Quel est le rôle d'un chef de projet ? Il est responsable de la planification et de la réalisation des projets. Il doit déterminer ce qui doit être fait, qui peut le faire, combien de temps cela prendra et combien cela coûtera. Sa mission consiste à exploiter au mieux le temps de travail de son équipe et à livrer le projet dans les délais convenus. Il jongle avec les lots de travail, les ressources, les coûts et les échéances.
Une semaine calendaire ne comporte qu'un nombre limité de jours ouvrables. Certains projets nécessitent des compétences particulières. Les collaborateurs tombent malades, ont besoin d'horaires flexibles ou s'absentent quelque temps pour partir en vacances bien méritées. Si le chef de projet détecte des goulets d'étranglement, des écarts par rapport aux jours de travail rémunérés convenus ou des problèmes avec des collaborateurs en raison d'un manque d'équilibre vie professionnelle/vie privée, il trouve des solutions.
Il intègre de nouveaux membres dans son équipe, qu'il s'agisse de collaborateurs permanents ou de freelances, et exploite leurs compétences ou leur temps de travail supplémentaire.
Il est la cheville ouvrière du projet dès le départ et reste le point de contact tout au long de sa durée : interlocuteur pour le client, ses supérieurs hiérarchiques et l'équipe.
Le client veut savoir combien coûtera son projet. La direction planifie déjà le prochain projet et souhaite réduire au maximum la durée de celui-ci. L'équipe signale des surcharges liées aux congés et demande si elle peut compter sur du personnel supplémentaire.
Un chef de projet doit avoir des réponses à ces questions. Il ne perd pas de temps précieux avec des calculs fastidieux dans un tableur, car il respecte son propre temps et celui des membres de son équipe.
Il utilise un logiciel professionnel de gestion de projet comme Merlin Project sur Mac et iPad ou MS Project, plutôt que Microsoft Excel.
Il crée son projet dans le logiciel de gestion de projet, affecte des lots de travail aux ressources et consulte dans les vues les informations calculées sur la date de fin prévue, le temps de travail total, les coûts et les surcharges de ressources.
Supposons que, pour résoudre une situation de surcharge d'une ressource dans un projet, un designer soit engagé en tant que freelance. Il est disponible 3 jours ouvrables par semaine calendaire, 8 heures du mardi au jeudi. Le chef de projet peut planifier avec 24 heures de travail supplémentaires par semaine.
Dans Merlin Project sur Mac et iPad, vous, en tant que chef de projet, pouvez facilement le spécifier dans son calendrier :
- Sélectionnez simplement la ressource « Designer ».
- Ouvrez l'inspecteur « Ressource : Calendrier ».
- Supprimez les temps de travail habituels du lundi et du vendredi.
Vous pouvez maintenant utiliser la capacité de travail supplémentaire de la ressource « Designer » pour résoudre les surcharges de ressources et réduire ainsi la durée globale du projet. Merlin Project recalcule les nouvelles informations dans ses vues de projet.
Vous pouvez saisir les jours fériés de l'entreprise ou d'autres jours de congé ayant une incidence sur l'ensemble du projet dans le calendrier de projet d'un fichier Merlin Project, aussi bien sur Mac que sur iPad :
- Pour ce faire, ouvrez les paramètres du projet.
- Sélectionnez le calendrier du projet dans l'inspecteur « Calendrier ».
- Passez à l'onglet « Exceptions ».
- Saisissez les jours fériés manuellement en tant qu'« exceptions ».
Vous avez déjà les jours fériés dans un calendrier et souhaitez les intégrer rapidement dans votre projet ?
Avec Merlin Project sur Mac, vous pouvez importer les temps libres dans les exceptions, par exemple depuis Google Agenda :
- Cliquez sur l'icône « Engrenage » puis sur « Importer ».
- Sélectionnez votre fichier de calendrier ics, comme décrit ici.
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