Multi-Projektmanagement

Im Bereich des Projektmanagements vereinfachen Multi-Projekt-Dokumente die komplexe Aufgabe, mehrere Projektpläne zu überwachen. Stellen Sie sich vor, Sie sind - neben Ihrer Veranstaltung zum Tag der offenen Tür - für mehrere gleichzeitige Projekte verantwortlich, die jeweils ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen. Ohne diese Ansicht müssten Sie jede Projektdatei einzeln öffnen oder Projekte mit Hunderten oder gar Tausenden von Vorgängen erstellen. Das würde es sehr viel schwieriger machen, alle Ressourcen effizient zu koordinieren und sicherzustellen, dass die budgetären oder zeitlichen Vorgaben eingehalten werden.

Für dieses Szenario haben wir Multi-Projekte eingeführt. Sie bieten eine konsolidierte Ansicht, die die Ressourcenzuweisung, das Budgetmanagement und die zeitliche Koordinierung über mehrere Projekte hinweg unterstützt, was zu mehr Effizienz und erfolgreichen Projektergebnissen führt.

Beim Einrichten eines Multi-Projekt-Dokuments in Merlin Project werden mehrere Projektdateien in einem einzigen Master-Dokument zusammengefasst. So können Sie umfassende Berichte erstellen, Ressourcenzuweisungen projektübergreifend verwalten und gleichzeitig mit verschiedenen Projektansichten arbeiten. So können Sie es tun:

Drei Methoden zum Einrichten von Multi-Projekt Dokumenten

Methode 1: Ziehen und Ablegen

1. Öffnen Sie Merlin Project und erstellen Sie ein neues leeres Dokument, indem Sie "Ablage" > "Neu" > "Neues leeres Dokument" wählen. Dies wird Ihr Master-Dokument sein.

2. Öffnen Sie nun den macOS Finder und suchen Sie die einzelnen Merlin Project Dateien (mit der Erweiterung .mproject), die Sie in Ihr Masterdokument einfügen möchten.

3. Ziehen Sie diese Projektdateien per Drag & Drop aus dem Finder in die Gliederung oder Struktur Ihres "Master-Dokuments" in Merlin Project. In Merlin Project wird ein Dialog mit den folgenden Optionen angezeigt:

• Inhalt kopieren: Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Inhalt der einzelnen Projekte in das Masterdokument kopieren möchten. Änderungen, die Sie im Masterdokument vornehmen, wirken sich nicht auf die einzelnen Projekte aus, und umgekehrt.

• Unterprojekt erstellen: Wählen Sie diese Option, um Unterprojekte innerhalb des Hauptdokuments zu erstellen. Dadurch werden die einzelnen Projekte mit dem Hauptdokument verknüpft, so dass bidirektionale Aktualisierungen zwischen ihnen möglich sind.

Methode 2: Verwendung des Menüs

1. Rufen Sie das Menü "Ablage" auf und wählen Sie "Dokumente zusammenfassen...".

2. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem die verfügbaren Projektdokumente angezeigt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+", um die Projektdokumente, die Sie kombinieren möchten, zu Ihrem aktuellen Dokument hinzuzufügen.

3. Wählen Sie die gewünschten Dokumente aus und klicken Sie auf "OK".

Method 3:

1. Öffnen Sie Merlin Project und legen Sie ein neues leeres Dokument an, indem Sie "Ablage" > "Neu" > "Neues leeres Dokument" wählen. Dies wird Ihr Masterdokument sein.
2. Gehen Sie zum Menü "Einfügen" und wählen Sie "Einfügen ...> Projekt".
3. Wählen Sie die Projektdatei aus, die als Unterprojekt eingefügt werden soll.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie in Merlin Project ein Multi-Projekt-Dokument erstellen, entweder durch Kopieren des Inhalts oder durch Erstellen von Unterprojekten, so dass Sie mehrere Projekte innerhalb eines einzigen Dokuments effizient verwalten und bearbeiten können.

Nachdem wir nun das Masterdokument eingerichtet haben, ist es an der Zeit, Synergien zwischen unseren Ressourcen zu schaffen. Im nächsten Unterkapitel erfahren Sie, wie das geht.

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Nächster Schritt

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Die Zuweisung von Ressourcen über mehrere Projekte hinweg ist unumgänglich, wenn Ihre Mitarbeiter nicht nur an einzelnen Projekten arbeiten. In Merlin Project können Sie Ressourcenpools einrichten, die Sie bei der Zuweisung unterstützen.

Ressourcenpools ermöglichen eine zentralisierte Ressourcennutzung und Synchronisierung über verschiedene Projekte hinweg. Sie ermöglichen eine effiziente Ressourcennutzung durch die Wiederverwendung von Ressourcen, einheitliche Aktualisierungen für konsistente Daten, ein vereinfachtes zentrales Ressourcenmanagement und eine verbesserte Planung und Koordination. Sie erhöhen die Effizienz und Transparenz bei der Verwaltung von Ressourcen über mehrere Projekte hinweg und tragen so zum Projekterfolg bei.

Einrichten von Ressourcenpools:

Um einen Ressourcenpool in Merlin Project einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie ein neues Ressourcenpool-Dokument:

Starten Sie Merlin Project und öffnen Sie ein neues Projekt. Klicken Sie dann auf das Menü: Ablage > Neu oder verwenden Sie die Tastenkombination Wahl + Befehl + N. Alternativ wählen Sie im sich öffnenden Dialog "Neues Dokument", klicken dann auf "Leeres Dokument"" und schließlich auf "Erstellen".

2. Ressourcen erstellen:

Erstellen Sie neue Ressourcen für den Ressourcenpool, indem Sie in der Symbolleiste auf Ressourcen klicken. Klicken Sie dann auf das Plus-Symbol, um eine neue Ressource hinzuzufügen und ihr einen Namen zu geben. Klicken Sie nun erneut auf das Plus-Symbol, um zu bestätigen. Wiederholen Sie diese Schritte, um alle erforderlichen Ressourcen für Ihren Ressourcenpool anzulegen.

Tipp: Wenn Sie bereits über Kontakte in der Contacts.app oder in Microsoft Outlook verfügen, können Sie diese Kontakte per Drag & Drop direkt in die Menü: Ressourcen > Eintragsansicht ziehen, um sie als Ressourcen zu Ihrem Ressourcenpool hinzuzufügen. Die auf diese Weise hinzugefügten Kontakte werden mit ihren Informationen aus der Kontaktkarte, einschließlich Bild, E-Mail und Telefonnummer, in den Ressourcenpool aufgenommen.

3. Ressourcen anzeigen und bearbeiten:

Wechseln Sie zur Ansicht Ressourcen > Eingabe für die detaillierte Bearbeitung von Ressourcen. In dieser Ansicht stehen Ihnen Spalten mit verschiedenen Informationen zur Anpassung von Ressourcen zur Verfügung. Wählen Sie eine Ressource aus und öffnen Sie den Ressourceninspektor, der alle verfügbaren Optionen zur Anpassung der ausgewählten Ressource bietet.

4. Speichern Sie das Ressourcenpool-Dokument:

Nachdem Sie alle erforderlichen Ressourcen und Informationen hinzugefügt haben, speichern Sie das Dokument über das Menü "Ablage > Sichern" oder die Tastenkombination ⌘+S. Benennen Sie das Ressourcenpool-Dokument und klicken Sie dann auf "Sichern".

5. Ressourcenpools in Projekten verwenden:

Um den Ressourcenpool, den Sie erstellt haben, in einem Projekt zu verwenden, öffnen Sie ein neues oder bestehendes Projekt. Klicken Sie auf das Menü „Ablage > Projekteinstellungen“ oder wählen Sie in der Symbolleiste das Werkzeug-Symbol und gehen Sie dann auf die Registerkarte „Auslastung“. Im Inspektor aktivieren Sie die Option Ressourcenpools. Diese Option berücksichtigt die Ressourcenzuweisungen aus den Ressourcenpools in Ihrem Projekt.

Hier können Sie Ressourcenpools hinzufügen, entfernen oder bearbeiten, die mit dem aktuellen Projekt verknüpft sind. Klicken Sie einfach auf das Plus-Symbol, um ein geeignetes Ressourcenpool-Dokument hinzuzufügen, oder ziehen Sie ein Ressourcenpool-Dokument direkt in das Feld Ressourcenpools, um es schnell dem Projekt hinzuzufügen.

Jetzt haben Sie einen Ressourcenpool eingerichtet und mit Ihrem Projekt verknüpft, was eine effiziente Ressourcenverwaltung und Synchronisierung über mehrere Projekte hinweg ermöglicht. Sie können Ressourcenpools bei Bedarf auch wieder entfernen oder die Verbindung trennen, um mit einzelnen Ressourcen zu arbeiten.

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