La ley de Pareto, también llamada principio de Pareto o regla 80/20, describe una distribución desigual: pocas causas explican la mayor parte de los efectos, como regla práctica el 20 % de las causas cerca del 80 % de los efectos. Vilfredo Pareto observó el patrón en la distribución de la riqueza en Italia. Joseph M. Juran lo trasladó a la gestión de la calidad a partir de los años cuarenta y le dio su nombre.
¿Qué es la ley de Pareto?
La ley de Pareto establece que los efectos casi nunca se reparten por igual entre sus causas: un pequeño grupo de causas, clientes, defectos o tareas produce la mayor parte del resultado. La cifra 80/20 resume este patrón; los valores reales los mide usted en su propio proyecto.
Tres puntos precisan la regla:
- Es una regla empírica. La distribución surge de los datos que usted recoge en su proyecto. En un caso, el 20 % de las causas explica el 80 % del efecto; en otro, el 30 % explica el 65 % o el 10 % explica el 90 %.
- Las dos cifras no tienen que sumar 100. El 20 % describe una parte de las causas y el 80 % una parte de los efectos. Son magnitudes distintas. En 2002, el director ejecutivo de Microsoft, Steve Ballmer, escribió tras analizar los informes de errores que cerca del 20 % de los bugs causaba el 80 % de todos los errores y el 1 % de los bugs, la mitad (memorando de Ballmer, octubre de 2002).
- La regla relaciona causas con efectos. La frase popular «el 80 % de los resultados procede del 20 % del esfuerzo» es un caso particular. Solo es válida si sus datos muestran que el esfuerzo se reparte así. La regla le indica dónde mirar primero. Ese 20 % importante sigue exigiendo toda su dedicación.
¿De dónde surge el principio de Pareto?
El principio de Pareto se remonta a dos personas: el economista Vilfredo Pareto, que describió la distribución desigual de la riqueza, y el experto en calidad Joseph M. Juran, que lo convirtió en un principio general de gestión y lo bautizó con el nombre de Pareto.
Vilfredo Pareto (1848 a 1923) enseñó economía en la Universidad de Lausana. En sus manuales, el Cours d'économie politique (1896/97) y el Manuale di economia politica (1906), estudió la distribución de la renta y la riqueza. La versión abreviada más conocida dice: en Italia, cerca del 20 % de la población poseía cerca del 80 % de la tierra (Wikipedia: Principio de Pareto). El propio Pareto aplicó su observación solo a la economía.
Joseph M. Juran (1904 a 2008) conoció los modelos de Pareto a finales de los años treinta, durante una visita a General Motors. En el Quality Control Handbook (primera edición, 1951) mostró que las pérdidas de calidad se reparten de forma tan desigual como la riqueza y llamó al patrón «principio de Pareto». También acuñó la expresión «the vital few and the trivial many», los pocos vitales y los muchos triviales. Más tarde sustituyó «trivial» por «useful» (útiles), porque el 80 % restante sigue necesitando trabajo. En 1974, Juran admitió que el nombre de Pareto fue un error: Pareto nunca generalizó el patrón, y las curvas acumuladas se deben al estadístico Max O. Lorenz (Juran: The Non-Pareto Principle, 1974). El nombre se mantuvo.
Juran convirtió el principio en una herramienta de la gestión de la calidad: si elimina primero los pocos tipos de defecto con mayores pérdidas, obtiene la mayor mejora con recursos limitados.
¿Qué es un análisis de Pareto?
Un análisis de Pareto ordena las causas por frecuencia o peso de mayor a menor, calcula el porcentaje acumulado de cada una y muestra el resultado en un diagrama de Pareto con barras y una línea acumulada. Así ve qué pocas causas debe abordar primero.
Se realiza en cinco pasos:
- Definir el efecto: ¿Qué mide? Por ejemplo, incidencias que retrasaron el calendario, defectos en la recepción de obra o sobrecostes.
- Clasificar las causas: Defina entre cinco y diez categorías bien diferenciadas y asigne cada incidencia a una sola.
- Contar y ordenar: Cuente las incidencias por categoría y ordénelas de mayor a menor.
- Acumular: Divida cada frecuencia entre el total y sume los porcentajes de arriba abajo.
- Trazar el límite: Las categorías hasta un 80 % acumulado aproximadamente son sus «pocos vitales». Para ellas planifica medidas primero.
¿Cómo se aplica la regla 80/20 en un proyecto de construcción?
La regla 80/20 se aplica analizando datos reales del proyecto: contar las causas, ordenarlas de mayor a menor y calcular el porcentaje acumulado. El siguiente ejemplo calculado muestra un análisis de Pareto de las causas de retraso en una obra.
Un estudio de arquitectura dirige la construcción de un edificio de 18 viviendas. La dirección de obra registró cada incidencia que retrasó una actividad como problema en la actividad afectada y le asignó una causa. Tras la estructura y los acabados hay 120 registros en siete categorías. Las cifras son un ejemplo construido.
| Puesto | Causa | Cantidad | Porcentaje | Acumulado |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Retraso en la entrega de material | 46 | 38,3 % | 38,3 % |
| 2 | Cambio de proyecto del cliente | 33 | 27,5 % | 65,8 % |
| 3 | Falta de aprobación | 15 | 12,5 % | 78,3 % |
| 4 | Climatología | 10 | 8,3 % | 86,7 % |
| 5 | Ausencia de subcontrata | 8 | 6,7 % | 93,3 % |
| 6 | Repaso de defectos | 5 | 4,2 % | 97,5 % |
| 7 | Requisito de la administración | 3 | 2,5 % | 100,0 % |
| Total | 120 | 100 % |
Diagrama de Pareto: causas de retraso en una obra
120 incidencias registradas, ordenadas de mayor a menor, con porcentaje acumulado
Cómo leer el resultado:
- Las dos causas principales, los retrasos de material y los cambios del cliente, son 2 de 7 categorías (28,6 %) y explican 79 de 120 incidencias (65,8 %).
- Tres causas alcanzan el 78,3 %. En este proyecto la distribución es de unos 43/78. Es el caso normal: los porcentajes exactos dependen del proyecto.
- Medidas para los «pocos vitales»: Fije las fechas de pedido como hitos con margen antes de la instalación. Acuerde con el cliente plazos de decisión por fase, para que los cambios lleguen antes. Dé a las aprobaciones actividades propias en el cronograma.
- No pierda de vista los «muchos útiles»: La climatología o los requisitos de la administración aparecen con menos frecuencia, pero en un caso concreto pueden salir más caros. Cuente también los días de retraso o los costes por causa cuando decida sobre el presupuesto.
¿Cómo se hace un análisis de Pareto en Merlin Project?
En Merlin Project, registre cada incidencia como adjunto de tipo Problema directamente en la actividad afectada, asígnele una Categoría y evalúe los problemas agrupados en la vista Adjuntos. Las cantidades de cada grupo las traslada a la tabla de Pareto.
- Registrar el problema: Seleccione la actividad retrasada y elija Insertar > Adjunto > Problema. En el inspector rellene Comunicado por, Asignado a y Solucionar antes de.
- Crear las causas como categorías: El campo Categoría incluye los valores General, Técnico, Empleados, Financiero y Entorno. Adapte la lista a sus causas en los ajustes del proyecto, en Listas de valores, por ejemplo «Retraso de material» o «Cambio del cliente».
- Filtrar los problemas: Abra la vista Adjuntos y elija Problemas en el menú desplegable de filtro.
- Agrupar por causa: Abra las agrupaciones de Merlin Project, cree una agrupación propia con + y, en Grupo, elija el campo Categoría detrás de por. Cuente los registros de cada grupo y ordene los grupos de mayor a menor.
- Convertir causas en riesgos: Para las dos o tres causas principales, añada en las siguientes fases de obra un adjunto de tipo Riesgo con probabilidad y contramedida. Así enlaza el análisis con la gestión de riesgos.
Filtrar problemas en Merlin Project
La vista Adjuntos reúne todos los problemas, riesgos y listas de comprobación de un proyecto en una tabla. Con el filtro Problemas solo ve las incidencias registradas y salta a la actividad correspondiente desde el menú contextual. Cómo se combinan los seis tipos de adjunto lo muestran los adjuntos en Merlin Project y la lección Gestión de adjuntos.
¿Dónde ayuda la regla 80/20 en la gestión de proyectos?
La regla 80/20 ayuda en cada fase del proyecto en la que usted decide adónde dirigir primero un tiempo y un presupuesto limitados. La pregunta guía es siempre: ¿qué pocos elementos determinan la mayor parte del resultado?
Inicio
Averigüe qué partes interesadas, requisitos o riesgos tienen más peso. Si pocas partes interesadas influyen en la mayoría de las decisiones, implíquelas desde el principio.
Planificación
Compruebe qué paquetes de trabajo concentran la mayor parte del coste, la duración o el valor del proyecto. Estime esos paquetes con más cuidado y deles margen y un plan de contingencia. Para priorizar en detalle, complementan el análisis la matriz de cuatro campos para priorizar y el método MoSCoW.
Ejecución
Analice problemas e incidencias de forma continua, como en la obra anterior. En cuanto una causa se acumule, actúe antes de que afecte al camino crítico.
Seguimiento y control
Limite sus informes a los pocos indicadores que mejor muestran el estado del proyecto, como los hitos críticos, la desviación de costes y los mayores riesgos abiertos.
Cierre
Use el análisis de Pareto para sus lecciones aprendidas: ¿qué pocas causas generaron la mayoría de los problemas y qué cambiará en el próximo proyecto?
¿Cómo se usa la ley de Pareto en la gestión del tiempo?
En la gestión del tiempo, la ley de Pareto se usa comprobando qué pocas tareas aportan más a sus objetivos y reservándoles tiempo fijo en el calendario. La distribución la obtiene de su propio trabajo, por ejemplo de una semana de registro de tiempos.
Durante una semana, anote en qué trabaja y qué resultado obtiene. Después marque las tareas que realmente hacen avanzar los proyectos. Ponga esas tareas en bloques de tiempo protegidos; nuestra guía de bloqueo de tiempo con un ejemplo de agenda diaria muestra cómo hacerlo. Agrupe el trabajo rutinario, como el correo o la administración, en bloques fijos en lugar de eliminarlo.
¿Qué límites tiene la ley de Pareto?
La ley de Pareto tiene límites porque solo es tan buena como los datos y las categorías en que se basa. Le muestra dónde mirar primero y no sustituye la evaluación de daños, costes y dependencias.
| Ventajas | Límites |
|---|---|
| Dirige el tiempo y el presupuesto escasos a las causas principales | Solo vale para los datos medidos; sin contar, el 80/20 es una suposición |
| Hace que las prioridades sean comprensibles para el equipo gracias a las cifras | La frecuencia no dice nada sobre la gravedad: causas poco frecuentes pueden salir más caras |
| Funciona con medios sencillos: contar, ordenar, acumular | Categorías demasiado amplias o demasiado finas distorsionan el resultado |
| Aporta una base para las lecciones aprendidas y la gestión de riesgos | Invita a descuidar los «muchos útiles», aunque también hay que atenderlos |
Si tiene alguna pregunta sobre este artículo del blog o desea debatirlo, esperamos su contribución en nuestro foro.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la ley de Pareto en pocas palabras?
La ley de Pareto dice que pocas causas producen la mayor parte de los efectos. Como regla práctica, cerca del 20 % de las causas explica cerca del 80 % de los efectos. Los valores exactos los obtiene de sus propios datos.
¿Es lo mismo la ley de Pareto, el principio de Pareto y la regla 80/20?
Sí. Los tres nombres describen la misma observación: los efectos se reparten de forma desigual entre sus causas. «Regla 80/20» es la forma abreviada; «análisis de Pareto» es el método para medir esa distribución.
¿Las cifras de la ley de Pareto tienen que sumar 100?
No. El 20 % se refiere a las causas y el 80 % a los efectos. Como las dos cifras miden magnitudes distintas, también son posibles repartos como 10/90, 30/65 o 1/50.
¿Qué ejemplos hay de la ley de Pareto?
Vilfredo Pareto describió que en Italia cerca del 20 % de la población poseía cerca del 80 % de la tierra. Joseph M. Juran mostró que pocos tipos de defecto causan la mayoría de las pérdidas de calidad. Microsoft constató en 2002 que cerca del 20 % de los bugs provocaba el 80 % de los errores. En la obra de este artículo, tres de siete causas explican el 78,3 % de los retrasos.
¿Quién inventó el principio de Pareto?
El economista Vilfredo Pareto observó la distribución desigual de la riqueza. El nombre «principio de Pareto» y su generalización a otros ámbitos proceden del experto en calidad Joseph M. Juran, en el Quality Control Handbook de 1951.
