Le time blocking (ou blocage de temps) est une méthode de gestion du temps dans laquelle vous découpez à l'avance votre journée de travail en blocs fixes et attribuez à chaque bloc une tâche ou un type de travail. Cal Newport, professeur d'informatique à l'université de Georgetown, l'a popularisée avec son livre « Deep Work » (2016). Il consacre chaque soir 10 à 20 minutes à planifier le lendemain.
Qu'est-ce que le time blocking ?
Le time blocking consiste à planifier votre journée en blocs de temps : au lieu de travailler à partir d'une liste de tâches ouverte, vous fixez dans votre agenda quand vous travaillez sur quoi. Chaque bloc a un seul objectif, par exemple le travail concentré, les réunions ou les e-mails regroupés.
La méthode réunit deux outils habituellement séparés : la liste de tâches et l'agenda. Seul le bloc donne à une tâche un horaire et une durée, et vous voyez tout de suite si votre journée peut l'accueillir.
Cal Newport décrit sa façon de faire ainsi : il partage une feuille en deux colonnes, attribue deux lignes à chaque heure et inscrit des tâches précises dans les blocs. La seconde colonne reste libre pour les corrections lorsque la journée ne se déroule pas comme prévu (Cal Newport : Deep Habits, 2013). Le time blocking fait partie des techniques présentées dans notre vue d'ensemble de la gestion du temps.
À quoi ressemble une journée en time blocking ?
Une journée en time blocking est découpée sans trou en blocs avec horaire, objectif et durée, pauses et marges comprises. L'exemple suivant montre le mardi d'une cheffe de projet qui pilote, pour un cabinet d'architecture, la construction d'un immeuble de logements.
| Horaire | Bloc | Contenu | Durée |
|---|---|---|---|
| 7 h 30 à 8 h 00 | Planification | Revoir le plan, fixer les priorités | 30 min |
| 8 h 00 à 10 h 00 | Bloc de concentration 1 | Mettre à jour le planning, vérifier un avenant | 120 min |
| 10 h 00 à 10 h 15 | Marge | Débordement du bloc 1 | 15 min |
| 10 h 15 à 11 h 00 | Réunion | Réunion hebdomadaire avec les bureaux d'études | 45 min |
| 11 h 00 à 12 h 00 | Communication | E-mails et rappels regroupés | 60 min |
| 12 h 00 à 12 h 30 | Pause | Déjeuner | 30 min |
| 12 h 30 à 13 h 45 | Réunion | Visite de chantier | 75 min |
| 13 h 45 à 14 h 00 | Marge | Trajet, notes de la visite | 15 min |
| 14 h 00 à 16 h 00 | Bloc de concentration 2 | Contrôle des coûts, vérification des factures | 120 min |
| 16 h 00 à 16 h 30 | Communication | Validations et questions | 30 min |
| 16 h 30 à 17 h 00 | Planification | Bilan du jour, plan du lendemain | 30 min |
Barre de journée : le time blocking d'une cheffe de projet
Mardi, de 7 h 30 à 17 h 00, la hauteur des blocs correspond à leur durée
Ce qui fait tenir la journée :
- Des blocs de concentration d'un seul tenant : deux blocs de 120 minutes se trouvent là où aucune réunion ne vient interrompre. Le premier commence avant la réunion hebdomadaire, pour que le planning à jour serve de base à la réunion.
- Une communication regroupée : e-mails et rappels passent dans deux blocs fixes de 90 minutes au total. En dehors, la messagerie reste fermée.
- Des marges juste après les blocs qui risquent de déborder : 15 minutes suivent le premier bloc de concentration et la visite de chantier.
- De la planification au début et à la fin : les 30 dernières minutes préparent le lendemain, comme le décrit Newport.
Comment créer un planning en time blocking ?
Vous créez un planning en time blocking en inscrivant d'abord les rendez-vous fixes, en plaçant les tâches à plus fort impact dans des blocs de concentration et en regroupant les petites tâches. Planifiez la veille et ajustez le plan dès que la journée change.
- Inscrire les rendez-vous fixes : réunions, visites de chantier et échéances entrent d'abord dans l'agenda.
- Choisir les tâches les plus importantes : quelles une ou deux tâches font le plus avancer le projet aujourd'hui ? La matrice Eisenhower et le principe de Pareto vous aident à choisir.
- Réserver des blocs de concentration : prévoyez des blocs longs d'un seul tenant aux heures les plus calmes de votre journée, dans l'exemple deux blocs de 120 minutes.
- Regrouper les petites tâches : e-mails, rappels et administration ont leurs propres blocs.
- Prévoir marges et pauses : placez des marges après les blocs dont la durée est difficile à estimer.
- Replanifier le soir : déplacez ce qui est resté en suspens et construisez le plan du lendemain.
Quelles variantes du time blocking existent ?
Les trois variantes les plus connues du time blocking sont le task batching, le day theming et le timeboxing. Elles se distinguent par ce qu'un bloc regroupe : des tâches similaires, une journée entière par thème ou une limite de temps fixe pour une seule tâche.
| Variante | Ce que fixe le bloc | Exemple tiré d'un projet |
|---|---|---|
| Task batching (regroupement de tâches) | Des petites tâches similaires dans un bloc | Tous les rappels aux bureaux d'études de 11 h à 12 h |
| Day theming (journées thématiques) | Un thème pour une journée entière | Lundi planification et appels d'offres, jeudi chantier |
| Timeboxing | Une limite de temps fixe pour une tâche | Comparer les offres en 45 minutes maximum, puis décider |
Time blocking ou timeboxing : quelle différence ?
Le time blocking fixe quand vous travaillez sur quelque chose. Le timeboxing fixe combien de temps une tâche peut durer au maximum : quand le temps est écoulé, le travail s'arrête et vous évaluez le résultat. Les deux méthodes se combinent.
En gestion de projet, le timeboxing est connu grâce à Scrum. Le Scrum Guide 2020 définit les sprints comme des événements de durée fixe d'un mois ou moins, et le Daily Scrum dure 15 minutes. Notre glossaire présente le sprint plus en détail.
| Time blocking | Timeboxing | |
|---|---|---|
| Question directrice | Quand est-ce que je travaille sur quoi ? | Combien de temps cela peut-il durer ? |
| Unité | Bloc d'agenda avec horaire | Limite de temps pour une tâche ou un événement |
| Fin du bloc | La tâche passe au prochain bloc libre | Le travail s'arrête, le résultat est évalué |
| Usage typique | Planification personnelle de la journée | Réunions, sprints, décisions |
Le time blocking est-il efficace ?
Le time blocking est efficace si vous gardez des estimations réalistes et adaptez le plan en cas d'imprévu. Nous n'avons pas trouvé d'études contrôlées sur le time blocking lui-même ; deux résultats de recherche bien documentés appuient toutefois son mécanisme.
- Les plans concrets fonctionnent : une méta-analyse de Peter Gollwitzer et Paschal Sheeran portant sur 94 tests indépendants montre un effet moyen à fort sur l'atteinte des objectifs pour les plans « si-alors » qui fixent le quand et le où (d = 0,65) (Gollwitzer et Sheeran, 2006). Un bloc de temps est un plan de ce type.
- Les estimations sont trop optimistes : dans une étude de Roger Buehler et de ses collègues, 37 étudiants estimaient terminer leur mémoire en 33,9 jours. Ils ont en réalité mis 55,5 jours, et seuls 29,7 % ont respecté leur estimation (Buehler, Griffin et Ross, 1994). C'est pourquoi tout planning en blocs a besoin de marges.
Newport estime lui-même qu'une semaine de 40 heures en time blocking produit autant qu'une semaine de 60 heures sans structure. Il ne fournit aucune donnée pour ce chiffre ; il reflète son expérience personnelle.
Quels sont les avantages et les inconvénients du time blocking ?
Le time blocking protège du temps pour le travail concentré et montre si votre journée peut accueillir les tâches prévues. Le prix à payer : un effort de planification et moins de place pour l'imprévu.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Du temps protégé pour le travail concentré | Une planification rigide laisse peu de place aux demandes spontanées |
| Moins de changements de contexte grâce aux petites tâches regroupées | Des estimations trop optimistes créent de la pression |
| Une vision réaliste du temps disponible | 10 à 20 minutes de planification chaque soir |
| Moins de procrastination, car chaque tâche a son créneau | Difficile à tenir quand d'autres remplissent votre agenda |
Conseils contre les inconvénients : gardez des marges libres, dans l'exemple 30 minutes par jour, et augmentez-les si des blocs débordent régulièrement. Annoncez vos blocs de concentration à l'équipe, par exemple comme rendez-vous dans l'agenda partagé. Si vous préférez les cartes aux horaires, le kanban personnel est une alternative.
Comment Merlin Project soutient-il le time blocking ?
Merlin Project planifie le travail du projet uniquement dans les horaires que vous définissez pour une ressource. Si vous saisissez les blocs de concentration d'une personne comme intervalles de travail dans son calendrier de ressource, le plan de projet calcule exactement avec les heures que le time blocking réserve au travail de projet.
Voici comment procéder :
- Sélectionner la ressource : dans la vue Ressources, sélectionnez la cheffe de projet et ouvrez l'onglet Calendrier dans l'inspecteur.
- Définir les intervalles de travail : sous Complément de ressource, dans la section Semaine normale, définissez les Intervalles de travail de chaque jour, dans l'exemple de 8 h à 10 h et de 14 h à 16 h. Merlin affiche le total, ici 4 heures.
- Vérifier l'utilisation : affectez des activités à la cheffe de projet. Si le travail dépasse ses heures de concentration, la colonne État de la vue Ressources la classe comme Surutilisé.
Vous continuez à gérer les blocs eux-mêmes dans votre agenda. Merlin veille à ce que les dates de fin du plan de projet reposent sur les heures que vos blocs de concentration offrent réellement. Notre glossaire explique le rôle d'un calendrier des ressources.
Les blocs de concentration comme intervalles de travail
Dans l'onglet Calendrier de l'inspecteur de ressource, vous tracez les intervalles de travail de chaque jour sur la barre des heures. Les exceptions comme les congés ou les jours de formation se saisissent dans la section Exceptions. La leçon Mise en place des ressources le montre pas à pas, et l'article ressources à temps plein et à temps partiel explique les modèles à temps partiel.
Si vous avez des questions sur cet article de blog ou si vous souhaitez en discuter, nous attendons avec impatience votre contribution dans notre forum.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la méthode time blocking ?
Le time blocking est une méthode de gestion du temps dans laquelle vous découpez à l'avance votre journée en blocs fixes et attribuez à chaque bloc une tâche ou un type de travail. Cal Newport l'a popularisée avec son livre Deep Work (2016).
Combien de temps doit durer un bloc ?
Il n'existe pas de règle fixe. Cal Newport planifie avec deux lignes par heure, donc par tranches d'une demi-heure. Dans l'exemple de cet article, les blocs de concentration durent 120 minutes et les blocs de communication 30 à 60 minutes. Ajustez la durée dès que vous voyez quels blocs débordent régulièrement.
Le time blocking est-il efficace ?
Le time blocking fonctionne si vos estimations sont réalistes et si vous prévoyez des marges. La recherche sur les plans concrets précisant le quand et le où montre un effet moyen à fort sur l'atteinte des objectifs (d = 0,65 sur 94 tests). En même temps, nous sous-estimons nettement la durée des tâches ; tout plan a donc besoin de marges.
Quelle différence entre time blocking et timeboxing ?
Le time blocking fixe quand vous travaillez sur une tâche. Le timeboxing fixe combien de temps elle peut durer au maximum. Quand le temps est écoulé, le travail s'arrête et vous évaluez le résultat.
Quels outils utiliser pour le time blocking ?
Pour la journée personnelle, un agenda papier ou numérique suffit. Pour la planification du projet, saisissez vos blocs de concentration dans Merlin Project comme intervalles de travail du calendrier de ressource, afin que les dates et l'utilisation se calculent avec le temps réellement disponible.
