Planification d'événement réussie!

1. Développez l'objectif de l'événement
2. Définissez un budget
3. Déterminez le public, la date et le lieu de l'événement
4. Créez un plan d'événement
5. Définissez les processus administratifs
6. Identifiez les sponsors potentiels
7. Leçons apprises

Commencez par une séance de brainstorming pour définir le but et l'objectif de l'événement, les ressources disponibles et votre budget. N'oubliez pas que, bien qu'il soit important de couvrir tous les aspects pour ne rien omettre, il faut rester concis. Un plan d'affaires concis pour un événement apporte de la clarté, augmente les chances de son suivi et peut également servir de modèle pour de futurs événements. Créez une traçabilité claire pour faciliter le respect des directives et des exigences, car les membres de l'équipe et les détails de l'événement peuvent changer.

1. Développez l'objectif de l'événement

En plus des détails importants de l'événement tels que la date, l'heure, le lieu et d'autres aspects logistiques, il est essentiel de savoir ce que vous attendez de l'événement. Souhaitez-vous atteindre un objectif précis, comme la collecte de fonds ou l'éducation? Vous pourriez vouloir que votre événement remplisse plusieurs objectifs, tels que le lancement d'un produit, l'accroissement de la notoriété de votre marque et l'augmentation des ventes. En gardant le but de l'événement à l'esprit, vous pouvez élaborer une stratégie efficace pour atteindre cet objectif.

Un objectif d'événement clairement formulé vous aide à mesurer le succès de l'événement par la suite. Dans le cas d'un lancement de produit, cela se reflète dans les chiffres de vente. Le succès d'un festival se mesure par l'enthousiasme des participants et aussi par le nombre de billets vendus.

2. Définissez un budget

Le budget de l'événement est crucial car il détermine la concrétisation de votre idée. C'est pourquoi vous devez établir des priorités pour éviter que votre équipe ne perde du temps. Votre budget doit inclure des estimations pour tous les points importants listés dans votre plan d'événement. N'oubliez pas d'inclure les frais de déplacement et d'hébergement pour les intervenants, animateurs, invités, etc.

3. Déterminez le public, la date et le lieu de l'événement

Identifiez le public de votre événement, car il influence l'idée de l'événement, le lieu et la date. Vous ne voudriez pas organiser une fête en plein air en hiver ou une célébration privée familiale pendant les heures de travail. En connaissant votre public, vous pouvez aisément trouver le lieu approprié, l'invitation et la décoration adéquates, la bonne musique ou l'animation sur scène, ainsi que des repas et des boissons adaptés.

Prenez le temps nécessaire pour planifier l'événement. N'oubliez pas que la gestion d'événements est un domaine sujet à de nombreux changements et préparations.

4. Créez un plan d'événement

Ce plan doit couvrir tous les aspects de l'événement, notamment :

• la gestion du lieu, de la logistique et du catering (contrats, permis, assurances, etc.)
• les intervenants/animateurs (identification, confirmation, logistique & gestion)
• les activités/animations
• la publicité/promotion (en ligne & hors ligne, par exemple : site web & promotion en ligne; calendrier des événements; programmes imprimés; relations avec les médias; signalétique; réseaux sociaux, etc.)
• l'inscription (inscription en ligne, paiement et suivi; inscription sur place, etc.)
• la gestion des sponsors/partenaires
• la gestion des bénévoles

5. Définissez les processus administratifs

Autrement dit : Comment allez-vous suivre votre planification, vos inscriptions, votre budget, vos listes d'invités et d'intervenants, etc.?

Comme un événement comporte de nombreux éléments en constante évolution et implique plusieurs personnes, vous devez pouvoir gérer le plan d'événement et le rendre accessible à tous afin d'éviter toute perte d'information. Il est donc utile d'utiliser un logiciel approprié. Pour Merlin Project, vous trouverez par exemple des modèles de projet adaptés pour planifier un lancement de produit, un mariage ou une journée portes ouvertes.

6. Identifiez les sponsors potentiels

Existe-t-il des organisations avec lesquelles vous pourriez collaborer ou demander un sponsoring afin de couvrir les coûts et d'augmenter la participation potentielle? En impliquant d'autres personnes ou groupes dans votre événement, ils auront intérêt à diffuser le message et à contribuer au succès de l'événement. Le sponsoring peut se présenter sous forme de soutien financier ou de contributions en nature (par exemple, la prise en charge des coûts de catering ou de décoration de table).

7. Leçons apprises

Comme l'a dit un formateur allemand : "Après le match, avant le match". Ainsi, après l'événement, prenez le temps de l'évaluer avec votre équipe. Qu'est-ce qui a bien fonctionné, qu'est-ce qui peut être amélioré et qu'est-ce qu'il faut éviter à tout prix? Cette étape est cruciale pour que votre équipe puisse examiner le travail accompli et tirer des leçons pour les futurs événements.

Nous vous souhaitons beaucoup de succès pour votre prochain événement!