Kennt eine KI Ihren Projektplan, beantwortet sie viele Fragen präziser, als Sie es vermutlich erwarten. Manche Entscheidungen überlässt sie Ihnen jedoch bewusst, und das aus gutem Grund: Ihr Projektplan bildet nicht alle Zusammenhänge und Rahmenbedingungen Ihres Projekts ab. Diese kennen nur Sie.
Das Video zum Artikel
Frage 1: Alles steht im Plan
Die erste Frage an die KI dreht sich um Abhängigkeiten und Termine im Projektplan:
Prompt: Welche Aufgaben blockieren den Meilenstein?
Welche Aufgaben im Projekt {PROJEKT} müssen erledigt sein, bevor der Meilenstein {MEILENSTEIN} erreicht werden kann, und welche davon sind im Verzug?Zum Prompt in der Bibliothek ›
Die KI ruft über den MCP-Server die Abhängigkeiten und den Terminstatus aus Merlin Project ab und liefert eine Liste der betroffenen Vorgänge samt Verzug. Im Test stimmten die genannten Vorgänge mit der Gliederung überein. Ohne MCP bräuchten Sie dafür mehrere Ansichten oder einen Filter.
Solche Fragen beantwortet die KI zuverlässig, weil jede nötige Information als Wert im Plan steht: Welcher Vorgang hängt von welchem ab, welcher Termin ist geplant, welcher ist erreicht.
Frage 2: Die Antwort liegt außerhalb des Projektplans
Die zweite Frage klingt ähnlich konkret:
Prompt
Wann erhalte ich die Baugenehmigung, um am {DATUM} mit dem Projekt beginnen zu können?Die KI sagt gleich zu Beginn offen, dass sie die Antwort nicht aus dem Plan ableiten kann, weil die nötigen Informationen darin fehlen. Stattdessen wägt sie anhand der vorhandenen Daten ab, äußert Vermutungen und schlägt einige Optionen vor. Eine verbindliche Antwort gibt sie nicht, und das ist richtig so. Ob Sie die Baugenehmigung erhalten, was Sie mit den Mitarbeitern des Amtes besprochen haben, wie der aktuelle Stand bei der Behörde ist oder was Sie im letzten Meeting mündlich vereinbart haben, steht in keinem Projektplan.
Gibt eine KI bei solchen Fragen doch eine klare Empfehlung, lohnt sich ein Blick auf die Begründung. Meist stützt sie sich dann nur auf Kosten und Termine aus dem Plan, das übrige Bild fehlt ihr. Hier stößt jede KI an ihre Grenzen, denn Ihr Wissen als Projektleiter steht nicht immer im Projektplan.
Die Regel dahinter
| Steht im Plan | Steht nicht im Plan |
|---|---|
| Status und Verzug | Mündliche Absprachen |
| Abhängigkeiten und kritischer Pfad | Prioritäten der Geschäftsführung |
| Termine, Dauern, Zuweisungen | Stimmung und Belastung im Team |
| Zusammenfassungen und Berichte | Strategische Ziele außerhalb des Projekts |
| Notizen und Anhänge | Externe Informationen und Entscheidungen |
Fragen aus der linken Spalte beantwortet die KI direkt aus den Daten. Bei Fragen, die Wissen aus der rechten Spalte erfordern, wägt sie ab. Auch bei der linken Spalte gilt: Bevor Sie eine Zahl in eine Mail an die Geschäftsführung übernehmen, prüfen Sie sie kurz im Plan. KI-Assistenten können sich verlesen oder Werte falsch zuordnen.
So wird die Abwägung besser
Was nicht im Plan steht, schreiben Sie einfach in den Prompt. Ergänzen Sie die Frage zum Beispiel um einen Satz:
„Laut Bauamt ist die Baugenehmigung in Bearbeitung und kommt voraussichtlich nächste Woche.“
Die KI bezieht diese Information in ihre Abwägung ein und sortiert die Optionen entsprechend.
In der Prompt-Bibliothek steht eine Fassung, die diesen Kontext gleich mit abfragt:
Prompt: Welche Optionen habe ich, wenn sich die Baugenehmigung verzögert?
Welche Optionen habe ich, wenn sich die Baugenehmigung verzögert und der Baustart am {DATUM} nicht zu halten ist? Aktueller Stand beim Bauamt: {STAND_BAUAMT}. Nenne die Vorgänge, die sich ohne Genehmigung vorziehen lassen, und bewerte jede Option nach ihrer Wirkung auf den Endtermin.Zum Prompt in der Bibliothek ›
Ausführlicher erklärt der Artikel Prompt-Grundkurs für Projektleiter das Prinzip dahinter: Geben Sie der KI den Kontext, den sie nicht selbst finden kann.
Eine zweite Grenze: Die KI ändert nichts
Der MCP-Server von Merlin Project liest nur. Die KI sagt Ihnen, was passiert, wenn sich ein Meilenstein verschiebt. Verschieben müssen Sie ihn selbst. Wie dieser Read-Only-Ansatz Ihre Daten schützt, erklärt der Artikel MCP und Datenschutz.
Selbst ausprobieren
Beide Prompts können Sie mit dem Beispielprojekt „Einfamilienhaus“ testen, das Merlin Project als Vorlage mitbringt. Oder Sie stellen der KI eigene Fragen. Anregungen dafür finden Sie hier:
Was wollen Sie über Ihr Projekt wissen?
Wählen Sie ein Thema. Sie erhalten passende Prompts, die Sie kopieren und Ihrer KI stellen können, sobald sie über MCP mit Merlin Project verbunden ist.
Wählen Sie oben ein Thema, um passende Prompts zu sehen.
Status
3 Prompts zum Kopieren
Wie ist der aktuelle Stand meines Projekts? Fasse Fortschritt, Verzug und offene Vorgänge in fünf Sätzen zusammen.
Die KI antwortet aus dem PlanWelche Vorgänge sind im Verzug, und welche Meilensteine sind dadurch gefährdet?
Die KI antwortet aus dem PlanWelche Vorgänge hätten laut Plan bereits beginnen sollen, zeigen aber noch keinen Fortschritt?
Die KI antwortet aus dem PlanTermine
3 Prompts zum Kopieren
Welche Vorgänge liegen auf dem kritischen Pfad?
Die KI antwortet aus dem PlanWelche Meilensteine stehen in den nächsten 30 Tagen an?
Die KI antwortet aus dem PlanWas passiert mit dem Fertigstellungstermin, wenn sich der Vorgang {VORGANG} um {ANZAHL} Wochen verschiebt?
Die KI antwortet aus dem PlanRessourcen
3 Prompts zum Kopieren
Welche Ressourcen sind in den nächsten vier Wochen überlastet?
Die KI antwortet aus dem PlanWelche Vorgänge sind noch keiner Ressource zugewiesen?
Die KI antwortet aus dem PlanWer aus dem Team kann den Vorgang {VORGANG} zusätzlich übernehmen? Berücksichtige dabei: {KONTEXT}.
Ergänzen Sie mit Ihrem WissenRisiko
3 Prompts zum Kopieren
Welche Vorgänge haben keinen Puffer und würden bei Verzug das Projektende verschieben?
Die KI antwortet aus dem PlanWelche Vorgänge hängen laut Plan von externen Beteiligten ab?
Die KI antwortet aus dem PlanWelche Optionen habe ich, wenn sich die Baugenehmigung verzögert? Aktueller Stand: {STAND_BAUAMT}.
Ergänzen Sie mit Ihrem WissenKosten
3 Prompts zum Kopieren
Wie hoch sind die geplanten Gesamtkosten, und wie verteilen sie sich auf die Phasen?
Die KI antwortet aus dem PlanWo weichen die Ist-Kosten am stärksten von den Plankosten ab?
Die KI antwortet aus dem PlanIch muss das Budget um {PROZENT} kürzen. Welche Vorgänge kommen dafür infrage? Bitte berücksichtige: {KONTEXT}.
Ergänzen Sie mit Ihrem WissenBerichte
2 Prompts zum Kopieren
Erstelle einen Statusbericht für die Geschäftsführung: höchstens eine halbe Seite, mit einer Ampel für Termine, Kosten und Ressourcen.
Die KI antwortet aus dem PlanFormuliere eine kurze, sachliche Mail an {EMPFÄNGER} zum aktuellen Projektstand. Wichtig ist dem Empfänger vor allem: {KONTEXT}.
Ergänzen Sie mit Ihrem WissenPrompts mit gestrichelter Markierung brauchen Informationen, die nicht im Plan stehen. Ersetzen Sie die markierten Stellen durch Ihr eigenes Wissen. Je mehr Kontext Sie mitgeben, desto fundierter fällt die Abwägung aus. Die Entscheidung treffen trotzdem Sie.
Bevor Sie eine Zahl weitergeben, prüfen Sie sie kurz im Plan. Zum Ausprobieren eignet sich das Beispielprojekt „Einfamilienhaus“ aus den Vorlagen von Merlin Project.
Wie Sie Ihren KI-Assistenten mit Merlin Project verbinden, erklärt der Artikel Welcher KI-Client passt zu Ihnen? Die vollständige Referenz steht in der MCP-Dokumentation.
Haben Sie Fragen zu diesem Blogartikel oder möchten darüber diskutieren, freuen wir uns auf Ihren Beitrag bei uns im Forum.
Häufige Fragen
Welche Fragen beantwortet die KI direkt aus meinem Projektplan?
Alles, was als Wert im Plan steht: Status und Verzug, Abhängigkeiten und kritischer Pfad, Termine, Dauern und Zuweisungen sowie Notizen und Anhänge. Daraus erstellt die KI auch Zusammenfassungen und Berichte.
Warum gibt mir die KI bei manchen Fragen keine klare Antwort?
Weil die nötigen Informationen nicht im Plan stehen, etwa mündliche Absprachen, der Stand bei einer Behörde oder Prioritäten der Geschäftsführung. Die KI sagt das offen, wägt anhand der vorhandenen Daten ab und bietet Optionen an. Eine verbindliche Entscheidung trifft sie nicht.
Was ändert sich, wenn ich der KI zusätzlichen Kontext gebe?
Die KI bezieht Ihre Angaben in die Abwägung ein und ordnet die Optionen entsprechend. Im Video reicht ein Satz zum Stand der Baugenehmigung, damit die Vorschläge deutlich besser zur tatsächlichen Lage passen.
Wo schreibe ich den zusätzlichen Kontext hin?
Am einfachsten direkt in den Prompt, zum Beispiel: „Laut Bauamt ist die Baugenehmigung in Bearbeitung und kommt voraussichtlich nächste Woche.“ Wenn Sie die Information öfter brauchen, tragen Sie sie als Notiz am passenden Vorgang in Merlin Project ein. Dann liest die KI sie beim nächsten Mal selbst.
Entscheidet die KI dann für mich?
Nein. Auch mit Kontext bleibt die Entscheidung bei Ihnen. Die KI liefert eine fundiertere Abwägung, kennt aber nie alle Zusammenhänge Ihres Projekts.
Was mache ich, wenn die KI trotzdem eine klare Empfehlung gibt?
Prüfen Sie die Begründung. Bei Fragen mit Wissen außerhalb des Plans stützt sich die KI dann meist nur auf Termine und Abhängigkeiten aus dem Plan. Was sie nicht kennt, fließt in die Empfehlung nicht ein.
Kann die KI meinen Plan anpassen, wenn sie eine Option vorschlägt?
Nein. Der MCP-Server von Merlin Project liest nur. Die KI kann Ihnen sagen, was passiert, wenn sich ein Meilenstein verschiebt. Verschieben müssen Sie ihn selbst.
Kann ich mich auf die Zahlen in den Antworten verlassen?
Meist ja, aber prüfen Sie wichtige Werte kurz im Plan, bevor Sie sie weitergeben. KI-Assistenten können sich verlesen oder Werte falsch zuordnen.
Wie kann ich die beiden Fragen aus dem Video selbst ausprobieren?
Öffnen Sie in Merlin Project das Beispielprojekt „Einfamilienhaus“ aus den Vorlagen, geben Sie es über „KI-Tools“ frei und stellen Sie die beiden Fragen über einen KI-Assistenten, der mit dem MCP-Server verbunden ist. Stellen Sie die zweite Frage einmal ohne und einmal mit dem Satz zum Bauamt und vergleichen Sie die Antworten.
