¿Seguir o pasar página? Cómo decidir el destino de tu proyecto

Recientemente, apareció un artículo en nuestro periódico local que informaba del cierre de un restaurante a solo unos meses de su apertura. Las razones dadas por el operador fueron que, a pesar de la reacción positiva de los clientes, la explotación del restaurante no será rentable en un futuro próximo. Esto se debe al incremento general de precios y a la explosión de costos asociada.

Ciertamente, este es solo un caso entre muchos. Aquí se da por terminado un proyecto porque el operador no ve un futuro en la situación actual. Pero, ¿cuándo es el momento de considerar un proyecto un fracaso y ponerle fin? ¿Basta con que se haya agotado el presupuesto? ¿O solo debe abandonarse cuando ya no se pueda cumplir el objetivo del proyecto?

Qué conduce al fracaso de un proyecto

En el ejemplo del restaurante mencionado, las causas del cierre son influencias externas. El aumento de los costos de energía, alimentos y personal no se puede trasladar a los clientes debido a la actual mala situación económica en general. Además, los clientes no acuden porque ya no quieren o no pueden permitirse visitar el restaurante. Por lo tanto, los mayores costos se ven agravados por menores ingresos. Al menos, un restaurante debería generar suficiente beneficio para cubrir los costes de alquiler, energía, mercancía y personal, y permitir que el arrendador obtenga una ganancia con la que subsistir. Si a largo plazo este objetivo no es alcanzable de forma previsible y si no es posible ajustar la situación, lo correcto es poner punto final y dar por terminado el proyecto.

En nuestro ejemplo, el responsable es únicamente el operador del restaurante. Se complica más en proyectos grandes con muchos participantes. Se debería tomar la decisión, como tarde, cuando durante el transcurso del proyecto quede claro que el camino elegido no conducirá al éxito porque el proyecto ya va muy retrasado, los miembros esenciales del equipo parecen perder interés y, por último pero no menos importante, hay escollos técnicos.

Para reconducir el proyecto, todos los participantes tendrían que colaborar. Sin embargo, en un proyecto al borde del colapso, la armonía en el equipo ya se ha perdido hace tiempo. Si falta la armonía en el equipo, lo primero que se ve afectado es la comunicación. El equipo avanza sin coordinación, nadie quiere ser culpable del fracaso. Si a la falta de comunicación le siguen la obstinación, los prejuicios y un diseño erróneo, el camino hacia el abismo resulta casi imparable. El último obstáculo suele ser el capital ya invertido e irrecuperable, el tiempo perdido y la vergüenza de un proyecto fallido.

¿Aún hay esperanza para el proyecto?

Para decidirlo, deberías plantearte las siguientes preguntas clave:

• ¿Has realizado cambios internos o externos que podrían poner en peligro el proyecto?
  Tal vez puedas revertirlos para salvar el proyecto.

• ¿Los objetivos del proyecto son demasiado optimistas o incluso utópicos?
  Si son demasiado ambiciosos, hay que corregirlos, como mínimo, en este punto.

• ¿Funciona el equipo del proyecto? ¿Puede trabajar de forma eficaz?
  Aclara posibles problemas o plantéate sustituir a algunos o incluso a todos los integrantes del equipo.

• ¿Por qué no se cumple el calendario?
  Un análisis profundo podría revelar las razones y, con suerte, también una solución.

• ¿Quién puede ayudar?
  Un tercero ajeno al proyecto podría tener una visión completamente diferente de los problemas del mismo.

¿Cuándo es el momento de soltar?

A pesar de todos tus esfuerzos, a veces te das cuenta de que ya no hay nada que hacer. El proyecto no avanza ni retrocede. No puede completarse. Entonces llega el momento en que tú, como responsable de la gestión del proyecto, junto a tu equipo, debéis poner punto final y dar el proyecto por terminado.

Existe un proverbio que dice: "Más vale un final con horror que un horror sin final". Poner fin a un proyecto se parece mucho a arrancarse una tirita: tirar poco a poco no lo hace menos doloroso, sino que solo prolonga lo inevitable.

Déjalo ir. Al poner fin al proyecto fracasado, ofreces a todos los involucrados la oportunidad de un nuevo comienzo en otros proyectos y con nuevas tareas.

Conclusión

En el ejemplo inicial del cierre del restaurante, el responsable decidió dar este paso porque, a pesar de la inversión de tiempo y esfuerzo, no obtenía un beneficio empresarial. Tirar de la palanca de emergencia antes de llegar a la insolvencia es valiente, pero también la decisión correcta en ese momento.

Por doloroso que sea un proyecto fallido, el fracaso no tiene por qué ser algo malo, ¡siempre y cuando aprendas de tus errores!