5 étapes pour permettre aux chefs de projet de tirer parti des OKR

Les OKR, ou objectifs et résultats clés, sont un cadre permettant de définir et de suivre les objectifs et leurs résultats. Le développement des OKR est généralement attribué à Andy Grove, le "père des OKR", qui a introduit l'approche chez Intel pendant son mandat et l'a documentée dans son livre "High Output Management". Le concept a ensuite été popularisé par John Doerr, qui a été l'un des principaux promoteurs du système des OKR.

L'objectif principal des OKR est de créer un alignement et un engagement autour d'objectifs mesurables. Essentiellement, les OKR sont un moyen de s'assurer que l'entreprise concentre ses efforts sur les mêmes questions importantes dans l'ensemble de l'organisation.

Que sont les OKR ?

Avant d'entrer dans le vif du sujet, il convient de s'entendre sur ce que sont les OKR et sur la manière dont ils doivent être définis au sein d'une entreprise. En général, la rédaction des OKR est un art en soi. Lorsqu'ils sont bien rédigés, ils permettent une compréhension claire et commune des priorités. En gardant cette priorité à l'esprit, ils construisent un chemin transparent vers la réalisation de l'objectif.

L'objectif est une déclaration significative (c'est-à-dire que l'objectif est vraiment important pour la vision globale de l'entreprise), concrète, orientée vers l'action et (idéalement) source d'inspiration. Il doit être court, engageant et compréhensible par tous les membres de l'entreprise.

Les résultats clés sont un ensemble d'indicateurs qui mesurent les progrès accomplis dans la réalisation de l'objectif. Pour chaque objectif, vous devez avoir un ensemble de 2 à 5 résultats clés. Au-delà, personne ne s'en souviendra. Ils doivent être quantifiables et mesurables.

La " période idéale " pour un OKR est généralement un trimestre. Cette période est suffisamment longue pour que vous puissiez accomplir quelque chose de significatif, mais suffisamment courte pour que vous puissiez rectifier le tir si les choses ne se déroulent pas comme prévu.

Comment définir et mettre en œuvre les OKR dans votre entreprise :

1. Définissez l'objectif

Énoncez avec précision l'action que vous souhaitez accomplir ainsi que le résultat souhaité pour votre entreprise. Un exemple : Une entreprise a mis au point son premier prototype et souhaite maintenant savoir s'il existe un marché pour ce nouveau produit. Son objectif pourrait être d'"évaluer l'adéquation produit-marché du nouveau prototype"

2. Élaborer des résultats clés sur la base de l'objectif donné

Maintenant que vous connaissez votre objectif - évaluer l'adéquation produit-marché - il est temps d'énoncer les résultats clés nécessaires pour atteindre cet objectif. Comme nous l'avons vu, nous devons faire en sorte que ces résultats soient exploitables et intégrer des données quantifiables pour suivre les progrès et les performances. Dans notre exemple, un résultat clé pourrait être de "vérifier l'intention d'achat d'au moins 100 clients". Ce résultat vous montre immédiatement qu'il existe une base minimale de clients pour votre prototype. Veillez à définir 2 à 5 résultats clés pour chaque objectif.

3. Distiller chaque résultat clé en actions

Pour aller de l'avant, nous passons d'objectifs stratégiques de haut niveau et d'actions tactiques à un examen approfondi des tâches opérationnelles. Il est important d'identifier les étapes spécifiques nécessaires pour atteindre nos résultats clés. Grâce à un brainstorming collaboratif, nous pouvons explorer différentes approches pour atteindre nos objectifs. Dans des outils comme Merlin Project, vous pouvez capturer les résultats de votre brainstorming dans une carte heuristique, qui peut ensuite être convertie sans effort dans différents formats. Si vous préférez les techniques traditionnelles de gestion de projet, vous pouvez visualiser les résultats dans un diagramme de Gantt en optant pour l'organigramme des tâches du projet. Veillez à intégrer la durée/le travail prévu pour chaque activité et à relier les activités entre elles pour obtenir un diagramme en cascade clair. Par ailleurs, si vous vous orientez vers les méthodologies agiles, vous pouvez choisir le format réseau et mettre en place un tableau Kanban pour la visualisation.

4. Créez des responsabilités

Une fois que toutes les tâches ont été saisies dans votre système de projet, il est essentiel d'attribuer des ressources à chaque tâche. Dans Merlin Project, vous pouvez utiliser la vue "Ressources" pour saisir et affecter des ressources. Clarifier qui est responsable de quoi est une étape critique avant de lancer l'exécution du projet. Pour chaque résultat clé, une personne doit être désignée comme responsable de sa réussite. Cela permet de s'assurer que la personne responsable est motivée pour rester au courant de toutes les tâches liées à ce résultat clé et qu'elle sert de personne de référence pour évaluer les progrès en cours.

5. Contrôler les progrès

Comme nous l'avons suggéré précédemment, il est conseillé de fixer les cycles OKR (objectifs et résultats clés) à un rythme trimestriel, car cela offre la flexibilité nécessaire pour ajuster votre stratégie en fonction de l'évolution de la situation. Néanmoins, dans certains cas, des périodes d'OKR annuelles peuvent s'avérer plus appropriées. C'est notamment le cas lorsque les objectifs sont planifiés sur une période plus longue, et que des cycles de révision plus courts ne feraient qu'ajouter de la bureaucratie et des frais généraux inutiles, réduisant ainsi le temps disponible pour la mise en œuvre effective.

Dans tous les cas, vous devez créer une routine pour vérifier les progrès réalisés. Souvent, il est judicieux d'utiliser un format hebdomadaire pour un contrôle rapide. Cela vous permet, en tant que chef de projet, d'évaluer la rapidité avec laquelle l'équipe chargée d'un certain résultat clé progresse, de repérer les obstacles potentiels et d'identifier les personnes à intégrer pour les éliminer. Dans Merlin Project, vous pouvez attacher une note pour les résultats de la réunion de check-in à l'activité respective.

Si vous avez configuré des réunions de contrôle en tant qu'activités dans votre plan de projet, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la réunion de contrôle : Cliquez simplement avec le bouton droit de la souris sur la réunion de contrôle et sélectionnez Insérer > Pièce jointe > Information pour ajouter des informations générales. Si des problèmes ou des risques sont apparus au cours de la semaine écoulée, veillez à les saisir et à les évaluer également via les pièces jointes. Cela vous permet de stocker directement toute la documentation nécessaire dans votre projet.

Si vous n'avez pas mis en place d'activités désignées pour les réunions de contrôle, vous pouvez ajouter la pièce jointe "Événement" à une autre activité et indiquer toutes les informations relatives à la réunion dans cette pièce jointe.

À la fin de votre cycle d'OKR, il est judicieux de réfléchir à l'exécution. Avons-nous réussi à atteindre le résultat clé ? Qu'avons-nous appris au cours de cette phase ? Que devons-nous faire à partir de maintenant ? Les enseignements peuvent également être facilement stockés dans Merlin Project. Dans l'annexe "Risque", vous pouvez saisir les leçons apprises qui vous permettent de tirer profit des enseignements pour les projets / cycles OKR à venir.

Réflexions finales sur les OKR

Pour conclure la discussion sur les objectifs et les résultats clés (OKR), il est clair que ce cadre est bien plus qu'un outil de suivi des performances ; c'est une approche holistique qui peut révolutionner une organisation. En fixant un nombre limité d'objectifs, les entreprises sont en mesure de canaliser leurs efforts dans les domaines les plus importants, en veillant à ce que chaque once d'énergie soit dirigée vers ce qui est vraiment significatif. Les OKR permettent d'aligner les équipes sur une vision unifiée, de relier les contributions de chacun au succès plus large de l'entreprise et d'établir des priorités claires.

Le suivi de routine qu'exigent les OKR permet de responsabiliser les équipes et de maintenir une marche régulière vers les objectifs fixés. En outre, il ne s'agit pas seulement d'atteindre des cibles dans la zone de confort ; les OKR poussent activement les équipes à étendre leurs capacités, à innover et à dépasser leurs propres attentes quant à ce qui est réalisable.

Cependant, la mise en œuvre des OKR n'est pas sans poser de problèmes. L'ambition de viser haut peut parfois placer la barre trop loin, entraînant un schéma de sous-performance qui peut démotiver plutôt qu'inspirer. La complexité de la quantification des résultats clés, en particulier pour les objectifs qualitatifs, peut constituer un obstacle important. En outre, l'intégration des OKR dans le tissu culturel d'une entreprise exige un engagement à tous les niveaux, ce qui nécessite une adhésion unifiée qui peut s'avérer difficile à obtenir.

Malgré ces difficultés, lorsqu'ils sont appliqués efficacement, les OKR ont le pouvoir d'être une force de transformation, en favorisant une culture imprégnée de concentration, d'alignement, d'engagement, de responsabilité et d'accomplissements remarquables. Pour les organisations désireuses d'adopter ce cadre, les OKR offrent un moyen de ne pas se contenter d'enregistrer des progrès, mais de catalyser une croissance et un succès substantiels.

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