Planificación de eventos exitosa!

1. Desarrolle el objetivo del evento
2. Defina un presupuesto
3. Determine el público, la fecha y el lugar del evento
4. Cree un plan de evento
5. Establezca procesos administrativos
6. Identifique posibles patrocinadores
7. Lecciones aprendidas

Comience con una sesión de lluvia de ideas para definir el propósito y el objetivo del evento, los recursos disponibles y su presupuesto. Recuerde que, aunque es importante cubrir todos los aspectos para no pasar por alto ningún detalle, sea breve. Un plan de evento conciso aporta claridad, aumenta la probabilidad de su seguimiento y puede servir también como plantilla para futuros eventos. Cree un registro claro para facilitar el cumplimiento de las directrices y requisitos, ya que los miembros del equipo y los detalles del evento pueden cambiar.

1. Desarrolle el objetivo del evento

Además de detalles importantes del evento como la fecha, hora, lugar y otros aspectos logísticos, es esencial saber qué espera del evento. ¿Desea alcanzar un objetivo específico, como recaudar fondos o educar? Es posible que desee que su evento cumpla varios objetivos, como lanzar un producto, aumentar el reconocimiento de la marca y mejorar las ventas. Al mantener en mente el propósito del evento, podrá desarrollar una estrategia efectiva para alcanzar dicho objetivo.

Un objetivo de evento claramente formulado le ayuda a medir el éxito del evento posteriormente. En el caso de un lanzamiento de producto, esto se refleja en las cifras de ventas. El éxito de un festival se mide por el entusiasmo de los participantes y por la cantidad de entradas vendidas.

2. Defina un presupuesto

El presupuesto del evento es crucial, ya que determina cómo se materializa su idea. Por ello, debe establecer prioridades para evitar que su equipo pierda tiempo. Su presupuesto debe incluir estimaciones para todos los elementos importantes listados en su plan de evento. No olvide incluir los costos de viaje y alojamiento para los ponentes, presentadores, invitados, etc.

3. Determine el público, la fecha y el lugar del evento

Identifique el público de su evento, pues influirá en la idea del evento, el lugar y la fecha. No querrá, por ejemplo, organizar una fiesta al aire libre en invierno o una celebración familiar privada durante el horario laboral. Conociendo a su audiencia, podrá encontrar fácilmente el lugar adecuado, la invitación y decoración correctas, la música o entretenimiento idóneos en el escenario, así como la comida y bebida apropiadas.

Dedique el tiempo necesario a la planificación del evento. Recuerde que la gestión de eventos es el área con más cambios y preparativos.

4. Cree un plan de evento

Este plan debe cubrir todos los aspectos del evento, incluyendo:

• la gestión del lugar, logística y catering (contratos, permisos, seguros, etc.)
• los ponentes/presentadores (selección, confirmación, logística y gestión)
• actividades/entretenimiento
• publicidad/promoción (en línea y fuera de línea, por ejemplo: sitio web y promoción en línea; calendario de eventos; programas impresos; relaciones con medios; señalización; redes sociales, etc.)
• registro (inscripción en línea, pago y seguimiento; registro en el sitio, etc.)
• gestión de patrocinadores/colaboradores
• gestión de voluntarios

5. Establezca procesos administrativos

En otras palabras: ¿Cómo hará seguimiento de su planificación, inscripciones, presupuesto, listas de invitados y ponentes, etc.?

Dado que un evento involucra numerosos elementos en constante cambio y muchas personas participan en su planificación, necesita poder gestionar el plan de evento y hacerlo accesible para todos, evitando la pérdida de información. Por ello, es útil utilizar el software adecuado. Para Merlin Project encontrará, por ejemplo, plantillas de proyecto adecuadas para planificar el lanzamiento de un producto, una boda o un evento de puertas abiertas.

6. Identifique posibles patrocinadores

¿Existen organizaciones con las que podría colaborar o a las que podría solicitar patrocinio para cubrir los costos y aumentar la participación potencial? Al involucrar a otras personas o grupos en su evento, ellos estarán interesados en difundir el mensaje y en contribuir al éxito del evento. El patrocinio puede ser financiero o en especie (por ejemplo, asumiendo los costos de catering o de decoración de mesas).

7. Lecciones aprendidas

Como dijo un formador alemán: "Después del partido, antes del partido". Por ello, después del evento, tómese el tiempo para revisarlo con su equipo. ¿Qué funcionó bien, qué se puede mejorar y qué se debe evitar? Este paso es crucial para que su equipo revise el trabajo realizado y aprenda de la experiencia para futuros eventos.

¡Le deseamos mucho éxito en su próximo evento!