La plantilla gratuita de hoja de ruta para Merlin Project
Cada año, todo gestor debería disponer de un plan estratégico o de una denominada hoja de ruta. En este artículo configuraremos un plan de ejemplo para Merlin Project y analizaremos tanto los aspectos temporales como los financieros. El contenido concreto del plan es tarea suya. También puede encontrar este proyecto en nuestra área de plantillas como descarga gratuita.
El proyecto
En la imagen de arriba llama inmediatamente la atención que aquí se han definido distintos formatos. Según la tarea se utilizan histogramas, barras, hitos y recuadros. Pero recorramos la imagen de arriba hacia abajo.
La línea del proyecto
En lugar del habitual corchete que indica grupos y tareas subordinadas, hemos incluido dos histogramas. En el primero se muestran los costes esperados por unidad de tiempo y en el segundo estos costes aparecen de forma acumulada.
Para aplicar el formato, haga clic en la barra del proyecto y seleccione [Estilo y contenido] > [Filas] en el menú contextual. En el inspector debería estar seleccionada la última pestaña "Para la selección"; pues eso es exactamente lo que queremos: dar formato a nuestra selección. En primer lugar, cambie el tipo de fila a "Histograma".
Ahora puede asignar valores a hasta tres filas. En este caso solo necesitamos los "Costes esperados" dos veces. Para ello, haga clic en la fila correspondiente en la vista en miniatura y seleccione el contenido adecuado. Recuerde que el contenido de la segunda fila debe acumularse.
Para que el resultado sea algo más agradable a la vista, siempre establezco los decimales en "0", ya que en este nivel no me interesan esos detalles.
Las influencias externas
Como cada nuevo año trae múltiples novedades para el empresario, este intenta registrar los factores y fechas conocidos. Para ello me gusta utilizar hitos que, según el tema, indican el inicio o el fin de un evento. Tenga en cuenta que en una vista anual como mi hoja de ruta 2021, un día antes o después no tiene mayor importancia. Esto es lo que encontramos en las filas del #1 al #6. Incluyo la primera fila "Evento del año anterior" únicamente si ese evento tiene un papel estratégico para nosotros en 2021. Para ProjectWizards fue, por ejemplo, la presentación de los primeros productos con chip M1 de Apple.
Si lo divide en distintos grupos o lo introduce todo en el nivel principal depende de su preferencia personal. El recorte de imagen de la derecha muestra cómo activar los límites de grupo en los ajustes de vista 🔧 .
Si desea insertar un evento como estimación temporal aproximada, cree simplemente un nuevo recurso llamado "(estimado)" y asígnelo al evento.
Los costes de personal
La fila #7 presenta a su vez algunas particularidades. En primer lugar, no es una fila pura, sino un grupo que tiene a su vez un tipo de fila especial. En este ejemplo, los costes de personal son relativamente constantes, por lo que he optado por "recuadros" con valores. Si sus costes fluctúan mucho, por ejemplo porque trabaja con muchos empleados externos o con recursos que cambian frecuentemente, volvería a elegir un histograma.
El procedimiento es el mismo que con la línea del proyecto: seleccione la fila "Costes de personal" y haga clic en ella con el botón derecho del ratón. En el menú contextual que aparece, seleccione [Estilo y contenido] > [Filas]. En el inspector vuelve a estar seleccionada la última pestaña "Para la selección". Ahora establezca el tipo de fila en "Recuadro" y el contenido de la primera fila nuevamente en "Costes esperados".
El verdadero truco lo verá cuando despliegue el grupo #7. Aquí hay una tarea para cada mes con una duración de un mes y los costes base que generan todos los empleados durante ese mes. Como ejemplo, he introducido simplemente 50.000 € para enero hasta agosto y 60.000 € a partir de septiembre. Si lo desea, puede incluso desglosar los costes aún más: abra el grupo "Costes base" en el inspector e introduzca filas individuales, tal como se muestra a la derecha.
El portfolio y la Investigación y Desarrollo
He incluido los productos, así como los proyectos de I+D, como ejemplos en las filas #20 a #32. En el espíritu de una hoja de ruta, solo he listado las funciones importantes como hitos. Cuando existe una relación con un evento, se ha creado un vínculo entre ambos; por ejemplo, la "Función 3" del "Producto 1" (fila #24) debería estar lista para el Evento 1 (fila #2).
También aquí debe decidir usted mismo si prefiere los límites de grupo o no. Personalmente encuentro muy útil el enmarcado en color. Haga clic en la imagen para verla ampliada:
Proyectos externos e internos
Además del desarrollo de producto puro, por supuesto también pueden estar firmemente planificados otros proyectos durante el año. En las filas #33 a #39 he creado algunos ejemplos de proyectos internos y externos. Aquí también pueden existir dependencias con eventos o con el desarrollo de producto; por ejemplo, que el nuevo hardware presentado en febrero (fila #5) se integre de inmediato en la empresa (fila #37).
Campañas de marketing
Aunque una campaña de marketing es siempre un proyecto, en el grupo (fila #40) hemos vuelto a cambiar al histograma y hemos creado las filas subordinadas como campañas individuales (filas #41 a #45). De este modo, los costes pueden introducirse de nuevo como costes base, que por supuesto fluyen automáticamente hacia los costes del proyecto y, por tanto, hacia el histograma de la línea del proyecto (fila #0).
En las capturas de pantalla de la hoja de ruta habrá notado que a veces aparece una descripción a la izquierda de una fase temporal, es decir, del histograma o los recuadros. Puede activarlo en los ajustes de vista 🔧 .
También en el iPad
Si guarda su hoja de ruta o planificación estratégica en un almacenamiento en la nube como iCloud o Dropbox, también tendrá el proyecto siempre a mano en Merlin Project en el iPad.
¿Cómo seguir a partir de aquí?
Nuestro ejemplo termina aquí. Pero para usted el trabajo acaba de empezar, ya que todavía son posibles algunas ampliaciones:
- Una gestión completa de riesgos para el año. Como ejemplo, he adjuntado un primer riesgo a los costes de personal.
- El lado de los ingresos aún puede integrarse, algo que he omitido aquí.
- Los proyectos de clientes pueden segregarse como proyectos independientes.
Y sobre todo: cuando el año esté en marcha, introduzca los datos reales. Será muy interesante ver cuándo Apple presenta los dispositivos Pro con chip M1.
Por último, un consejo final: si selecciona un archivo de proyecto en el Finder y pulsa la barra espaciadora, el contenido del archivo aparece en una vista previa. Así también nuestra hoja de ruta:
Si tiene alguna pregunta sobre este artículo del blog o desea debatirlo, esperamos su contribución en nuestro foro.
