Les 15 erreurs les plus courantes dans la gestion de projet
Il y a quelque temps nous vous avons déjà présenté les compétences en gestion de projet dont vous avez besoin pour vous démarquer et gérer efficacement vos projets.
Mais vous pouvez aussi commettre d'innombrables erreurs à cause desquelles un projet échoue. Nous avons rassemblé pour vous les 15 problèmes les plus courants. Nous vous donnons également des conseils sur la manière de les réparer ou de les éviter en premier lieu.
1. Charge de travail imprécise
De nombreux projets échouent parce que la charge de travail n'était pas clairement définie. Si le flou s'installe ici, c'est tout le projet qui en pâtit. Dans le pire des cas, on ne sait même pas quand il sera terminé. Au début, définissez un objectif de projet clair qui doit être atteint.
2. Des attentes non définies
Tous les participants au projet doivent savoir dès le début quelles sont les exigences d'un projet et quelles sont les attentes à satisfaire - sinon il y a un risque de fiasco. Par conséquent, documentez à l'avance pour tous les membres de l'équipe ce qui est fait et comment savoir quand le projet est terminé.
3. Manque de soutien de la part de la direction
Le soutien de la direction générale doit être assuré à tout prix, sinon les chances de réussite sont considérablement réduites. Une mise à jour mutuelle régulière pour rester en phase avec le top management est donc essentielle pour la réussite du projet.
4. Méthodologie non adaptée
Dans la gestion de projet, il est courant de travailler avec des tâches clés et des livrables standardisés. Toutefois, ces approches standard sont généralement axées sur des projets d'une certaine taille. Il se peut qu'ils ne soient plus adaptés lorsque l'on s'aventure dans des projets plus importants que par le passé.
5. Des employés surchargés
Les projets peuvent également échouer parce que les employés sont surchargés de travail. Cela peut être évité en se faisant une idée claire des forces des membres de l'équipe à l'avance et en assurant une répartition judicieuse des tâches.
6. Une connaissance à dominance indivise
Les projets vivent du fait que l'information n'est pas monopolisée, mais partagée avec les uns et les autres. Ce n'est souvent pas le cas lorsque les résultats ne doivent être livrés qu'après une longue période de démarrage. Divisez les projets en phases courtes à la fin desquelles il devrait y avoir des résultats, appelés jalons, avec lesquels toute l'équipe peut continuer à travailler.
7. Une prise de décision peu claire
Pendant le déroulement d'un projet, les modifications de la feuille de route initiale sont souvent inévitables. Cependant, dans le cadre de la gestion du changement, il convient de documenter clairement qui a changé quoi et quand, et quelle est la nouvelle direction à prendre.
8. Danger de dérapage
Les demandes de modification, c'est-à-dire les demandes de changement, sont monnaie courante dans la vie d'un projet. Malheureusement, elles ont souvent pour effet secondaire désagréable de repousser toujours plus loin les délais et les budgets. À long terme, cela peut entraîner une démotivation et une frustration de part et d'autre. Afin de mettre un terme à cette évolution, il est judicieux d'avoir des objectifs clairs, un suivi quotidien et un processus défini pour les changements souhaités.
9. Ne pas être capable de dire "Non"
Pour le bien de l'entreprise et le bon déroulement du projet, il est parfois nécessaire de refuser des demandes. Il est donc bon de savoir dire "Non". La meilleure chose à faire dans de tels cas est de proposer une solution alternative constructive.
10. Manque de cohésion
Le travail sur un projet est un travail d'équipe. Toutefois, en raison de jalousies, certaines équipes de projet ne se concentrent plus sur l'objectif réel. Au contraire, les petits groupes s'accusent mutuellement d'être responsables des problèmes et des mauvaises performances. Pour éviter cela, le chef de projet doit faire preuve de leadership. Et le chef de projet doit savoir comment impliquer son équipe dans le processus de décision. Sans communication, le désastre est inévitable.
11. Oublier le travail quotidien
Les chefs de projet ne doivent pas oublier de faire leurs tâches quotidiennes. Les responsables qui ne communiquent pas les dates de réunion, oublient les rapports d'étape et laissent les courriels sans réponse risquent de prendre des retards inutiles.
12. Des réunions trop fréquentes
Les réunions pour discuter du statu quo peuvent être ennuyeuses - surtout si elles ont lieu trop souvent ou durent trop longtemps. Les outils de collaboration permettent souvent de diffuser plus efficacement les informations importantes aux membres de l'équipe. Limitez la réunion à la prise de décision, il suffit souvent de se réunir une fois par semaine pour distribuer les nouvelles tâches et définir les priorités.
13. Ce qui est suffisant n'est pas toujours bon
La négligence en matière d'assurance qualité peut devenir un problème. Il est toujours plus économique d'éviter les erreurs que de devoir investir de l'argent et du temps pour en éradiquer les conséquences négatives. Ceux qui sont attentifs à des normes de qualité élevées évitent les reprises ultérieures et le risque d'une mauvaise réputation.
14. Ne pas apprendre de ses erreurs
Après la fin d'un projet, il est très important d'analyser comment il s'est déroulé. Ce qui a bien marché, ce qui doit être amélioré. Ces leçons apprises permettent d'éviter les erreurs à l'avenir.
15. Manque de logiciels
Les feuilles de calcul Excel obligent les chefs de projet à effectuer des corrections manuelles et entraînent souvent des problèmes de mise à jour du statut. À cet égard, il est libérateur de travailler avec un logiciel de gestion de projet tel que Merlin Project, qui assure des mises à jour automatiques et vous dispense de fastidieux rapports manuels.
