¿Cómo se escribe una propuesta de proyecto?

Una propuesta de proyecto es un documento que resume los valores fundamentales de su proyecto y lo presenta ante los interesados. En términos sencillos: muestra en qué consiste el proyecto, por qué tiene sentido, qué se quiere lograr con él y cómo se alcanzará el objetivo. Redactar una propuesta de proyecto es, en general, el primer paso en el proceso de gestión de proyectos.

Una propuesta de proyecto puede contener una lista de actividades o tareas asociadas al proyecto. Sin embargo, no entra en tanto detalle como un plan de proyecto. En cambio, la propuesta de proyecto incluye más elementos de marketing para el proyecto.

Aunque no haya establecido un sistema formal de propuestas en su empresa, hay muchas razones para considerarlo:

• para conseguir un nuevo cliente,
• para asegurar la financiación,
• para convencer a la dirección,
• para asignar recursos a una iniciativa,
• para disponer de un documento de trabajo para una propuesta de proyecto detallada,
• y mucho más.

En cualquier caso, un documento bien redactado, claro y detallado es la mejor manera de abordar un nuevo proyecto:

• Una propuesta de proyecto le ayuda a obtener la aprobación de todos los implicados.
• Aporta claridad sobre los objetivos, las prioridades y los requisitos del proyecto.
• Obliga al iniciador del proyecto a reflexionar sobre los detalles antes de presentarlo.
• Y una vez aprobada la propuesta por todos los interesados, constituye la base del plan de proyecto.

Preparación

Personalmente, siempre prefiero hacer la preparación directamente en Merlin Project, ya que puedo procesar muchos resultados de inmediato a continuación.

Investigación

Aunque la tentación sea empezar de inmediato, la preparación es extremadamente importante. Investigue el tema del proyecto a fondo. Amplíe sus conocimientos sobre el tema e intente averiguar si ya han existido proyectos similares de los que pueda aprender. En ese caso, puede estudiar su evolución y aprender de los problemas o incluso errores de otros en los ámbitos de tiempo, dinero y contenido.

En Merlin Project, creo archivos adjuntos individuales al proyecto para las lecciones aprendidas o las fuentes consultadas. Ya sean enlaces en la web o archivos con mi información. Todo puede adjuntarse fácilmente en Merlin Project.

Recopilación de temas

A partir de la investigación, elabore ahora un primer esquema temático. No será en ningún caso un plan de proyecto definitivo, sino más bien un esbozo general del tema del proyecto.

En Merlin Project puede crear un mapa mental o introducir una estructura jerárquica, según sus preferencias. Cree los primeros recursos y asígnelos a tareas individuales o a fases completas. Esto le ayudará en el siguiente paso.

Por supuesto, puede establecer dependencias iniciales y, si ya se conocen, asignar recursos individuales. No dude en comentar el primer plan con otros miembros del equipo. Tenga siempre presente, no obstante, que se trata solo de un plan inicial y preparatorio.

Presupuesto

Aunque durante la investigación descubra que no está previsto un presupuesto, elabore uno, aunque sea solo para uso interno. No son pocos los proyectos que se han cancelado durante su ejecución por un cálculo incorrecto. Comunique el presupuesto a su cliente y asegúrese de que el alcance sea asumible para todos los implicados.

En Merlin Project obtendrá un primer presupuesto si asigna una tarifa por hora a los recursos. En los costes del proyecto verá entonces el valor costes laborales, con los importes calculados automáticamente en función de las asignaciones. Además, introduzca, de forma aproximada, costes base en las fases.

Marketing del proyecto

Si algo he aprendido que es muy importante, es el marketing del proyecto. Casi todo director de proyecto ha vivido en primera persona cómo un proyecto excelente fue rechazado por un marketing deficiente o incluso inexistente. Y en su lugar se aprobó otro proyecto, a menudo peor, simplemente porque contaba con un mejor marketing.

Por ello, recopilamos informes de proyectos, testimonios y todo lo que ya ha funcionado con éxito en proyectos comparables. Los correos electrónicos en los que clientes agradecen el buen trabajo en un proyecto también son siempre bien recibidos como anexo a la propuesta de proyecto.

Redactar la propuesta de proyecto

Hasta ahora, BBEdit era nuestro editor de referencia. Esto cambió con el lanzamiento de adoc Studio. Fiel al lema: Eat your own dog food.

Así que comenzamos en adoc Studio con un nuevo proyecto. En el documento que se genera automáticamente con el proyecto, simplemente escribimos la información conocida.

[source,adoc]
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= Nombre del proyecto
Un breve preámbulo al proyecto, es decir, un resumen, que a veces también
se denomina _Executive Summary_.

== Objetivo del proyecto
Unas pocas frases que definan el objetivo del proyecto. Defínalo con la
mayor precisión posible, pero también de forma comprensible para el cliente.

== Contexto del proyecto
Incluya una sección en la que profundice en el problema que desea resolver.

== Delimitaciones
Aquí es donde el proyecto queda claramente delimitado, es decir, donde se
enumeran los no-objetivos. También pueden mencionarse proyectos adyacentes
que puedan verse afectados por el proyecto propuesto.

== Subobjetivos y contenidos
Unas pocas frases que presenten todos los subobjetivos y los contenidos
conocidos del proyecto. Describa aquí cómo llevará el proyecto a buen puerto.

== Recursos del proyecto
Ha resultado útil crear una tabla con todas las personas y, en su caso,
las máquinas e instalaciones disponibles.

== Costes del proyecto
Los costes conocidos y previstos deben enumerarse también de forma detallada.

== Marketing del proyecto
Adjunte a la propuesta de proyecto todo lo que contribuya a su aprobación.

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Optimizar la propuesta de proyecto

Ahora podemos optimizar algunos detalles en el proyecto de adoc Studio:

• Con :toc: generamos una tabla de contenidos,
• la indicación :toclevels: 2 define la profundidad del esquema en la tabla de contenidos
• Con :lang: es establecemos el idioma del documento en español.

[,adoc]
----
:toc: 
:toclevels: 2
:lang: es
----

Bajo el nombre del proyecto puede añadir su nombre como autor y la fecha del documento.

[,adoc]
----
= Nombre del proyecto
Nombre del director de proyecto 
Borrador del {docdate}
----

Con esto tenemos una buena base para su proyecto.

Insertar datos del proyecto

Para trasladar el contenido de Merlin Project al documento de adoc Studio, tengo un consejo excelente para usted. El año pasado presentamos en nuestra web un script AppleScript con el que puede convertir el contenido de cualquier proyecto en un documento AsciiDoc. Descargue el script gratuito desde la web e instálelo. Inícielo desde el menú Archivo > Acciones.

A continuación encontrará en el escritorio un archivo con el mes y el año actuales y el nombre del proyecto. Arrastre este archivo al navegador de proyectos del proyecto de adoc Studio. Al seleccionar el archivo, verá el texto AsciiDoc en el editor y la versión interpretada en la vista previa.

Ahora puede seleccionar en el archivo generado todo lo que sea relevante para su propuesta de proyecto, copiarlo e insertarlo en la propuesta. No puede ser más sencillo.

Insertar archivos externos

Ahora, al tema del marketing. Probablemente haya recopilado una serie de documentos importantes de clientes y socios. Ahora queremos insertarlos.

Insertar como imágenes

Lo más sencillo primero: las imágenes, es decir, fotos, vídeos y otros medios.

Si están disponibles como archivos, arrastre todo a la carpeta de medios en el navegador de proyectos. Inserte una imagen en el texto mediante la macro image::.

Los vídeos de YouTube o Vimeo se insertan con la macro video::.

Si no tiene acceso directo a las imágenes en formato de origen, siempre puede hacer una captura de pantalla e insertarla en el documento de adoc Studio.

Insertar como documentos

El siguiente paso también es sencillo:
Los documentos externos en formato de texto se incluyen mediante la instrucción include::.
Para ello, el archivo de destino debe estar incluido en el navegador de proyectos.

Tenga en cuenta, sin embargo, que todos los archivos externos con las extensiones:

• .asciidoc,
• .adoc,
• .ad,
• .asc, o
• .txt

pasan por el intérprete AsciiDoc de adoc Studio. El resto de tipos de archivo se incluyen sin interpretación.

Los documentos PDF pueden incluirse con la primera página como image::nombrearchivo.pdf[].

Más detalles y debate

Por supuesto, esto es solo la base para su próxima propuesta de proyecto. Pueden incluirse muchos más detalles.

Le invitamos a debatirlo con nosotros en el foro.

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Si tiene alguna pregunta sobre este artículo del blog o desea debatirlo, esperamos su contribución en nuestro foro.