Kanban est bien plus qu'un tableau à trois colonnes. C'est un système de valeurs et une approche humaine de commencer par ce que vous faites maintenant pour conduire le changement au sein des organisations. Cette première partie de notre série présente les neuf valeurs, les trois agendas et les six principes fondamentaux de Kanban.
Cet article décrit l'idée de base de Kanban à travers ses valeurs et ses principes fondamentaux. La méthode Kanban est considérée comme l'approche humaine de commencer par ce que vous faites maintenant pour conduire le changement. Elle doit être perçue davantage comme une méthode de management construite autour d'un système de valeurs que comme un simple outil de productivité. Cette méthode aide les organisations à mieux travailler pour leurs employés, leurs clients et leurs parties prenantes. La base de cet article est le livre « Essential Kanban Condensed » de David J. Anderson et Andy Carmichael.
- Qu'est-ce que Kanban ?
- Les valeurs de Kanban
- Les agendas de Kanban
- Les principes fondamentaux de Kanban
Qu'est-ce que Kanban ?
Kanban est une méthode qui visualise votre travail et vous offre une compréhension commune des tâches que vous accomplissez. Cela inclut les règles selon lesquelles vous effectuez le travail, la quantité accomplie dans un temps donné et la qualité de vos résultats à la fin.
Dès que vous avez acquis cette compréhension collective, vous amorcez le changement. Votre travail devient plus prévisible et votre rythme de travail se fait plus durable. La communication et la collaboration s'améliorent, et la qualité augmente. Les employés sont capables d'agir de manière plus autonome, car ils développent une compréhension naturelle de la gestion des risques.
Kanban vous aide également à mieux aligner l'ensemble de votre organisation et à réaliser des objectifs stratégiques d'envergure. De plus, il met l'accent sur la conception structurée des engagements entre les personnes impliquées dans le processus de travail et sur un flux de travail équilibré. Cela conduit à une plus grande agilité au sein de l'organisation. Si les conditions du marché évoluent, l'utilisation de Kanban permet de changer de cap rapidement.
Les valeurs de Kanban
La méthode Kanban repose sur la conviction que toutes les personnes contribuant à une entreprise commune méritent le respect. Ce respect mutuel est indispensable pour que l'entreprise réussisse et soit viable. Sans lui, l'entreprise n'est pas prometteuse. La méthode Kanban s'appuie sur un système de neuf valeurs. Le respect forme le fondement sur lequel les autres valeurs se construisent. Elles résument en substance pourquoi les principes et les pratiques de cette méthode existent :
Transparence
Par un échange ouvert d'informations et un vocabulaire clair et non ambigu, vous créez de la transparence dans tous les domaines.
Équilibre
Vous êtes efficace lorsque vous équilibrez les différentes exigences, points de vue et compétences de toutes les parties prenantes.
Collaboration
La méthode Kanban améliore la façon dont les personnes travaillent ensemble. La collaboration est donc l'un de ses points clés.
Orientation client
Les clients et la valeur (actif) qu'ils reçoivent constituent le centre d'intérêt naturel de toutes les personnes impliquées dans l'entreprise.
Flux de travail
Le travail représente un flux continu ou ponctuel de valeurs. Un point de départ essentiel dans l'utilisation de Kanban est de reconnaître et de maintenir un tel flux de travail.
Leadership
Le leadership est nécessaire à tous les niveaux pour créer de la valeur et atteindre un état amélioré.
Compréhension
La compréhension signifie avant tout la conscience de soi, aussi bien de l'employé individuel que de l'ensemble de l'organisation, afin d'avancer. Kanban est une méthode d'amélioration, et l'amélioration exige du changement, qui à son tour exige de la compréhension. Une fois qu'un problème particulier est identifié, vous en déterminez la cause et l'effet. Cela signifie que vous devez d'abord comprendre votre travail et les processus associés pour les améliorer : Commencez par ce que vous faites maintenant et comprenez pourquoi vous le faites.
Accord
Dans un accord, toutes les parties s'engagent à poursuivre des objectifs communs. Les différentes opinions et approches doivent être respectées. Ces points de vue divergents doivent converger. Ce rapprochement naît de l'engagement commun des personnes impliquées à améliorer tous les processus nécessaires à l'atteinte collective des objectifs.
Respect
Le respect envers les personnes, sous forme d'estime, de compréhension et de considération, est le fondement sur lequel reposent les autres valeurs : Commencez par ce que vous faites maintenant et regardez dans quelle mesure ce que vous faites répond ou ne répond pas aux besoins des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.
Ces valeurs constituent la motivation de Kanban pour améliorer en permanence le travail en équipe et les services produits. Vous appliquez la méthode Kanban de manière cohérente lorsque vous adoptez ces neuf valeurs.
Les agendas de Kanban
Kanban prend en compte trois agendas de changement nécessaires au succès des organisations :
L'Agenda de Durabilité (Sustainability Agenda)
L'Agenda d'Orientation Service
L'Agenda de Pérennité (Survivability Agenda)
L'Agenda de Durabilité vise à trouver un rythme de travail durable et à optimiser le focus sur l'intérieur de l'organisation. Son objectif est de créer des services qui équilibrent la demande avec les capacités disponibles. Lorsque la demande dépasse les capacités, les employés sont surchargés de travail. Rendez la charge de travail transparente et mettez-la en équilibre avec les capacités des employés. Vous créez ainsi la base permettant à tous les employés de terminer leur travail à un rythme régulier sans se surcharger.
L'Agenda d'Orientation Service traite de la performance de l'entreprise et de la satisfaction des clients. Il oriente son focus vers l'extérieur, vers les clients, en partant de la finalité réelle de l'entreprise. Kanban consiste à fournir des services et à les améliorer en permanence. L'objectif de l'Agenda d'Orientation Service est de proposer aux clients des services qui correspondent à la mission de l'entreprise et qui répondent à leurs besoins et attentes, voire les dépassent. Lorsque toutes les personnes impliquées dans l'entreprise se concentrent sur cet objectif, les résultats sont excellents.
L'Agenda de Pérennité vise à rester compétitif et adaptable. Il traite de l'avenir de l'entreprise. Son objectif est de s'assurer qu'elle perdure et réussit en période de changement significatif. Les technologies et les processus actuellement suffisants doivent s'adapter au changement constant. Grâce à son approche évolutive du changement, Kanban est bien adapté pour relever ces défis.
Les principes fondamentaux de Kanban
Kanban comporte six principes fondamentaux, répartis en deux groupes :
Les Principes de Gestion du Changement
Les Principes de Prestation de Services
Kanban introduit des changements dans tous les domaines de l'organisation. Les individus sont plutôt sceptiques face au changement : il rend l'avenir plus incertain et ils l'associent à des dangers et des risques. Une organisation est constituée d'un réseau d'individus liés psychologiquement et socialement entre eux, qui résistent en principe à de nombreux changements. Par ses trois Principes de Gestion du Changement, Kanban reconnaît ces aspects du comportement humain :
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Commencez par ce que vous faites maintenant.
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Convenez de poursuivre l'amélioration par le changement évolutif.
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Encouragez des actes de leadership à tous les niveaux.
Commencez par ce que vous faites maintenant : Il est important de comprendre les processus actuels tels qu'ils sont mis en oeuvre dans la pratique. Les rôles, les responsabilités et les titres de poste existants doivent être respectés. Si vous valorisez les pratiques et les professionnels actuels, la résistance au changement diminue. Il est donc crucial d'impliquer chaque personne participant à l'entreprise pour relever avec succès les défis futurs. Par ailleurs, même si les processus actuels ont leurs lacunes évidentes, ils font également preuve d'une certaine résilience et sophistication. Sans cela, ils ne se seraient pas imposés au fil du temps. Et même ceux qui travaillent avec ces processus sont généralement incapables d'en évaluer pleinement l'ensemble des avantages et des inconvénients.
Convenez de poursuivre le changement évolutif et favorisez le leadership à tous les niveaux de l'organisation : Le changement est une composante essentielle de Kanban et doit émerger de l'intérieur même de l'organisation. Il est important de rechercher une amélioration évolutive à tous les niveaux. Vous ne devez pas imposer des solutions d'autres organisations, car celles-ci se sont développées dans un contexte différent. En partant de la pratique actuelle, vous déterminez des valeurs de référence pour la performance et l'efficacité, qui serviront à évaluer les changements futurs.
Toute grande organisation est fondamentalement un réseau de services interdépendants. Kanban reconnaît cette réalité avec trois Principes de Prestation de Services. Ces principes s'alignent fortement sur l'agenda d'orientation service et la haute valeur accordée à l'orientation client :
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Comprenez et concentrez-vous sur les besoins et les attentes des clients.
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Gérez le travail ; laissez les personnes s'organiser autour de lui.
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Faites évoluer les règles pour améliorer les résultats de l'organisation et de vos clients.
Comprenez et concentrez-vous sur les besoins et les attentes des clients : Ceux-ci sont au coeur de tout, et leur insatisfaction vous pousse à améliorer votre service ainsi que les flux de travail et les processus associés. Il est important de déterminer les critères selon lesquels les clients jugent s'ils sont satisfaits de votre service. Concevez ensuite un système Kanban adapté qui prend ces critères en compte et vous aide à répondre au mieux aux besoins et aux attentes des clients.
Gérez le travail, laissez les personnes s'organiser : Les services professionnels font partie des biens immatériels (non physiques). Il s'agit de travail intellectuel qui fournit de l'information sous différentes formes. Jusqu'à présent, la gestion des services se concentrait sur les employés et les horaires de travail, c'est-à-dire sur ce qui est visible et mesurable pour la direction. Elle ne cherchait pas à gérer les niveaux de stock et le mouvement du travail inachevé à travers toute l'organisation, comme cela se fait depuis longtemps pour les biens matériels. La raison en est que le temps de traitement des tâches créatives de travail intellectuel est un problème indéterminable. Pour ce type de travail intellectuel, vous devez créer des limites virtuelles pour le travail en cours et apprendre à gérer des tampons non déterminables. Les processus peuvent être vus comme une série d'étapes de découverte des connaissances avec leurs règles associées. Un tableau Kanban vous permet de les rendre visibles. Grâce à lui, vous pouvez commencer à gérer le travail tout en visualisant les objectifs pour vos employés. Aidez vos employés à comprendre les clients avec leurs besoins et attentes, et expliquez-leur les risques liés à la prestation du service. Cela améliore la qualité du service, car toute l'organisation s'oriente vers les clients et leurs besoins et attentes, en partant de chaque employé individuellement.
Développez des règles pour améliorer les résultats pour l'organisation et vos clients : Raisonner en termes de directives vous aide, vous et vos employés, à vous aligner sur les principes de gestion du changement décrits ci-dessus. Si vous ne considérez plus un processus comme une méthode de flux de travail, de rôles et de responsabilités définis, mais comme une séquence de règles pour décider comment traiter le travail, vous vous concentrez sur le travail et non sur les personnes. Établissez ces directives et rendez-les compréhensibles pour tous. Ce n'est que si toutes les parties prenantes les respectent qu'elles pourront identifier les erreurs à corriger. Les premières règles incluent : Dès qu'un problème survient, il doit être résolu et Si une règle n'a plus de sens, changez la règle. Si vous cessez de modifier les règles, vous arrêtez le processus d'amélioration. De plus, il est plus facile d'atteindre un consensus sur les points de désaccord en menant des discussions objectives sur les directives plutôt qu'en procédant à des attributions subjectives de responsabilité. Et la résistance au changement sera moindre.
Vous pouvez utiliser la méthode Kanban avec ses valeurs et ses principes fondamentaux comme outil de management et la mettre en oeuvre de manière globale dans votre organisation. Mais vous pouvez également n'utiliser Kanban qu'au niveau de petites équipes individuelles pour y amorcer le processus de changement évolutif. L'article suivant de la série « Kanban dans les organisations » explique comment mettre en place des systèmes Kanban à l'aide de tableaux Kanban et comment le tableau Kanban dans Merlin Project vous y aide.
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