Cómo redactar una buena Declaración de Trabajo (Statement of Work, SOW) para su proyecto

En esta guía descubrirá cómo crear una Declaración de Trabajo, qué debe incluir y cómo puede utilizarla para establecer un plan de proyecto sólido. Al finalizar, comprenderá por qué una SOW bien estructurada es un pilar fundamental de la gestión profesional de proyectos.

¿Qué es una Declaración de Trabajo (SOW)?
¿Por qué es tan importante una Declaración de Trabajo?
¿Quién redacta la Declaración de Trabajo?
¿Qué debe incluir una Declaración de Trabajo?
Ejemplos de Declaraciones de Trabajo
Firmas: El último paso
Preguntas Frecuentes (FAQs)

🔽 Además, en este artículo encontrará nuestra lista de verificación gratuita para su próxima Declaración de Trabajo

¿Qué es una Declaración de Trabajo (SOW)?

Una Declaración de Trabajo (Statement of Work, SOW) es un documento formal que define y registra todos los aspectos de su proyecto:

• Objetivos y resultados esperados
• Alcance detallado del trabajo
• Entregables e hitos
• Cronogramas y plazos
• Precios y condiciones de pago
• Supuestos y restricciones importantes

Muchos jefes de proyecto también se preguntan acerca de la diferencia entre un Alcance de Trabajo (Scope of Work) y una Declaración de Trabajo (Statement of Work). En resumen, la SOW es mucho más detallada que el alcance básico. Un alcance de trabajo suele centrarse en “qué se debe hacer”. En cambio, una Declaración de Trabajo describe además quién, cuándo, dónde, cómo y bajo qué estándares se realizará la labor.

¿Por qué es tan importante una Declaración de Trabajo?

Si una SOW se deja vaga o incompleta, a menudo causa desacuerdos, problemas de agenda y crecimiento incontrolado del alcance (scope creep). Esto sucede tanto en proyectos internos—donde a veces se asume que los equipos ya se entienden—como en proyectos externos con proveedores o subcontratistas.

Una SOW cuidadosamente elaborada:

1. Establece expectativas claras para todas las partes involucradas.
2. Une a todos los participantes con una visión común del éxito.
3. Evita el scope creep al definir con precisión los entregables.
4. Reduce los riesgos del proyecto y los conflictos.
5. Garantiza la rendición de cuentas mediante hitos y firmas establecidos.

Incluso si no trabaja con proveedores externos, un proyecto interno también se beneficia de una Declaración de Trabajo. Establece responsabilidades, cronogramas y objetivos dentro de la organización.

¿Quién redacta la Declaración de Trabajo?

Normalmente, el jefe de proyecto o la persona que solicita el trabajo es responsable de redactar la SOW. En algunas organizaciones, los departamentos legales o de compras también pueden participar en su elaboración. Lo fundamental es que todas las partes relevantes colaboren y estén de acuerdo antes de finalizar el documento.

¿Qué debe incluir una Declaración de Trabajo?

Todos los detalles imprescindibles para el éxito del proyecto deben definirse con claridad de antemano y luego plasmarse por escrito.

La SOW abarca tantos aspectos como el propio proyecto. Para una visión completa, anote primero los puntos clave del proyecto.

1. Introducción: Explique primero qué trabajo se realizará. Luego mencione a los diferentes participantes del proyecto. Esto desemboca en un contrato marco que fija los precios de los productos o servicios adquiridos para el proyecto, y en un contrato más formal que profundiza en los detalles.

2. Objetivo del proyecto: Comience con la pregunta esencial: ¿Por qué inicia este proyecto? ¿Cuál es su propósito? Redacte una carta de intención para esta sección y proporcione una respuesta fundamentada, por ejemplo, sobre resultados, objetivos y retorno de la inversión.

3. Alcance del trabajo: Indique qué tareas se llevarán a cabo en el proyecto. También considere qué hardware y software se necesitan. ¿Qué procesos utilizará para completar la labor? Esto incluye los resultados, la inversión de tiempo y hasta los pasos generales necesarios para su finalización.

4. Lugar de trabajo: El equipo que contrate debe trabajar en algún lugar. El proyecto puede llevarse a cabo en un lugar específico, en una instalación central o parcialmente de forma remota. En cualquier caso, descríbalo detalladamente aquí, así como el equipo y el software utilizado.

5. Tareas: Siga los pasos generales descritos en el alcance del trabajo y divídalos en tareas más detalladas. Sea preciso y no omita ninguna acción necesaria para el éxito del proyecto. Si lo desea, puede dividir las tareas en hitos o fases.

6. Hitos: Establezca el período necesario para finalizar el proyecto, desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización prevista. Especifique la cantidad de horas por semana y mes, así como otros aspectos de planificación. La precisión es esencial. Por ejemplo, si hay un número máximo de horas facturables para proveedores o contratos, inclúyalo aquí.

7. Entregables: Defina los resultados esperados del proyecto. Indique qué se entregará y cuándo. Descríbalos en detalle, por ejemplo cantidad, tamaño, color y otros aspectos relevantes.

8. Cronograma: No se puede evaluar una implementación exitosa solo por la velocidad o la capacidad de respuesta del sistema. De poco sirve una excelente aplicación si tarda una década en completarse. Por eso, una Declaración de Trabajo debe incluir elementos temporales adicionales. El cronograma señala cuándo deben prestarse los servicios: empezando por la selección de proveedores, la fase inicial, la duración de la prestación, la fase de revisión, el desarrollo, la implementación, las pruebas, la finalización del proyecto, etc. La SOW es un conjunto de referencias temporales que permiten elaborar un flujo de trabajo.

   Utilice un lenguaje que permita flexibilidad en lugar de fechas de calendario fijas. Por ejemplo, una SOW debería indicar que cierta tarea vence dos meses después de la firma del contrato—una formulación que impulsa el proyecto y tiene en cuenta posibles retrasos en la firma.

   La SOW también debe establecer momentos concretos para revisiones formales, de modo que todos los involucrados puedan confirmar que están avanzando según lo previsto.

9. Normas y pruebas: Si se deben cumplir ciertas normas de la industria, enumérelas aquí. Si se realizarán pruebas de producto, indique quién participa, qué equipo se necesita y qué recursos adicionales hacen falta.

10. Definición del éxito: Considere qué entienden el patrocinador y/o los interesados por una finalización exitosa del proyecto. La SOW debe definir con claridad, para todas las partes, qué es éxito y qué es fracaso. Por ejemplo, si espera que su proveedor desarrolle requisitos de usuario, la SOW debería estipular que el proveedor entreviste a ciertos grupos de usuarios y que estos requisitos se aprueben antes de dar por terminada la labor.

    Lo que se considera éxito depende del proyecto. El jefe de proyecto debe determinar si la implementación satisfactoria se define por la velocidad, el tiempo de respuesta, la facilidad de uso o la suma de estos factores, y luego cuantificarlo en la SOW. En entornos ágiles, a menudo se agrega aquí la “Definition of Done” (DoD).

11. Requisitos: Enumere los demás dispositivos o requisitos necesarios para ejecutar el proyecto y especifique cuándo son necesarias ciertas certificaciones o entregas por parte del equipo. También considere viajes u otros aspectos del proyecto aún no abordados.

12. Pagos: Una vez definido el presupuesto, puede enumerar los pagos relacionados con el proyecto y especificar cómo se realizarán (por anticipado, de manera escalonada o tras la finalización). Por ejemplo, puede pagar al completar un hito o según un calendario fijo, según resulte más adecuado económicamente. Tenga en cuenta que los pagos a proveedores se hacen tras la aceptación de los entregables principales. Establezca que parte de la remuneración se retenga hasta que el proveedor demuestre que todos los entregables funcionan en conjunto.

13. Otros: Habrá otras partes del proyecto que no encajan en las categorías anteriores. Inclúyalas aquí para no olvidarlas. Por ejemplo, temas de seguridad, limitaciones de hardware o software, gastos de viaje, soporte posterior al proyecto, etc.

14. Cierre: Aquí se define cómo se aceptan los resultados y quién los entrega, verifica y firma. También regula las tareas administrativas finales, asegurando que todo quede firmado, completado y archivado.

Lista de verificación gratuita

Ejemplos de Declaraciones de Trabajo

• Implementación de TI (Proyectos de software)
  Si trabaja en un proyecto de TI (p. ej., un despliegue de software), defina los pasos de integración, los entornos de prueba, las pruebas de aceptación del usuario y cualquier norma de cumplimiento (por ejemplo, RGPD).

• SOW para gestión de proyectos
  En una SOW de servicios de gestión de proyectos, detalle cuántas horas por semana trabajará la jefatura de proyecto, qué responsabilidades específicas (informes, presupuestos, gestión de riesgos) tendrá y qué enfoque (Waterfall vs. Ágil) se aplicará.

• Proyecto de construcción
  En el ámbito de la construcción, la SOW podría incluir estándares de edificación, inspecciones del sitio, requisitos de seguridad, materiales necesarios y un calendario detallado desde la preparación del terreno hasta la inspección final.

• Proyectos internos
  Incluso en iniciativas internas—como la optimización de procesos o la adopción de un nuevo software—vale la pena contar con una SOW para alinear a todos los departamentos en torno a tareas, presupuesto y plazos.

Firmas: El último paso

Una SOW sin firmas no es vinculante. Asegúrese de que todos los participantes clave firmen antes de iniciar el trabajo. Esto incluye:

• Responsables o dirección del proyecto
• Proveedores o representantes de terceros
• Líderes de equipo (si tienen responsabilidad directa)

Una SOW firmada es su protección en caso de disputas. Se convierte en el “Sí, estamos de acuerdo” definitivo para todo, desde el alcance de las tareas hasta los cronogramas.

Preguntas Frecuentes (FAQs)