Comment planifier avec succès les phases d'un projet

Chaque projet passe par différentes étapes du début à la fin. Il est crucial pour la réussite du projet de définir consciemment ces phases.

La planification des phases d'un projet est l'une des premières tâches de gestion de base d'un projet. Que votre projet soit grand ou petit, le découper en phases permet d'améliorer la qualité et le contrôle. Examinons les deux méthodologies les plus courantes.

En règle générale, une phase de projet peut être comprise comme un calendrier spécifique dans lequel des activités prédéfinies sont exécutées pour atteindre un projet ou un objectif de sous-projet. Chaque phase vise à créer un livrable spécifique qui facilite la détermination du début et de la fin d'une phase de projet.

Certaines méthodologies font la distinction entre les phases de projet et les phases de gestion de projet. Ce dernier se réfère à des activités de gestion de projet logiquement liées qui peuvent être exécutées plusieurs fois au cours d'une même phase de projet. PRINCE2, par exemple, distingue les phases de projet technique des phases de gestion.

Les phases de projet sont un concept de méthodes de gestion traditionnelles, mais elles peuvent également s'appliquer aux méthodes agiles. La planification linéaire des phases individuelles est ensuite combinée avec l'approche itérative de l'agile.

Pourquoi il est important de définir les phases du projet

Les phases d'un projet ne sont pas seulement un concept théorique commun, elles ont aussi une grande valeur pratique.

1. Meilleur contrôle du projet

Si un projet en est à ses débuts, la définition des phases du projet peut être une bonne préparation pour l'élaboration d'un calendrier de projet dans un diagramme de Gantt. Avec le cadre des phases en tête, il est souvent plus facile de créer un calendrier réaliste.

Les projets sont constitués d'un grand nombre de petites et grandes tâches et de lots de travail. Il n'est guère possible de saisir tous les travaux nécessaires en même temps. La décomposition d'un projet en plusieurs phases réduit la complexité. Le projet reste le même, mais vous pouvez maintenant vous concentrer sur le travail d'une phase à la fois.

Non seulement les gestionnaires de projet apprécient cette approche modulaire, mais elle simplifie grandement le travail des partenaires et des intervenants qui sont en mesure de mieux planifier leur travail.

2. Revue de la réussite

Chaque phase du projet se termine généralement par un jalon. À cette date précise, l'équipe examine si l'objectif de la phase a été atteint et évalue le progrès global.

Souvent, les jalons sont aussi les dates auxquelles le client ou le comité directeur examine l'état d'avancement du projet. Cela fournit une motivation supplémentaire à l'équipe de projet pour qu'elle obtienne des résultats dans les délais impartis.

En outre, les jalons servent de point de référence pour évaluer la qualité des résultats obtenus jusqu'à présent et pour apporter des corrections si nécessaire. En faisant des examens réguliers, vous reconnaissez les problèmes tôt plutôt qu'à la fin du projet, ce qui réduit le montant des dommages potentiels.

3. Support de communication

Il est également important que toute l'équipe ait à tout moment une vue d'ensemble de l'état du projet. Une représentation graphique des phases du projet est ici bien adaptée pour que tous les participants sachent comment placer leur propre travail dans le contexte du projet. Une visualisation de l'avancement du projet peut être apportée au mur comme support d'orientation et de communication lors des réunions.

La possibilité de suivre l'avancement du projet visuellement à tout moment facilite non seulement la communication claire et efficace, mais constitue également une motivation efficace pour l'ensemble de l'équipe de projet.

Les deux modèles les plus courants pour définir les phases d'un projet

Il y a plusieurs façons de diviser un projet en phases. Le nombre de phases que vous choisissez de définir dépend de la méthode de gestion de projet que vous suivez. Les modèles les plus courants pour les phases de projet sont le modèle à quatre phases et le modèle à cinq phases.

Modèle en 4 phases

Le modèle en 4 phases divise un projet en 4 phases :

1. Définition du projet
2. Planification du projet
3. Exécution et contrôle des projets
4. Clôture du projet

Il se peut que vous rencontriez des termes différents pour les phases spécifiques, mais le concept général reste le même. Examinons de plus près chaque phase.

Définition du projet : Au cours de la première phase, vous définissez l'objectif et la portée de votre projet tout en mettant en évidence les faiblesses et les opportunités. Répartissez les objectifs en modules de travail. Réaliser une étude de faisabilité et une étude de marché. Si vous avez recueilli tous les renseignements, effectuez également une vérification de gestion pour évaluer les coûts, la portée et le calendrier du projet. Il constitue la base de votre décision si le projet est viable et doit être poursuivi.

Planification de projet : La deuxième phase consiste à créer un plan de jalons et une structure de répartition du travail. Vous attribuez et planifiez chaque tâche et fixez des jalons indiquant quand un livrable doit être achevé ou un sous-objectif doit être atteint. Vous souhaitez également mettre en place une gestion de la qualité et des risques ainsi que des workflows, définir des budgets et informer tous les membres de l'équipe sur le projet en général et leur rôle spécifique.

Exécution et contrôle des projets : Maintenant, il est temps d'exécuter les tâches et les lots de travail définis. Le contrôle joue un rôle important dans cette phase, car il vous permet de détecter rapidement les développements indésirables et de mettre en œuvre des contre-mesures si nécessaire. La communication entre les membres de l'équipe est essentielle pour atteindre l'objectif du projet à temps et fournir la qualité souhaitée.

Clôture du projet : Dans la quatrième et dernière phase du projet, vous accomplissez les tâches ouvertes, vous reconnaissez les résultats et vous travaillez sur les leçons apprises. Ces leçons peuvent être rassemblées lors d'une réunion finale du projet et devraient être condensées dans un document qui servira de source à tous les gestionnaires de projet pour la planification future.

Modèle à 5 phases

Si vous structurez un projet en fonction des processus de gestion de projet, vous obtenez cinq phases. On les appelle parfois groupes de projet parce qu'ils ne sont pas nécessairement complétés l'un après l'autre, mais en partie ils doivent être répétés pour atteindre le résultat souhaité ou terminer un sous-projet.

Certaines des associations de gestion de projet les plus établies préconisent cette méthodologie. Le Project Management Institute, par exemple, recommande le modèle en cinq phases dans son guide PMBoK :

1. Conception & Initiation
2. Définition et planification
3. Lancement ou exécution
4. Performance et contrôle
5. Clôture du projet

La principale différence par rapport au modèle à quatre phases est que le contrôle de gestion dispose de sa propre phase, alors que dans le modèle à quatre phases, il fait partie de l'exécution.

Conclusion

Diviser un projet en différentes phases est une technique simple mais efficace pour clarifier la viabilité d'un projet et les prochaines étapes. Les phases du projet aident à réduire la complexité et à se concentrer sur ce qui est vraiment important tout en améliorant la motivation et la productivité.

Il existe plusieurs modèles de structuration d'un projet en phases de projet, mais toutes les méthodologies s'accordent sur une chose : l'utilisation des phases de projet comme outil de planification est essentielle au succès du projet.