Antes de despedirnos del trabajo por el fin de semana, hacemos una breve parada en la cocina para charlar con colegas sobre sus mejores prácticas en gestión de proyectos. Así concebimos nuestra serie de entrevistas "5 preguntas a", en la que hablamos con project managers experimentados sobre sus métodos y rutinas.
Hoy conversamos con Philippe Lauper. Es fundador y director general de la consultora Prefix, que apoya a sus clientes con un método propio de gestión de proyectos. El enfoque de Prefix es adecuado tanto para proyectos tradicionales como ágiles. Philippe Lauper también transmite su metodología en talleres de formación.
1. ¿Cuál es su método de gestión de proyectos preferido?
He desarrollado mi propio método a partir de mi experiencia práctica. Lo utilizo en el trabajo con clientes y también lo enseño en talleres. Puede aplicarse a planificaciones tradicionales y ágiles, y hasta ahora ha funcionado en todos los proyectos que he gestionado. Me alegra poder seguir mejorándolo en el futuro gracias al feedback de los clientes y a la experiencia en campo.
2. ¿Utiliza software para proyectos de mayor envergadura y, si es así, cuál?
Parte de mi trabajo consiste en ayudar a mis clientes a elegir las herramientas más adecuadas para su proyecto. Para la planificación temporal, a veces la mejor herramienta es un tablero Kanban, a veces basta con una lista sencilla y a veces se necesita un software específico. Y en ocasiones es una combinación de los tres elementos. Tengo experiencia con gestión visual, soluciones basadas en la nube y software independiente. En cada caso, la elección del software dependió del proyecto: su complejidad, el entorno, el rendimiento, el equipo y los estándares exigidos por la organización.
3. ¿Cuál es su ritual favorito en un proyecto?
Mi rutina favorita es la fase de definición. Es también la que más solicitan mis clientes. Me gusta partir de una idea sencilla o de un boceto en un mantel de papel y transformarlo en un plan de proyecto. Disfruto de las discusiones iniciales con el cliente, en las que descubre requisitos de los que ni siquiera era consciente. En esta fase recopilo información y la estructuro junto con el cliente hasta que, a partir de la idea inicial, obtenemos un proyecto claramente definido.
4. ¿Cuál es, en su opinión, el factor más subestimado para el éxito de un proyecto?
Observo dos factores principales que tienen un impacto muy negativo en un proyecto.
El primero es la fase de definición, tal como la he descrito. Con frecuencia veo project managers que no se toman el tiempo necesario para definir el alcance y se lanzan directamente a las tareas. También veo con frecuencia a project managers que aplican sistemáticamente la misma metodología a todos los proyectos y que luego se esfuerzan por adaptarla a proyectos o situaciones para los que claramente no es la más adecuada.
El segundo factor es el factor humano. Con ello me refiero a todo lo que las herramientas de gestión de proyectos no cubren, es decir, esencialmente las habilidades interpersonales del project manager. Veo con frecuencia a project managers que se esconden tras sus herramientas y no perciben la necesidad de motivar a su equipo ni de mantener una comunicación adecuada con los interesados.
Estos dos factores casi siempre derivan en retrasos, resultados deficientes y frustración en el equipo.
5. ¿Cuál es su mayor ladrón de tiempo?
La elección de la metodología y las herramientas de gestión de proyectos, y su posterior aplicación. Al inicio de un proyecto siempre recomiendo las herramientas más sencillas posibles y solo añado complejidad cuando es absolutamente necesario.
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