Démarrage rapide du Kanban : Comprendre la méthodologie Kanban

Le Kanban est comme Scrum une méthode agile pour gérer les projets plus efficacement. Quels sont les avantages du Kanban ? Quand choisir une méthodologie agile plutôt qu'une autre ? Et comment trouver le meilleur outil Kanban pour votre projet ? Cet article vous donnera un aperçu des bases du Kanban.

Le Kanban a été développé à l'origine comme méthode de production allégée chez Toyota. Aujourd'hui, ses principes sont largement utilisés dans la gestion de projets dans toutes les industries. Le Kanban crée un flux de travail plus régulier, une meilleure transparence et une livraison plus rapide.

Table des matières :

• Histoire de la gestion de projet Kanban
• Définition du Kanban et principes Kanban
• Kanban vs Scrum
• Avantages et désavantages
• Logiciel Kanban
• Conclusion

Histoire de la gestion de projet Kanban

Lorsque Taiichi Ohno, ingénieur industriel chez Toyota, a cherché des moyens d'améliorer l'efficacité de la fabrication, de réduire les goulots d'étranglement tout en maintenant des normes de qualité élevées. Il s'est inspiré des techniques de stockage en rayon des supermarchés et a appliqué leur logique à l'atelier d'usinage de l'usine Toyota. Le système Kanban utilise un principe de poussée. Ce n'est que lorsqu'un produit est presque consommé qu'un signal indique de produire ou de livrer un nouvel envoi. Ce faisant, le Kanban assure un flux de travail régulier à toutes les étapes du processus de production.

David Anderson a adapté les principes Kanban pour le développement logiciel en 2007. Dans les années qui ont suivi, la méthodologie s'est répandue dans toutes les industries et est aujourd'hui l'une des méthodes de gestion agile les plus populaires pour les projets dans toutes les industries.

Le système Kanban, bien que développé pour la production de masse, peut être appliqué à chaque processus de gestion de projet car vous pouvez comprendre le processus de projet comme un pipeline avec les demandes des clients entrant d'un côté du pipeline et les résultats émergeant de l'autre côté.

Définition du Kanban et principes Kanban

Le Kanban, littéralement panneau de signalisation en japonais, est une méthodologie de gestion très visuelle. Tandis que le Kanban visualise le flux d'articles dans la production de masse, il visualise le flux de tâches dans la gestion de projet. Chaque tâche est écrite sur une carte colorée ou une note autocollante séparée et est déplacée de gauche à droite le long d'un tableau Kanban avec différentes colonnes représentant les différentes étapes du processus de travail.

Dans un système Kanban traditionnel, un tableau Kanban connaît trois colonnes :

A faire (To Do) :La colonne de gauche concerne les tâches qui ne sont pas encore affectées et traitées.
En cours (In Progress/Doing) : Dès qu'un membre de l'équipe commence à travailler sur une tâche, sa carte se déplace vers la colonne centrale.
Réalisé (Done) : Lorsqu'une tâche est terminée, elle se déplace finalement vers la colonne de droite.

Le Kanban est une approche très flexible. Vous pouvez adapter le nombre et la signification des colonnes en fonction de vos besoins. Dans certains cas, quatre ou cinq colonnes peuvent être plus adaptées pour représenter les étapes du processus de développement, dans d'autres cas, vous avez besoin de titres plus différenciés.

Les tableaux Kanban peuvent être physiques ou numériques. Une utilisation combinée de cartes analogiques et d'outils numériques est également possible.

Contrairement à Scrum, Kanban connaît peu de règles. Pour s'assurer que vous tirez le meilleur parti de la méthode, David Anderson a décrit quatre principes et six pratiques générales que les équipes doivent prendre en compte lorsqu'elles travaillent avec le Kanban.

4 Principes Kanban

1. Commencez par ce que vous savez.
2. Convenir d'apporter des changements progressifs et évolutifs.
3. Respecter le processus actuel, les rôles, les responsabilités et les titres.
4. Encourager les actes de leadership à tous les niveaux de votre organisation.

6 Pratiques kanban

1. Visualisez le flux de travail: Notre cerveau traite beaucoup mieux l'information visuelle que l'information invisible. Si vous parvenez à rendre visibles le travail, les flux de travail et les risques commerciaux, vous êtes en mesure de mieux les gérer et de le faire en collaboration et par consensus. C'est l'idée du Kanban en un mot. Apprenez donc à définir et à saisir les demandes de travail. Visualisez chaque demande avec une carte sur un tableau Kanban.
2. Limiter les travaux en cours: Limitez le nombre de cartes ou de notes autocollantes sur le tableau Kanban et pour chaque colonne afin de vous assurer que l'équipe se concentre sur les résultats et ne se perd pas en travaillant sur trop de tâches à la fois.
3. Gérer le flux: Le flux des work items à travers chaque état du flux de travail devrait être surveillé et rapporté. Contrôler la vitesse du mouvement et la fluidité. Un écoulement rapide et régulier est idéal.
4. Rendre les politiques explicites: Tant que toutes les personnes concernées ne comprennent pas le processus de travail, il est difficile de discuter des problèmes à un niveau constructif. Assurez-vous d'expliquer les définitions (c.-à-d. quand une tâche est-elle considérée comme accomplie ?) et les règles. Cela permettra aux membres de l'équipe d'améliorer la qualité du travail et de faire des suggestions pour améliorer les processus.
5. Boucles de rétroaction sur la mise en œuvre: Les boucles de rétroaction régulières constituent un élément important du système Kanban pour comparer les résultats escomptés aux résultats réels et apporter des ajustements. Lorsqu'il est mis en œuvre au niveau de la prestation de services, le Kanban utilise quatre pratiques de rétroaction : la réunion de standup, l'examen de la prestation de services, l'examen des opérations et l'examen des risques.
6. Améliorez de manière collaborative, évoluez de manière expérimentale (Kaizen) : David Anderson encourage les entreprises à utiliser des modèles pour générer une compréhension commune du travail, du flux de travail et des processus. De plus, les modèles permettent de prédire l'effet d'un changement ou d'une intervention. L'observation empirique (résultat) peut ensuite être évaluée à l'aide de la prédiction du modèle. Cette approche scientifique peut améliorer l'apprentissage et créer une culture de l'apprentissage dans les entreprises.

Pour de plus amples informations, lisez l'article de David Anderson sur les principes du Kanban.

Avantages et désavantages

Comme chaque méthode, le Kanban a ses forces et ses faiblesses. Ce n'est pas en soi le meilleur choix. C'est pourquoi vous devez examiner très soigneusement à l'avance si le Kanban convient à votre projet et à votre environnement de travail.

Avantages

• Le Kanban réduit les efforts de gestion et augmente la vitesse de travail.

• Vous pouvez combiner le Kanban avec des méthodes traditionnelles ou d'autres méthodes agiles.

• En tant que méthode agile, les équipes bénéficient de sprints courts qui permettent de découvrir les erreurs dès le début.

• Le Kanban stimule la motivation car les équipes travaillent de manière plus indépendante et les membres de l'équipe ont plus d'autonomie quant à la tâche qu'ils doivent accomplir pour rattraper le retard accumulé.

Désavantages

• Pour le meilleur effet, les qualifications des membres de l'équipe se chevauchent. Si un membre de l'équipe a une charge de travail trop lourde et crée un goulot d'étranglement, d'autres personnes peuvent intervenir pour l'aider à accomplir les tâches et à faire bouger le flux de travail.

• Le Kanban ne fonctionne que si les modules de travail peuvent être séparés très clairement les uns des autres et être décomposés en étapes de travail individuelles.

• Les projets à échéance fixe sont mieux gérés par des méthodes comme Scrum ou TPM qui mettent davantage l'accent sur la gestion du temps.

Quelles sont les différences entre Kanban et Scrum ?

Outre le Kanban, Scrum est une autre méthode de gestion de projet agile très populaire. La question se pose souvent de savoir quand utiliser l'un et quand utiliser l'autre. Pour y répondre, il est préférable d'examiner les caractéristiques de chaque méthode qui révèle que le Kanban et la Mêlée ne sont pas l'un ou l'autre choix. Vous pouvez combiner les deux méthodes si nécessaire.

Examinons les points communs et les différences.

Kanban vs. Scrum – communs

• Les deux méthodes sont agiles.
• Le Kanban et la mêlée suivent une logique d'attraction (les membres de l'équipe choisissent une tâche à partir d'un arriéré).
• Les équipes ont plus de responsabilité et de liberté.
• Les travaux en cours sont limités.
• Les deux méthodes visent à créer des processus transparents.
• Les résultats du projet sont obtenus par étapes.
• Les processus sont évalués régulièrement afin d'optimiser le flux de travail.

Kanban vs. Scrum – différences

Scrum est la méthode la plus complète. Le Kanban est livré avec plus de frais généraux théoriques que le tableau Kanban auquel il est souvent réduit. Néanmoins, son approche visuelle peut être facilement combinée avec d'autres méthodes.

Kanban:

• quelques règles rigides
• aucun rôle prescrit
• des changements à tout moment
• Le travail est tiré à travers le système
• priorisation de l'arriéré facultatif
• itérations en option / livraison continue
• à partir d'une certaine taille de projet : risque de confusion/besoin de décomposition en unités séparées

Scrum:

• ensemble complexe de règles
• rôles fixes (Scrum master, propriétaire du produit et membre de l'équipe)
• pour les équipes de trois membres ou plus
• pas de changements à mi-parcours
• Le tableau de mêlée est rempli de nouveau après chaque sprint.
• établir l'ordre de priorité de l'arriéré prescrit
• le travail se fait au sprint

Pour plus d'informations sur les similitudes et les différences entre le Kanban et le Scrum, lisez ce livre électronique gratuit écrit par Henrik Kniberg et Mattias Skarin.

Comment trouver le bon outil Kanban

Lorsque vous décidez d'appliquer le Kanban à l'aide d'un logiciel, vous devez faire face à quelques questions de base qui se posent toujours face à un choix de logiciel :

• Vous souhaitez utiliser une application open source ou un logiciel propriétaire ?
• Vous souhaitez utiliser une solution cloud ou une installation locale ?
• Quelles intégrations doivent être supportées ?
• Avec quelle facilité le logiciel peut-il être adapté à vos besoins ?

Examinons chaque question de plus près.

Logiciels open source vs. logiciels propriétaires

A première vue, les applications open source présentent de nombreux avantages. Ils sont par exemple souvent gratuits ou bon marché. Mais le réveil brutal arrive bientôt parce que les applications open source sont rarement mises à jour régulièrement et qu'aucun support professionnel n'est disponible. Les utilisateurs doivent demander de l'aide à d'autres utilisateurs, ce qui prend souvent beaucoup de temps. Ici, les logiciels propriétaires jouent sur leurs forces. Il offre la fiabilité ainsi qu'un support rapide et professionnel. Les fournisseurs de logiciels pour lesquels vous payez une licence ou un abonnement ont intérêt à améliorer constamment leur produit parce qu'ils doivent justifier la facturation de leurs clients.

Cloud vs. installation locale

Les applications en nuage sont attrayantes parce que vous pouvez les utiliser sans installation locale supplémentaire. De plus, vous n'avez pas à vous soucier de la maintenance et de la mise à jour. Cependant, les applications dans les nuages présentent de sérieux inconvénients : Les données de l'entreprise sont stockées sur des serveurs qui sont probablement situés à l'étranger où différentes lois et réglementations s'appliquent. Si vous travaillez avec des données confidentielles ou si vous vous inquiétez de la confidentialité des données, il est préférable d'utiliser une installation locale où vous hébergez vos données sur un serveur d'entreprise. Si vous souhaitez bénéficier de la flexibilité que vous offrent les outils en ligne Kanban, vous souhaitez rechercher des solutions hybrides. Ils utilisent un serveur d'entreprise pour permettre une collaboration indépendante de l'emplacement.

Intégrations

Lorsque vous utilisez le logiciel Kanban, vous voulez qu'il s'intègre parfaitement à vos flux de travail existants. Vérifiez si l'application Kanban offre les intégrations nécessaires. Les options d'importation et d'exportation sont également importantes, alors assurez-vous que les formats de fichiers les plus couramment utilisés sont pris en charge.

Personnalisation

Kanban veut simplifier le travail d'équipe. Assurez-vous que l'interface logicielle est conçue de manière à permettre à tous les membres de l'équipe de l'utiliser sans formation intensive. Le personnel techniquement compétent peut être capable de travailler avec des applications plus sophistiquées, alors que le personnel ayant peu d'affinités avec les technologies de l'information apprécie les interfaces minimalistes. Vérifiez si vous pouvez personnaliser les vues pour masquer les fonctions inutiles et minimiser les risques d'erreurs. Selon les niveaux d'autorisation, il se peut que vous souhaitiez afficher d'autres caractéristiques. Les logiciels professionnels doivent être hautement personnalisables. Caractéristiques à surveiller :

• Est-il possible de créer des règles et des automatisations ?
• Pouvez-vous personnaliser l'apparence des cartes et du carton d'une manière suffisante ?
• Êtes-vous satisfait de la convivialité mobile de l'application ?
• Le logiciel offre-t-il des modèles pour les flux de travail ?

Conclusion

Le Kanban est une méthode simple et efficace pour optimiser la gestion des tâches. Elle augmente non seulement la transparence, mais aussi la motivation, car les membres de l'équipe gagnent en flexibilité et en influence dans le processus de travail. D'une part, le Kanban est idéal pour entrer dans le monde de l'agilité car il a peu de règles, d'autre part il exige un certain niveau d'auto-organisation d'une équipe projet. Les logiciels professionnels peuvent être utiles - en facilitant l'intégration du Kanban dans les flux de travail existants et en travaillant avec des équipes indépendantes du site.