SOW (Statement of Work): qué es y cómo redactarlo, con ejemplo y plantilla

Esta guía le muestra qué incluye una declaración de trabajo, en qué se diferencia del alcance, del pliego de requisitos y del contrato, y cómo convertir un SOW firmado en un plan de proyecto.

🔽 Además, encontrará una plantilla para copiar y nuestra lista de verificación gratuita para su próxima declaración de trabajo.

¿Qué es una Declaración de Trabajo (SOW)?

Un SOW (Statement of Work, declaración de trabajo) es un documento formal que define qué trabajo realiza un proveedor para un cliente, qué resultados entrega, en qué plazo y a qué precio. En proyectos, el SOW es la referencia para cualquier discusión posterior sobre el alcance.

Un SOW recoge:

• Objetivos y resultados esperados
• Alcance del trabajo, es decir, qué incluye y qué no
• Entregables e hitos
• Cronograma y plazos
• Criterios de aceptación
• Precio y condiciones de pago
• Supuestos, restricciones y obligaciones del cliente

La Guía del PMBOK del PMI describe el enunciado del trabajo de las adquisiciones (procurement statement of work) como el documento que describe el objeto de la compra con detalle suficiente para que los posibles proveedores determinen si pueden suministrarlo. Por eso el cliente suele redactar el SOW antes de la licitación y adjuntarlo a la solicitud de propuesta (RFP).

¿Scope of work o statement of work? El scope of work (alcance del trabajo) solo describe el trabajo: «qué se hace». El statement of work contiene el alcance como un apartado y añade quién trabaja, cuándo, dónde, con qué normas y a cambio de qué pago.

¿Por qué es tan importante una Declaración de Trabajo?

Una declaración de trabajo evita los conflictos sobre el alcance antes de que surjan: ambas partes firman qué se entrega, cuándo se acepta y cómo se paga. Sin ella, el alcance crece sin control y cada cambio se convierte en una negociación.

Un SOW bien redactado:

1. Fija expectativas claras para todos los implicados.
2. Da a todas las partes interesadas una imagen común de cómo es el éxito.
3. Evita el scope creep, porque nombra con precisión los entregables y las exclusiones.
4. Reduce los riesgos del proyecto, porque los supuestos y las obligaciones del cliente quedan por escrito.
5. Asegura la responsabilidad mediante hitos, aceptaciones y firmas.

Esto vale para proyectos externos con proveedores o subcontratistas y también para proyectos internos, donde el SOW define qué departamento entrega qué y cuándo.

¿Quién redacta la Declaración de Trabajo?

La declaración de trabajo la redacta normalmente la parte que solicita el trabajo: la dirección del proyecto del cliente o su departamento de compras. En proyectos de servicios, el proveedor suele preparar el borrador a partir de su oferta. Los departamentos jurídico y de compras revisan el borrador, y ambas partes lo aprueban antes de firmar.

¿En qué se diferencia un SOW del pliego de requisitos, el acta de constitución y el contrato?

El SOW define qué trabajo se acuerda, con qué plazos, criterios de aceptación y precios. Los requisitos aportan la base: lo que necesita el cliente y, en un segundo documento, cómo lo construirá el proveedor. El acta de constitución y el contrato completan el conjunto.

En Alemania, la norma DIN 69901-5 separa ambos documentos: el cliente redacta el pliego de requisitos (Lastenheft) y el proveedor la especificación funcional (Pflichtenheft), que describe cómo los cumplirá.

Qué tipo de contrato y qué modelo de precio encajan con su proyecto lo explica nuestro artículo tiempo y materiales frente a precio fijo: tipos de contrato.

¿Qué debe incluir una Declaración de Trabajo?

Una declaración de trabajo debe incluir cada punto sobre el que cliente y proveedor podrían discrepar más adelante: alcance, resultados, plazos, aceptación, pago y exclusiones. Empiece tomando notas sobre todos los aspectos del proyecto; el mapa mental muestra las 14 áreas.

1. Introducción: Nombre a las partes y describa el trabajo en dos o tres frases. Remita al contrato del que el SOW es anexo, por ejemplo un contrato marco con precios y condiciones legales.

2. Propósito del proyecto: Explique por qué arranca el proyecto y cómo medirá su beneficio, por ejemplo ahorro de tiempo, ingresos o retorno de la inversión.

3. Alcance del trabajo: Describa qué trabajos incluye el encargo, con qué procesos, hardware y software. Indique expresamente qué no incluye. Esta lista de exclusiones evita la mayoría de las reclamaciones posteriores.

4. Lugar de trabajo: Defina dónde trabaja el equipo: en las instalaciones del cliente, del proveedor o en remoto, y qué equipos y accesos necesita.

5. Tareas: Divida el alcance en paquetes de trabajo. Ordénelos según la estructura de desglose del trabajo, por fases o por hitos, y estime el esfuerzo de cada paquete.

6. Hitos: Fije el inicio, la fecha de finalización y las fechas intermedias. Si el contrato limita las horas facturables por semana o mes, el límite va aquí.

7. Entregables: Defina cada resultado con cantidad, formato y fecha de entrega, por ejemplo «concepto de archivo, PDF, 20 páginas como máximo, en la semana 3».

8. Cronograma: Asigne una fecha a cada entregable, desde el análisis, la ejecución y las pruebas hasta el cierre. Use fechas relativas en lugar de fechas de calendario, por ejemplo «dos meses después de la firma del contrato». Así, una firma tardía no desplaza todo el plan. Fije también las fechas de las revisiones formales.

9. Normas y pruebas: Enumere normas, requisitos legales (p. ej. RGPD) y pruebas. Indique quién prueba, con qué equipo y qué recursos.

10. Definición del éxito: Redacte criterios de aceptación medibles. En lugar de «búsqueda rápida», escriba «resultado de búsqueda en menos de 10 segundos en 20 de 20 casos de prueba». En proyectos ágiles, aquí va la Definition of Done (DoD).

11. Requisitos: Enumere los requisitos previos y las obligaciones del cliente: accesos, personas de contacto, certificaciones, viajes.

12. Pagos: Fije el precio y el calendario de pagos: por adelantado, por tiempo o por hito. Vincule los pagos a las aceptaciones y retenga una parte hasta la aceptación final.

13. Otros: Recoja lo que no encaja en otra categoría: normas de seguridad, gastos de viaje, soporte tras el proyecto y el procedimiento para solicitudes de cambio.

14. Cierre: Defina cómo se aceptan los resultados, quién los revisa y firma y cómo se archiva la documentación.

Lista de verificación gratuita

¿Cómo es un ejemplo de SOW en un proyecto?

Un ejemplo de SOW rellena los 14 apartados con cantidades, fechas e importes concretos. El ejemplo resumido describe la implantación de un sistema de gestión documental (DMS) en una ingeniería con 40 puestos de trabajo. Las empresas y las cifras son inventadas; las cuentas son correctas.

Statement of work: implantación del DMS, anexo 1 al contrato marco

¿De dónde sale el precio fijo? El proveedor estima 400 horas a 95 euros, es decir, 38.000 euros por tiempo y materiales, y añade un 15 % por el riesgo de cantidad: 43.700 euros. Cómo se compara con la facturación por horas lo muestra el artículo tiempo y materiales frente a precio fijo.

Plantilla de SOW para copiar

Copie la plantilla en su procesador de textos y sustituya todo lo que está entre corchetes. No borre ningún apartado; escriba «no aplica» si un punto no procede. Así todos ven que lo ha revisado.

STATEMENT OF WORK (DECLARACIÓN DE TRABAJO)
Proyecto: [nombre]   Versión: [1.0]   Fecha: [DD.MM.AAAA]
Anexo [n.º] al contrato de fecha [fecha]

1  Introducción
   Cliente: [empresa, contacto]
   Proveedor: [empresa, contacto]
   Resumen: [2 o 3 frases]

2  Propósito del proyecto
   Situación actual: [...]
   Objetivo e indicador: [p. ej. búsqueda en menos de 10 segundos]

3  Alcance del trabajo
   Incluido: [...]
   No incluido: [...]

4  Lugar de trabajo
   [presencial / remoto / mixto, accesos necesarios]

5  Tareas y paquetes de trabajo
   PT1 [nombre], esfuerzo [h]
   PT2 [nombre], esfuerzo [h]

6  Hitos
   H1 [nombre], [semanas o días tras la firma]
   H2 [nombre], [...]

7  Entregables
   [resultado], [formato, cantidad], vence en [hito]

8  Cronograma
   Inicio: [x semanas tras la firma]   Duración: [x semanas]
   Revisiones: [fechas]

9  Normas y pruebas
   [normas, requisitos legales, procedimientos de prueba]

10 Criterios de aceptación
   [criterio medible por entregable]

11 Requisitos y obligaciones del cliente
   [infraestructura, persona de contacto, tiempo dedicado]

12 Precio y pagos
   Modelo de precio: [precio fijo / tiempo y materiales / T&M con tope]
   Calendario de pagos: [% e importe por hito]

13 Otros
   Procedimiento de cambios: [forma, plazo, tarifa por hora]
   Gastos de viaje, soporte posterior: [...]

14 Cierre y firmas
   Aceptado por: [nombre, función]
   Cliente: ________________  Fecha: ______
   Proveedor: ______________  Fecha: ______

¿Qué tipos de declaraciones de trabajo existen?

Las declaraciones de trabajo varían según el tipo de proyecto; la estructura de 14 apartados se mantiene. El énfasis depende del sector:

• Implantación de TI: pasos de integración, entornos de prueba, pruebas de aceptación de usuarios y protección de datos según el RGPD, como en el ejemplo.
• Servicios de dirección de proyectos: horas semanales de la dirección del proyecto, responsabilidad sobre informes, presupuesto y riesgos, y el enfoque (cascada, ágil o híbrido).
• Proyecto de construcción: normas de edificación, visitas de obra, requisitos de seguridad, materiales y un cronograma desde la preparación del terreno hasta la recepción final.
• Proyecto interno: mejora de procesos o implantación de software entre departamentos. Aquí el acta de constitución sustituye al contrato; el SOW sigue definiendo alcance, plazos y aceptación.

¿Cómo convertir un SOW en un plan de proyecto con Merlin Project?

Un SOW firmado se convierte en plan de proyecto trasladando uno a uno los paquetes de trabajo, los hitos y los criterios de aceptación a la estructura del proyecto. En Merlin Project, proceda así:

1. Copiar la estructura: Cree cada paquete de trabajo como grupo y los hitos H1 a H4 en la división del trabajo. Si primero reunió los apartados en el mapa mental, cambie a Visualización > División del trabajo > Entrada; Merlin Project convierte todos los nodos en actividades y grupos (consulte del mapa mental al plan de proyecto). Puede descargar los 14 apartados como archivo de Merlin Project, en inglés.
2. Guardar el SOW: Adjunte el documento firmado con Insertar > Adjunto > Archivo al hito «Contrato firmado». El adjunto conserva todas las versiones del archivo como historial de revisiones.
3. Hacer comprobables los criterios de aceptación: Adjunte los criterios del apartado 10 como Lista de comprobación al hito de aceptación. La lista muestra el estado Planificada, En curso, Vencida o Completada.
4. Reflejar el calendario de pagos: Introduzca el importe acordado en el inspector de finanzas, pestaña Presupuesto, en Aprobado, y repártalo entre los hitos.

El SOW dentro del documento de proyecto

La vista Adjuntos reúne todas las listas de comprobación, archivos y riesgos de su proyecto. La columna Adjuntado a muestra a qué actividad o hito pertenece cada adjunto. Así encuentra el SOW, la lista de aceptación y los riesgos abiertos en un solo lugar. Pruebe Merlin Project gratis durante 30 días.

Firmas: el último paso

Un SOW sin firmas no obliga a nadie. Haga que todas las partes clave firmen antes de empezar el trabajo:

• Responsables del proyecto o dirección
• Proveedores o representantes de terceros
• Jefes de equipo, si asumen responsabilidad directa

El SOW firmado es su prueba en caso de conflicto: documenta el acuerdo sobre alcance, cronograma y criterios de aceptación.

Fuentes

• DIN 69901-5:2009-01, Gestión de proyectos, sistemas de gestión de proyectos, parte 5: conceptos (definiciones de Lastenheft y Pflichtenheft)
• Project Management Institute: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), 6.ª edición, capítulo 12 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
• Computerworld: How to write a statement of work
• ProjectManager.com: Statement of Work Definition & Examples

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