Justo antes del fin de semana, hacemos una pequeña pausa en la cocina del café para charlar entre colegas. Así concebimos nuestra serie de artículos "5 preguntas a", en la que consultamos a gestores de proyectos experimentados sobre sus buenas prácticas.
Hoy nos encontramos con Jeff Questad. Es Senior Public Relationship Manager en Backbeat Media en Austin, Texas. La gestión de proyectos lleva más de una década siendo una parte importante de su actividad.
1. Sr. Questad, ¿cuál es su método de gestión de proyectos preferido?
En mi trabajo tengo pocos proyectos a largo plazo, pero sí numerosas tareas diarias. No utilizo software de gestión de proyectos como tal. Empleo una combinación de herramientas digitales y analógicas para organizar mis tareas. Para registrar las tareas diarias utilizo aplicaciones digitales, aunque también anoto algunas a mano en un cuaderno para abordarlas de forma específica. Mi bandeja de entrada digital es Things. BusyCal y un sencillo bloc de espiral me ayudan a organizar el resto de mis tareas.
Como mucha gente, creo que mi trabajo es único y que es difícil para una aplicación reflejar todos mis procesos. Por eso tiendo a combinar cosas y a crear mis propios procesos a partir de ellas.
2. ¿Utiliza software para proyectos más grandes y, en caso afirmativo, cuál?
Things es más bien un gestor de tareas; me permite planificar mis tareas, aunque no lo uso con frecuencia, ya que raramente gestiono proyectos complejos.
Me he interesado más por el software de gestión de proyectos cuando he trabajado más estrechamente con otros. Nuestra empresa cuenta con un pequeño equipo de autónomos que se autogestionan. Cuando colaboramos, a veces es importante asignar tareas a otros, y las aplicaciones pueden garantizar que el proyecto avanza. Por ejemplo, si se realizan cambios en una base de datos en mi equipo, quiero que otras personas puedan continuar con mi tarea. En ese caso tiene sentido disponer de un software de gestión de proyectos a través del cual otros puedan avanzar en mi tarea.
Si utilizara un software de gestión de proyectos, elegiría uno gratuito o de bajo coste que sea fácil de usar, aunque tenga menos funciones. Nosotros no trabajamos en proyectos tan complejos y tampoco necesitamos un software de gestión de proyectos típico.
3. ¿Cuál es su ritual favorito en un proyecto?
Llevo un diario de logros con mis tareas diarias. Para mí es importante hacer una revisión semanal y mensual de lo que he conseguido. El diario y también mi registro de actividad en Things me motivan mucho cuando puedo ver mis éxitos de esta manera.
Además, soy más planificador que ejecutor. Me pierdo con facilidad en la planificación de tareas o proyectos y luego pierdo impulso en la ejecución. Esto significa: me encanta planificar, y una aplicación con muchas funciones de planificación sería un verdadero devorador de tiempo para mí. Si dota su aplicación de muchas funciones, me hará feliz, pero probablemente también menos productivo. :)
4. ¿Cuál es, en su opinión, uno de los factores más subestimados para el éxito de un proyecto?
Para ser honesto: es la energía y el bienestar. Experimento bastante con la forma en que organizo mi trabajo; me pongo a prueba para mantenerme concentrado. Pero creo que no hay ninguna aplicación en el mundo que ayude tanto como madrugar, dormir bien, hacer deporte, tomar descansos, beber suficiente agua y respirar aire fresco. No hay ninguna función que pueda añadir a Merlin Project que contribuya tanto a mi éxito profesional como mi bienestar personal.
También he aprendido que los procesos son más importantes que los resultados. Gestiono mis objetivos no concentrándome en ellos, sino enfocándome en el proceso. En lugar de pensar en cómo perder 10 kilos, prefiero pensar en los paseos diarios con el perro, en comer suficientes verduras y en beber mucha agua. Cuando me concentro en resultados como cifras de ventas, me abruma rápidamente. Por eso me centro en procesos más pequeños y confío en que alcanzaré el objetivo si sigo el proceso.
5. ¿Cuál es su mayor ladrón de tiempo?
Mi mayor ladrón de tiempo es no saber claramente por la mañana con qué tarea empezar. Me ayuda mucho planificar el día con antelación y tener ya esbozadas algunas tareas en mi cuaderno por la mañana. Cuando llego al trabajo con una idea clara de lo que quiero hacer, me pongo en marcha rápidamente y voy cogiendo impulso. Dicho de otro modo: mi mayor ladrón de tiempo es no saber qué debería hacer. Prefiero planificar mi día la víspera, cuando estoy "en caliente", en lugar de por la mañana, cuando todavía estoy "en frío".
Muchas gracias por su tiempo y mucho éxito en su próximo proyecto.
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