI は毎回同じ言い回しで答えるわけではありません。ただし計画から得られる事実は一致するはずです。
