Une communication de projet claire et efficace
Grâce à de bons comptes-rendus de réunion

Tôt ou tard, cela arrive à tout le monde – même si ce n’est pas toujours bien accueilli : rédiger le compte-rendu d’une réunion. Si cela n’a pas été clarifié en amont, on désigne au plus tard au début de chaque réunion une personne chargée de prendre des notes. Les moyens pour ce faire sont multiples : certains préfèrent toujours le stylo et le papier, d’autres utilisent un logiciel de traitement de texte sur ordinateur portable ou tablette, tandis que d’autres enregistrent la réunion sans autre formalité.

Quel est l’objectif d’un compte-rendu de réunion ?
Quels types de comptes-rendus de réunion existe-t-il ?
Que doit contenir le compte-rendu d’une réunion ?
Merlin Project pour la rédaction des comptes-rendus
Conseils pour un compte-rendu de réunion parfait
Liens utiles

Quel est l’objectif d’un compte-rendu de réunion ?

Le compte-rendu d’une réunion (MOM) consigne ce qui s’est dit pendant la séance. Il ne s’agit pas de noter de manière exhaustive chaque minute ou chaque formulation. L’enjeu est plutôt de relever les points essentiels et de les présenter de manière concise, claire et précise.

• Qu’est-ce qui a été abordé et décidé ?
• Quelles sont les prochaines étapes à entreprendre ?
• Qui doit accomplir quelle tâche et pour quand ?

Beaucoup jugent cependant que c’est une contrainte superflue et n’en voient pas l’utilité. Cela est souvent dû au fait que les comptes-rendus donnent l’impression de ne pas être lus et de finir dans des dossiers poussiéreux ou dans les tréfonds des boîtes mails. Pourtant, lorsqu’ils sont bien réalisés, les comptes-rendus s’avèrent très utiles et favorisent une communication de projet claire et efficace :

• Les comptes-rendus récapitulent ce qui a été discuté.
  Lors de réunions qui durent plusieurs heures, il est difficile de se souvenir de tous les sujets abordés. Or, grâce au compte-rendu, tout peut être relu ultérieurement.

• Les comptes-rendus informent les participants absents.
  Ceux qui sont concernés par les décisions ou les discussions ne sont pas toujours présents. Tenter de transmettre oralement toutes les informations comporte un risque de malentendu (effet « téléphone arabe »). Le compte-rendu simplifie et accélère cette transmission tout en la rendant plus exhaustive.

• Les comptes-rendus apportent de la clarté.
  Si, par la suite, des désaccords surgissent sur la responsabilité de chacun ou sur les raisons d’une décision, il suffit de consulter le compte-rendu pour dissiper les doutes.

• Les comptes-rendus consignent les actions à entreprendre et les échéances.
  Qui doit faire quoi et pour quand ? Toutes ces informations figurent dans le compte-rendu et permettent de conserver une vue d’ensemble sur les mesures et délais convenus.

Quels types de comptes-rendus de réunion existe-t-il ?

Il existe de nombreuses formes de comptes-rendus. Elles diffèrent principalement selon les éléments consignés et le niveau de détail. Les types les plus courants sont le compte-rendu de décisions ou résumé, le compte-rendu analytique et le compte-rendu intégral, ainsi que, plus rarement, le compte-rendu rédigé de mémoire.

• Le compte-rendu de décisions (ou résumé) ne contient que des informations succinctes sur le contenu de la réunion et se concentre sur les résultats concrets. Quelles décisions ont été prises ? Quelles tâches ont été attribuées et à qui ?

• Dans un compte-rendu analytique, les principaux extraits sont reproduits sans être cités mot à mot, mais plutôt de façon fidèle au sens. Il présente les différentes discussions, les arguments et contre-arguments et indique le déroulement ainsi que le processus de prise de décision.

• Le compte-rendu intégral est la forme la plus détaillée et la plus exhaustive. Outre les discours des intervenants, tous les événements survenus pendant la réunion sont également consignés. Dans ce cas, il est judicieux d’enregistrer la réunion pour ne rien omettre.

• Le compte-rendu rédigé de mémoire est généralement une solution de secours. Il est établi a posteriori « de mémoire », par exemple parce qu’aucun accord n’avait été pris concernant la rédaction du compte-rendu.

Dans le cadre des projets, on utilise le plus souvent le compte-rendu de décisions (résumé) ou le compte-rendu analytique. Dans les deux cas, l’objectif est de distinguer les informations essentielles de celles qui le sont moins.

Que doit contenir le compte-rendu d’une réunion ?

Outre le contenu de la séance décrit ci-dessus, certains renseignements de base sont indispensables dans un compte-rendu :

1. Commencez par indiquer la date, le lieu, le nom des participants, le nom de la personne qui rédige (c’est-à-dire vous-même) et le sujet de la réunion (titre/objectif).
2. Ensuite, abordez les différents points traités et discutés – avec les remarques associées, à savoir la répartition des tâches, les décisions, mais aussi les contre-arguments et les questions encore en suspens. Si vous disposez d’un ordre du jour, il est utile de s’y référer pour structurer le compte-rendu.
3. Notez les étapes suivantes, par exemple la date de la prochaine réunion pour faire le point ou encore les objectifs qui doivent être atteints dans un certain délai.

Rédigez votre compte-rendu au présent pour donner au lecteur l’impression d’y assister en direct.

Utilisez notre modèle Word pour structurer tous les éléments de manière claire. Vous pouvez le télécharger gratuitement ici.

Merlin Project pour la rédaction des comptes-rendus – tout au même endroit

Utilisez-vous déjà Merlin Project pour organiser vos projets ? Pourquoi ne pas intégrer directement vos comptes-rendus de réunions de projet à votre plan sous forme de pièces jointes ? Vous pouvez également consigner ce qui a été discuté sur chaque point du plan de projet dans les pièces jointes à titre informatif. Ajoutez les tâches à venir et convenues sous forme de liste de contrôle.

Ou faites preuve de créativité : créez une activité ou même un jalon spécifique pour les réunions de projet et attribuez-y les participants en tant que ressources. Ensuite, enregistrez les éléments discutés en pièces jointes dans Merlin Project.

Vous pouvez aussi utiliser une carte heuristique pour rédiger le compte-rendu.

Téléchargez notre exemple de projet ici. Comme d’habitude avec Merlin Project, vous pouvez adapter le style à vos besoins.

Conseils pour un compte-rendu de réunion parfait

La tâche de rédiger le compte-rendu est généralement peu appréciée, car elle implique un travail supplémentaire et davantage de concentration. Vous ne pouvez plus simplement écouter d’une oreille distraite et participer le moins possible aux discussions. Vous devez au contraire suivre attentivement le débat, consigner les points essentiels et prendre note des décisions.

Voici quelques conseils qui vous aideront à rédiger un compte-rendu précis et vraiment utile :

1. Posez des questions

La personne chargée du compte-rendu doit toujours comprendre ce dont il est question à l’instant présent. Mais comme vous êtes occupé à écrire, vous pouvez passer à côté de certaines informations. Ce n’est pas grave tant que vous posez des questions pour obtenir tous les éléments importants. Cela vaut aussi si vous avez un doute sur un point. Mieux vaut demander des précisions immédiatement plutôt que de noter quelque chose d’erroné qui sèmera la confusion ultérieurement.

2. Utilisez des mots-clés et des abréviations

Pour suivre le rythme des échanges, il est conseillé de recourir à des mots-clés et des abréviations, afin de réduire le temps d’écriture. En revanche, assurez-vous de bien comprendre vos abréviations par la suite. Ne sacrifiez pas la clarté au profit de la vitesse.

3. Laissez suffisamment d’espace sur la page

Il n’y a rien de plus agaçant, en prenant des notes, que d’entendre : « Revenons-en un instant au sujet précédent… ». Si vous êtes déjà passé au point suivant dans votre prise de notes, vous devez maintenant insérer les nouvelles informations entre deux paragraphes. Prévoyez un espace à cette fin et laissez toujours un peu de marge pour d’éventuels ajouts.

4. Ne soyez pas trop exhaustif

Il s’agit surtout de consigner les décisions importantes ou la répartition des tâches. Concentrez-vous là-dessus. Il n’est pas nécessaire d’écrire mot pour mot tout ce qui est dit. Demandez-vous plutôt : Quel était l’objectif de la réunion et le résultat apparaît-il clairement dans le compte-rendu ? Après tout, il doit s’agir d’un résumé, et non d’une transcription mot à mot.

5. Restez objectif et factuel

En tant que rédacteur ou rédactrice du compte-rendu, il peut arriver que vous notiez des décisions auxquelles vous ne souscrivez pas. Cependant, l’objectivité est de mise. Les émotions – qu’il s’agisse des vôtres ou de celles des autres – n’ont pas leur place dans le compte-rendu. Il s’agit uniquement de ce qui a été dit, non de savoir si quelqu’un était en colère, triste ou satisfait.

6. Demandez un bref retour immédiat

À la fin de la réunion, il peut être utile de relire rapidement les points clés afin de vérifier leur exactitude. Si vous avez fait une erreur, vous pouvez la corriger aussitôt. Cela permet également de rappeler à tous ce qui a été décidé.

7. Ne remettez pas à plus tard la finalisation

Après la réunion, vous devez reformuler vos notes en phrases complètes. C’est un travail supplémentaire, mais mieux vaut le faire immédiatement. Même si vous le reportez à plus tard, la charge de travail reste la même, avec le risque d’oublier certains points.

Liens utiles

Vous trouverez également ici d’autres informations et conseils pour rédiger des comptes-rendus :

• Le département de Communication Studies de la San José State University a publié un Lesson Plan: How to Write Agendas and Meeting Minutes, accompagné d’une présentation PowerPoint de 17 pages.
• Vous pouvez également trouver des vidéos sur YouTube consacrées au sujet "Writing Meeting Minutes".