La plupart des questions posées à un plan de projet reviennent chaque semaine : qu'est-ce qui bloque, où ça brûle, que dire à la direction ? Avec Merlin Project et un assistant IA comme Claude, vous posez ces questions en une phrase. Voici les cinq questions de notre vidéo, chacune avec le prompt à copier, une lecture de la réponse et une astuce pour vérifier rapidement le résultat dans Merlin.
La vidéo de cet article
La vidéo (en allemand) est intégrée à la version allemande de cet article.
Avant de commencer
Les cinq prompts supposent que votre assistant IA est connecté au serveur MCP de Merlin Project et que vous avez activé dans le projet l'option « Autoriser les outils d’IA à interagir avec le document ». Pour s'exercer, le projet d'exemple Lancement de produit Phoenix convient bien ; c'est avec lui que nous avons tourné la vidéo. Les espaces réservés entre accolades, comme {PERIOD}, sont à remplacer par vos propres indications avant l'envoi.
Question 1 : qu'est-ce qui est en retard, et chez qui ?
Le contrôle classique du lundi matin :
Prompt: Quelles tâches ont dépassé leur échéance, et qui en est responsable ?
Quelles tâches ont dépassé leur échéance, et qui est responsable de chacune d'elles ?Voir ce prompt dans la bibliothèque ›
L'IA livre une liste des tâches en retard avec les ressources affectées à chacune. Pour vérifier, posez dans Merlin Project un filtre sur les tâches en retard et comparez les deux listes côte à côte.
Question 2 : où se trouve le plus gros risque sur les délais ?
En retard ne veut pas automatiquement dire critique. Avec cette question, l'IA pondère les tâches :
Prompt: Où se situe le plus grand risque de délai ?
Où se situe actuellement mon plus grand risque de délai ? Justifie ton évaluation à l'aide des dépendances du planning.Voir ce prompt dans la bibliothèque ›
L'IA évalue quel retard entraîne le plus de tâches suivantes et justifie son évaluation par les dépendances du plan. Pour vérifier, affichez le chemin critique dans Merlin Project et cherchez la tâche citée.
Question 3 : quel écart entre le plan et la réalité ?
Prompt: Quel est l'écart entre le prévu et le réel ?
Compare l'avancement prévu et l'avancement réel sur {PERIOD}. Quelles tâches présentent les plus grands écarts ?Voir ce prompt dans la bibliothèque ›
À la place de {PERIOD}, indiquez la période qui vous intéresse, par exemple les deux dernières semaines. L'IA compare alors l'avancement prévu et l'avancement réel et cite les tâches qui présentent les plus gros écarts. Votre projet a besoin pour cela d'une référence (baseline), car c'est elle qui fournit les valeurs prévues. Sans référence, l'IA ne peut travailler qu'avec l'état actuel et vous le signale dans le meilleur des cas. Pour vérifier, affichez les barres de référence dans le diagramme de Gantt.
Question 4 : que se passe-t-il si un jalon glisse ?
La plus exigeante des cinq questions :
Prompt: Que se passe-t-il si un jalon glisse ?
Quelles tâches dépendent du jalon {NAME}, et que leur arrive-t-il si le jalon est retardé de {PERIOD} ?Voir ce prompt dans la bibliothèque ›
Indiquez à la place de {NAME} le jalon tel qu'il s'appelle dans le plan, et à la place de {PERIOD} le glissement supposé. L'IA suit les dépendances à travers le plan, cite les tâches qui dépendent du jalon et montre comment leurs dates se décaleraient. Cette réponse se vérifie de façon particulièrement parlante : déplacez vous-même le jalon dans Merlin Project de la même durée, laissez Merlin recalculer le plan et comparez les dates avec la prévision. Annulez ensuite la modification avec ⌘Z. L'IA elle-même ne peut d'ailleurs pas modifier le plan, car le serveur MCP se contente de lire.
Si certaines dates s'écartent de la prévision, cela tient souvent à des détails comme les calendriers, les marges ou des dates fixées manuellement. Dans ce cas, le calcul de Merlin Project fait foi.
Question 5 : le point d'étape pour la direction
Prompt
Résume le statut du projet en cinq phrases pour un point d'étape à {STAKEHOLDER}. Indique l'état actuel et les prochaines étapes pour la semaine à venir.À la place de {STAKEHOLDER}, indiquez le destinataire, par exemple la direction ou votre client. L'IA résume le statut en cinq phrases et indique l'état actuel ainsi que les prochaines étapes pour la semaine à venir. Le résultat est un brouillon fondé sur le plan actuel. Relisez-le et complétez ce qui ne figure pas dans le plan avant de l'envoyer.
À quoi peuvent ressembler les réponses
Voici à quoi ressemble concrètement une réponse, avant même que vous ayez configuré quoi que ce soit. Les exemples montrent pour les cinq questions une réponse typique dans le projet d'exemple « Lancement de produit Phoenix » :
Voici comment l'IA répond dans le projet « Lancement de produit Phoenix »
Choisissez une question et voyez comment l'IA y répond via le serveur MCP.
Question
Quelles tâches sont en retard, et qui en est responsable ?
Exemple de réponse
Trois tâches sont actuellement en retard dans le plan :
| Tâche | Fin prévue | Responsable |
|---|---|---|
| Définir la stratégie de prix | il y a 5 jours ouvrés | Gestion de produit |
| Analyser les retours de la bêta | il y a 3 jours ouvrés | Développement |
| Valider les communiqués de presse | il y a 1 jour ouvré | Marketing |
C'est « Analyser les retours de la bêta » qui affiche l'avancement le plus faible, avec 40 %. Comme plusieurs tâches suivantes en dépendent, réglez cette tâche en premier.
Question
Où se trouve actuellement mon plus gros risque sur les délais ? Justifie ton évaluation par les dépendances du plan.
Exemple de réponse
Le plus gros risque sur les délais se trouve sur la tâche « Analyser les retours de la bêta ».
Justification par les dépendances :
- La tâche se trouve sur le chemin critique et n'a aucune marge.
- Trois tâches en dépendent directement : « Créer la version finale », « Mettre à jour le manuel » et « Former l'équipe commerciale ».
- Par ces tâches, le jalon « Lancement sur le marché » est lui aussi touché.
« Définir la stratégie de prix » est certes en retard depuis plus longtemps, mais dispose encore d'une marge jusqu'à la prochaine tâche dépendante. Un retard à cet endroit ne se répercute que plus tard sur la fin du projet.
Question
Compare l'avancement prévu et l'avancement réel des deux dernières semaines. Quelles tâches s'écartent le plus ?
Exemple de réponse
Par rapport à la référence, le projet accuse un léger retard sur les deux dernières semaines. Ces tâches s'écartent le plus :
- « Analyser les retours de la bêta » : prévu 80 %, réel 40 %
- « Valider les communiqués de presse » : prévu 100 %, réel 60 %
- « Préparer le site web » : prévu 50 %, réel 70 %, donc en avance sur le plan
Les autres tâches de cette période s'écartent du plan de moins de 10 points de pourcentage.
Question
Quelles tâches dépendent du jalon « Lancement sur le marché », et que leur arrive-t-il si le jalon glisse de deux semaines ?
Exemple de réponse
Quatre tâches dépendent directement du jalon « Lancement sur le marché » :
- « Démarrer la campagne de lancement »
- « Informer l'équipe commerciale »
- « Renforcer le support client »
- « Bilan après 30 jours »
Si le lancement sur le marché glisse de deux semaines, ces tâches glissent elles aussi de deux semaines, car elles suivent le jalon sans marge. La clôture du projet recule donc elle aussi de deux semaines.
Les tâches à dates fixées ne se décalent pas automatiquement. Vérifiez-les séparément.
Question
Résume le statut du projet en cinq phrases pour un point d'étape à la direction. Indique l'état actuel et les prochaines étapes pour la semaine à venir.
Exemple de réponse
Le projet accuse globalement un léger retard sur le plan, mais le lancement sur le marché reste atteignable. Trois tâches sont en retard ; la plus critique est l'analyse des retours de la bêta, car elle se trouve sur le chemin critique. Le site web est en revanche en avance sur le plan. La semaine prochaine, l'équipe termine l'analyse des retours de la bêta et valide les communiqués de presse. En parallèle commence le travail sur la version finale, afin que le lancement sur le marché ait lieu comme prévu.
Les exemples montrent à quoi une réponse peut ressembler. Avec votre propre plan et votre modèle, elle sera différente.
Construire vos propres questions
Les cinq prompts suivent le même principe : vous dites ce que vous voulez savoir et sous quelle forme. L'article Les bases du prompt pour chefs de projet explique comment en tirer vos propres questions pour votre plan. L'article Ce que l'IA sait faire en gestion de projet, et ce qu'elle ne sait pas (encore) faire montre à quelles questions l'IA répond bien et où se trouvent ses limites.
L'article Quel client IA vous convient ? décrit comment connecter votre assistant IA à Merlin Project. La référence complète se trouve dans la documentation MCP.
Si vous avez des questions sur cet article de blog ou si vous souhaitez en discuter, nous attendons avec impatience votre contribution dans notre forum.
Questions fréquentes
De quoi ai-je besoin pour les cinq prompts ?
Il vous faut Merlin Project avec le serveur MCP activé et un assistant IA qui se connecte via MCP. Vous activez en outre dans le projet l'option « Autoriser les outils d’IA à interagir avec le document ». L'IA ne lit que les projets partagés.
L'IA peut-elle modifier mon plan de projet ?
Non. Le serveur MCP de Merlin Project se contente de lire. L'IA peut vous dire ce qui se passe si une date glisse ; la modification elle-même, vous la faites dans Merlin Project.
Les prompts fonctionnent-ils aussi avec ChatGPT ?
ChatGPT ne se connecte pas à Merlin Project via MCP. Vous pouvez toutefois exporter votre plan en PDF et poser les mêmes questions à ChatGPT. C'est plus laborieux, et les réponses peuvent différer, car l'IA doit d'abord interpréter les tableaux et diagrammes du PDF.
Quelles données l'IA transmet-elle à son exploitant ?
L'IA ne récupère que les données dont elle a besoin pour votre question, et seulement dans les projets que vous avez partagés. Ces données partent pour traitement chez l'exploitant de l'IA. Si vous voulez l'éviter, utilisez un modèle de langage local, par exemple avec LM Studio. Les données restent alors sur votre Mac.
Pourquoi l'IA dit-elle à la question 3 qu'il lui manque des valeurs de comparaison ?
Pour comparer le prévu et le réel, votre projet a besoin d'une référence (baseline). Sans référence, l'IA ne connaît que l'état actuel et ne peut calculer aucun écart.
Que faire des espaces réservés entre accolades ?
Remplacez {PERIOD}, {NAME} ou {STAKEHOLDER} par vos propres indications avant l'envoi, par exemple « les deux dernières semaines », le nom d'un jalon ou « la direction ».
Puis-je me fier aux réponses de l'IA ?
L'IA lit les valeurs directement dans votre plan et tombe juste la plupart du temps sur ce genre de questions. Elle peut toutefois mal lire ou attribuer une valeur au mauvais endroit. Vérifiez donc rapidement les chiffres importants dans Merlin Project avant de les transmettre. Pour chacune des cinq questions, l'article donne une astuce de vérification.
Pourquoi est-ce que j'obtiens une autre réponse que dans la vidéo ?
La réponse dépend de vos données de projet, du modèle d'IA et du moment. Même avec le même projet d'exemple, l'IA ne formule pas sa réponse de la même façon à chaque fois. Les faits tirés du plan devraient toutefois concorder.
