Antes de terminar la semana hacemos una pequeña pausa en la cocina del café para charlar entre colegas. Así entendemos nuestra serie de artículos "5 preguntas a", en la que entrevistamos a gestores de proyectos experimentados sobre sus mejores prácticas.
Hoy hablamos con Falk Schmidt, consultor de gestión de proyectos y coach de innovación. Lleva más de 20 años acompañando a empresas en la implementación de proyectos de digitalización; desde 2011 lo hace con su propia empresa. Comparte su experiencia como coach con jóvenes directores de proyectos.
1. ¿Cuál es tu método de gestión de proyectos preferido?
En mi opinión, no existe "el método". La gestión de proyectos es un oficio. Y para ello se necesita, siguiendo con la metáfora, por un lado una caja de herramientas bien surtida y, por otro, el conocimiento y la experiencia para afrontar cada situación o proyecto con el conjunto de herramientas más adecuado. En general, llevo unos 10 años trabajando bien con un enfoque híbrido: tan ágil como sea posible, integrando los métodos (clásicos) predominantes en muchos clientes. Mis herramientas favoritas dentro de esa caja son Scrum y PRINCE2.
2. ¿Utilizas software para proyectos de mayor envergadura y, si es así, cuál?
En los grandes clientes, la suite de Microsoft suele ser la más demandada. Ante todo Excel, por supuesto, y el inevitable Project, además de SharePoint (cuyo potencial lamentablemente no se aprovecha con suficiente profundidad con demasiada frecuencia) y OneNote. Afortunadamente, cada vez es más habitual poder utilizar herramientas como Jira. Como usuario de Mac, en las empresas alemanas uno sigue siendo un tanto exótico, por lo que las herramientas basadas en Mac que valoro solo se utilizan en proyectos que llevamos a cabo de forma autónoma para clientes (medianos). Para la planificación están Merlin y Goalscape o XMind; además, Twist (y en parte también Slack) para la comunicación del equipo y un entorno NextCloud seguro.
3. ¿Cuál es tu ritual favorito en el proyecto?
Todo lo que ayude a mejorar al equipo:
- Daily stand-ups con una buena moderación
- Igualmente importante: reuniones informales (after-work) de carácter voluntario. Siempre sorprende el "impulso" que algo así da a la cohesión del equipo. También es valioso: compartir la pausa del almuerzo con cada persona del entorno del proyecto.
- Y: "Management by walking around"
4. ¿Cuál crees que es uno de los factores más infravalorados para el éxito de un proyecto?
Las personas, el liderazgo y la comunicación. Con frecuencia pasamos por alto que las personas aportan fortalezas y debilidades individuales que dotan al equipo de una dinámica específica. El liderazgo es entonces un servicio al equipo ("servant leadership"), porque no se trata de decirle a la gente qué hacer y cómo, sino de definir el objetivo común y crear las condiciones para alcanzarlo.
5. ¿Cuál es tu mayor pérdida de tiempo?
- Reuniones sin estructura ni disciplina
- Activismo en lugar de una planificación sensata y los esfuerzos resultantes para corregir errores
- Burocracia por la burocracia misma (el clásico: tras el cierre exitoso de un proyecto, hay que montar rápidamente el plan del proyecto en MS Project porque la auditoría lo exige.)
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