Dos and Don'ts for Online Meetings

Surtout maintenant, alors que beaucoup ont adopté le télétravail en raison du coronavirus COVID-19, les réunions virtuelles via le web font partie de la vie professionnelle quotidienne. Après tout, même en ces temps, l'échange avec les collègues et le contact avec les clients restent importants.

Mais même avant cela, cette forme de conférence était déjà considérée comme flexible et efficace, en plus d'être respectueuse de l'environnement en éliminant les déplacements professionnels. Cependant, quelques règles de base doivent être respectées pour garantir que ces réunions en ligne augmentent réellement la productivité.

Pour les participants expérimentés aux conférences web, certains des conseils suivants peuvent sembler banals, mais l'expérience montre que même ce qui paraît évident est souvent oublié.

Vérification Technique

Avant de démarrer ou de participer à une conférence web, assurez-vous d'être vraiment familier avec la technologie. Rien n'est plus embarrassant si vous êtes l'hôte ou le modérateur d'une réunion en ligne et que vous jouez constamment avec l'interface, en ouvrant des fenêtres au hasard sur le bureau, etc. Il est tout aussi agaçant d'arriver en retard à une réunion parce que vous ne connaissez pas la technologie.

Mais vérifiez également votre équipement technologique. Peuvent-ils vraiment accéder à la salle de réunion en ligne ? La connexion Internet est-elle suffisamment stable ? Le logiciel et, éventuellement, la caméra fonctionnent-ils correctement ?

Préparation

De la même manière que des documents sont préparés à l'avance lors d'une réunion classique, les participants à une conférence web devraient également sauvegarder des matériaux tels que des images, des graphiques, des vidéos ou des textes sous une forme facilement accessible.

Éliminer les facteurs perturbateurs

C'est tout aussi important que lors de réunions en personne. Évitez les interruptions ou d'autres facteurs perturbateurs. Informez les tiers que vous êtes en conférence téléphonique afin de ne pas être dérangé.

Mettez votre téléphone en mode silencieux avant la réunion. Le téléphone qui sonne est un véritable "tueur de réunion" lors d'une vidéoconférence et dérange autant qu'en réunion "hors ligne".

Les bases de la conception des présentations

Que vous utilisiez PowerPoint ou Keynote, les règles de base de la présentation sont particulièrement importantes lors des conférences web :

• Le moins de texte possible sur une diapositive.
• Des polices claires.
• Une structuration claire et visuelle des niveaux du plan.
• Des diapositives numérotées.
• Un arrière-plan sobre.
• Pas d'animations complexes.
• Un pointeur de souris au repos. Le déplacer de manière erratique sur les diapositives est distrayant.

Ponctualité

En réalité, il va sans dire que l'exigence la plus importante est la ponctualité, comme partout ailleurs dans la vie professionnelle quotidienne. Être en retard est considéré comme un manque de courtoisie flagrant, non seulement en Allemagne, car vous volez quelque chose à quelqu'un que vous ne pouvez pas rendre : le temps. Si le retard est inévitable, les partenaires commerciaux doivent être prévenus à temps. Ainsi, ils pourront au moins utiliser efficacement le temps d'attente.

L'impression compte - Même virtuellement

Lors des conférences téléphoniques - Faites attention à la voix

Sans webcam, c'est-à-dire lorsque vous ne pouvez pas voir votre interlocuteur, il n'y a pas de langage corporel ni d'expressions faciales. Par conséquent, les participants doivent choisir leurs mots avec soin afin de ne pas être mal compris. Une prononciation claire et sans ambiguïté aide à se faire comprendre. Sourire aide, même au téléphone – on peut l'entendre.

Faites attention à votre tenue et vos gestes pendant les vidéoconférences

Si vous pouvez voir vos partenaires commerciaux, vous devriez choisir la tenue professionnelle habituelle, du moins dans les zones du corps captées par la webcam. Lors de vos interventions, évitez les gestes qui pourraient être mal interprétés par d'autres cultures. De plus, la caméra devrait être positionnée de manière à ce que vous regardiez directement l'objectif. De cette façon, les autres participants se sentiront également personnellement concernés. Il est également judicieux de choisir un arrière-plan approprié et de veiller à une bonne luminosité.

La modération est indispensable

Présentation des participants

Si tous les participants à la conférence ne sont pas connus, le modérateur devrait commencer la conférence web par une brève présentation. Cela crée une prise de conscience, car vous n'interagissez pas en personne. Tous les noms sont visibles dans la liste intégrée des participants. Cela vous permet de vous adresser individuellement à chacun.

Éviter les digressions

Pour éviter que la conférence web ne s'écarte du sujet, un modérateur est indispensable. Il doit définir un ordre du jour clair et ramener les participants au sujet principal à plusieurs reprises. En sollicitant régulièrement l'avis ou les suggestions des participants, le modérateur maintient leur attention et s'assure qu'ils suivent activement la conférence.

Mettre fin aux monologues

Le modérateur doit intervenir lorsqu'un participant tente de tenir un monologue interminable.

Qui parle ?

Lors des réunions en ligne sans transmission vidéo, vous devriez mentionner votre nom à chaque fois que vous prenez la parole. Après tout, de nombreux participants ne seront pas en mesure d'identifier facilement les voix.

Laissez-les finir leur phrase

En Allemagne, laisser les autres finir leur phrase est considéré comme l'une des règles les plus importantes de l'étiquette. Cependant, les monologues interminables peuvent être interrompus par des questions intercalées. La manière la plus polie d'interrompre quelqu'un est de poser une question fermée sur le sujet. Les questions importantes peuvent également être discutées en parallèle via le panneau de chat intégré. S'il ne reste plus de temps pour les questions-réponses, il est également possible de répondre aux questions ouvertes par écrit après la réunion.

Pas de multitâche

Évitez de faire d'autres choses en parallèle lors d'une réunion vidéo, même si vous ne participez pas activement. Vos collègues remarqueront si vous consultez Facebook, terminez un e-mail ou semblez simplement ennuyé – et cela peut être agaçant. D'ailleurs : même si des participants mangent pendant une vidéoconférence, cela distrait les autres et baisse la qualité de la réunion. Il vaut donc mieux garder votre encas de midi pour après la conférence.

Nettoyez votre bureau avant le partage d'écran

Si vous partagez votre bureau avec d'autres participants lors d'une réunion en ligne, assurez-vous que le bureau virtuel est également propre et bien rangé. Les bureaux en désordre et encombrés n'ont pas leur place dans une réunion professionnelle.

Différents pays, différentes coutumes

La vidéoconférence aide à prendre des décisions plus rapidement et à instaurer la confiance entre collègues et partenaires. Cependant, lors de réunions vidéo internationales, les participants doivent être conscients et tenir compte des caractéristiques culturelles propres à chaque pays. Il est également facile d'oublier que les partenaires peuvent travailler dans des fuseaux horaires différents.

Silence

Environnement silencieux

Un environnement silencieux est important pour le succès d'une conférence virtuelle. Rien n'est plus dérangeant que le bruit de fond, dont l'origine ne peut être identifiée par les participants.

Éviter les bruits dérangeants

Des rafraîchissements tels que le café ou d'autres boissons doivent être placés soigneusement sur la table de conférence. Trop près d'un microphone, le cliquetis ou tintement des tasses ou verres dérange durablement.

Utilisez le mode silencieux du microphone

Chaque souffle et halètement est transmis bruyamment, non seulement avec des casques ayant un microphone directement devant la bouche. Les téléphones transmettent également ce type de bruit de fond. Appuyez donc sur le bouton de sourdine sur le téléphone pendant que d'autres présentent ou récitent.

La brièveté est l'âme de l'esprit

Ce qui s'applique aux réunions classiques doit également être pris en compte dans l'espace virtuel : une conférence ne doit pas dépasser 90 minutes. Au-delà, l'attention des participants diminue drastiquement.