Comment rédiger une bonne déclaration de travail (Statement of Work, SOW) pour votre projet

Dans ce guide, vous découvrirez comment créer une déclaration de travail, ce qu’elle doit contenir et comment vous pouvez l’utiliser pour établir un plan de projet solide. À la fin, vous comprendrez pourquoi une SOW bien structurée est un pilier essentiel de la gestion de projet professionnelle.

Qu’est-ce qu’une déclaration de travail (SOW) ?
Pourquoi une déclaration de travail est-elle si importante ?
Qui rédige la déclaration de travail ?
Que doit contenir une déclaration de travail ?
Exemples de déclarations de travail
Signatures : l’étape finale
FAQ (Foire aux questions)

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Qu’est-ce qu’une déclaration de travail (SOW) ?

Une déclaration de travail (Statement of Work, SOW) est un document formel qui définit et consigne tous les aspects de votre projet :

• Objectifs et résultats attendus
• Portée détaillée du travail
• Livrables et jalons
• Plannings et échéances (planification)
• Tarification et conditions de paiement
• Hypothèses et contraintes importantes

De nombreux chefs de projet s’interrogent également sur la différence entre une portée du travail (Scope of Work) et une déclaration de travail (Statement of Work). En bref, la SOW est beaucoup plus détaillée que la simple portée. Une portée du travail se concentre généralement sur « ce qui doit être fait ». Une déclaration de travail va plus loin et décrit qui, quand, où, comment et selon quelles normes le travail sera effectué.

Pourquoi une déclaration de travail est-elle si importante ?

Si une SOW reste vague ou incomplète, cela conduit souvent à des désaccords, des problèmes de calendrier et un élargissement incontrôlé de la portée (scope creep). Cela vaut pour les projets internes—où l’on suppose parfois que les équipes se comprennent déjà—et surtout pour les projets externes faisant intervenir des fournisseurs ou des sous-traitants.

Une SOW soigneusement élaborée :

1. Établit des attentes claires pour toutes les parties.
2. Unifie tous les acteurs dans une vision commune de la réussite.
3. Évite le scope creep en définissant précisément les livrables.
4. Réduit les risques de projet et les conflits.
5. Assure la responsabilité via des jalons et des signatures prédéfinis.

Même si vous ne travaillez pas avec des prestataires externes, un projet interne profite également d’une déclaration de travail. Elle détermine les responsabilités, les plannings et les objectifs au sein de l’organisation.

Qui rédige la déclaration de travail ?

Généralement, c’est le chef de projet ou la personne qui demande le travail qui est responsable de la rédaction de la SOW. Dans certaines entreprises, les services juridiques ou achats peuvent aussi intervenir. Le point essentiel est que toutes les parties concernées y contribuent et valident le document avant sa finalisation.

Que doit contenir une déclaration de travail ?

Tous les détails essentiels à la réussite du projet doivent être clarifiés au préalable puis consignés par écrit.

La SOW couvre autant d’aspects que le projet lui-même. Pour une vue d’ensemble complète, commencez par noter les points clés du projet.

1. Introduction : Expliquez d’abord quel travail doit être réalisé. Ensuite, nommez les différents participants au projet. Cela aboutit à un contrat-cadre qui fixe les prix des produits ou services acquis dans le cadre du projet, et à un contrat plus formel qui va dans le détail.

2. Objectif du projet : Commencez par la question principale : Pourquoi lancez-vous ce projet ? Quel est son but ? Rédigez une lettre d’intention pour ce volet et donnez une réponse précise, par exemple sur les résultats, les objectifs et le retour sur investissement.

3. Portée du travail : Indiquez les tâches à effectuer dans le projet. Tenez compte du matériel (hardware) et des logiciels nécessaires. Quels processus allez-vous employer pour mener à bien le travail ? Cela inclut les résultats, la charge de travail et même les étapes générales requises pour finaliser le tout.

4. Lieu de travail : L’équipe que vous missionnez doit travailler quelque part. Le projet peut se dérouler sur un site spécifique, dans une installation centrale ou partiellement à distance. Dans tous les cas, décrivez-le de manière détaillée ici, ainsi que l’équipement et les logiciels utilisés.

5. Tâches : Suivez les étapes générales décrites dans la portée du travail et divisez-les en tâches plus détaillées. Soyez précis et n’omettez aucune action nécessaire à la réussite du projet. Si vous le souhaitez, répartissez les tâches en jalons ou phases.

6. Jalons : Déterminez la période nécessaire pour boucler le projet, de la date de début à la date de fin prévue. Indiquez le nombre d’heures par semaine et par mois, ainsi que d’autres aspects de planification. La précision est cruciale ici. Par exemple, s’il existe un plafond d’heures facturables pour certains fournisseurs ou contrats, indiquez-le.

7. Livrables : Définissez les résultats attendus du projet. Notez ce qui doit être livré et à quel moment. Décrivez-les en détail, p. ex. la quantité, la taille, la couleur et tout autre aspect pertinent.

8. Planification : Toutefois, on ne peut pas définir une mise en œuvre réussie uniquement par la rapidité ou la réactivité du système. Une application excellente ne sert pas à grand-chose si elle nécessite dix ans pour être développée. Par conséquent, une déclaration de travail doit inclure des éléments temporels supplémentaires. Le planning indique quand les prestations doivent être fournies, en commençant par le choix du fournisseur, la phase initiale, la période d’exécution, la phase de relecture, le développement, la mise en place, les tests, la finalisation du projet, etc. La SOW est un ensemble de repères temporels qui permettent d’établir un flux de travail.

   Utilisez une formulation qui laisse de la souplesse plutôt que des dates fixes. Par exemple, une SOW devrait stipuler qu’une tâche est due deux mois après la signature du contrat—une tournure qui fait avancer le projet tout en tenant compte de potentiels retards dans la signature.

   La SOW devrait également prévoir des moments précis pour des revues formelles afin que toutes les parties puissent confirmer qu’elles sont sur la bonne voie.

9. Normes et tests : Si certaines normes industrielles doivent être respectées, listez-les ici. Si des tests de produit sont prévus, précisez qui est impliqué, quel équipement est requis et quelles ressources supplémentaires sont nécessaires.

10. Définition de la réussite : Réfléchissez à ce que la ou le commanditaire et/ou les parties prenantes considèrent comme un aboutissement réussi du projet. La SOW doit clarifier pour tous ce qui constitue la réussite ou l’échec. Par exemple, si vous attendez de votre fournisseur qu’il élabore des exigences utilisateurs, la SOW doit spécifier que le fournisseur doit interroger certains groupes d’utilisateurs et faire valider ces exigences avant que le travail ne soit considéré comme terminé.

    La définition de la réussite dépend du projet. Les chefs de projet doivent déterminer si une mise en œuvre réussie se juge par la rapidité, la réactivité, la convivialité ou la combinaison de ces facteurs, puis la quantifier dans la SOW. En environnement Agile, la « Definition of Done » (DoD) est souvent ajoutée ici.

11. Exigences : Répertoriez tous les autres équipements ou conditions préalables nécessaires à l’exécution du projet et précisez quand certaines certifications ou réalisations de l’équipe sont requises. Pensez aussi aux déplacements ou à d’autres aspects du projet qui n’ont pas encore été abordés.

12. Paiements : Une fois le budget établi, vous pouvez indiquer les paiements liés au projet et spécifier leur modalité (à l’avance, échelonnés, ou après finalisation). Vous pouvez, par exemple, payer après la réalisation d’un jalon ou selon un calendrier fixe, selon le plus avantageux sur le plan financier. Notez que les paiements aux fournisseurs sont effectués après acceptation des livrables clés. Précisez qu’une partie de la rémunération est retenue jusqu’à ce que le fournisseur prouve que tous les livrables fonctionnent ensemble.

13. Autre : Il peut exister d’autres éléments du projet qui ne rentrent pas dans les catégories ci-dessus. Indiquez-les ici pour ne rien omettre. Par exemple, les questions de sécurité, les limitations matérielles ou logicielles, les frais de déplacement, le support post-projet, etc.

14. Clôture : Cette section détermine comment les résultats sont acceptés, qui les livre, les vérifie et les signe. Elle inclut également les dernières tâches administratives et garantit que tout est signé, finalisé et archivé.

Checklist gratuite

Exemples de déclarations de travail

• Implémentation IT (Projets logiciels)
  Si vous travaillez sur un projet IT (par ex. le déploiement d’un logiciel), définissez les étapes d’intégration, les environnements de test, les tests d’acceptation par les utilisateurs et toute règle de conformité (par ex. RGPD).

• SOW de gestion de projet
  Pour une SOW de services de gestion de projet, précisez le nombre d’heures par semaine durant lesquelles la cheffe ou le chef de projet intervient, les responsabilités précises (reporting, budgétisation, gestion des risques) et la méthodologie (Waterfall vs. Agile).

• Projet de construction
  Dans le domaine du BTP, la SOW peut inclure les normes de construction, les inspections du site, les exigences de sécurité, les matériaux nécessaires et un calendrier détaillé depuis la préparation du terrain jusqu’à la réception finale.

• Projets internes
  Même pour des initiatives internes—comme l’optimisation de processus ou l’implémentation d’un nouveau logiciel—il est pertinent d’établir une SOW afin d’aligner tous les services sur les tâches, le budget et les échéances.

Signatures : l’étape finale

Une SOW sans signatures n’est pas contraignante. Veillez à ce que tous les acteurs clés signent avant le début des travaux. Sont concernées :

• La ou le responsable du projet ou la direction
• Les fournisseurs ou représentants de prestataires tiers
• Les responsables d’équipe (s’ils ont une responsabilité directe)

Une SOW signée est votre protection en cas de litige. Elle devient le « Oui, nous sommes d’accord » final pour tout, des tâches aux calendriers.

FAQ (Foire aux questions)