Comunicación de proyectos clara y eficiente
Gracias a unas buenas actas de reunión

Tarde o temprano le tocará a cualquiera —aunque no siempre con gusto—: redactar las actas de una reunión. Si no se decide de antemano, al inicio de cada reunión se designa a una de las personas presentes para tomar notas. Existen múltiples métodos: algunos todavía prefieren papel y bolígrafo, otros usan programas de texto en portátiles o tabletas, y otros simplemente graban la reunión.

¿Cuál es el propósito de las actas de reunión?
¿Qué tipos de actas de reunión existen?
¿Qué deben contener las actas de una reunión?
Merlin Project para redactar actas
Consejos para unas actas de reunión perfectas
Enlaces útiles

¿Cuál es el propósito de las actas de reunión?

Las actas de una reunión (MOM) o sesión recogen el contenido de la misma. No se trata de anotar meticulosamente cada minuto o cada palabra, sino de identificar los puntos más importantes y presentarlos de manera breve, concisa y precisa.

• ¿Qué se discutió y qué se decidió?
• ¿Qué se debe hacer a continuación?
• ¿Quién debe completar qué tarea y para cuándo?

Aun así, muchos consideran que redactar actas supone un esfuerzo innecesario y no le ven sentido. Sobre todo, porque suele dar la impresión de que nadie las lee y terminan en carpetas polvorientas o perdidas en buzones de correo electrónicos. Sin embargo, si se implementan correctamente, las actas resultan muy útiles y contribuyen a una comunicación de proyectos clara y eficiente:

• Las actas de reunión resumen lo tratado.
  En reuniones de varias horas, casi nadie puede recordar todos los temas abordados. Sin embargo, con las actas es posible revisarlo todo posteriormente.

• Las actas de reunión informan a los participantes ausentes.
  No todas las personas afectadas por las decisiones y discusiones pueden estar siempre presentes. Intentar transmitir toda la información de forma oral conlleva el riesgo de malentendidos (el efecto del “teléfono roto”). Las actas facilitan, agilizan y hacen más completa esta transmisión.

• Las actas de reunión aportan claridad.
  Si después surgen discrepancias sobre quién asume determinada responsabilidad o por qué se tomó cierta decisión, puede aclararse fácilmente consultando las actas.

• Las actas de reunión registran las medidas y plazos.
  Gracias a las actas se puede determinar quién debe realizar qué tarea y hasta cuándo, facilitando así el seguimiento de las acciones y plazos acordados.

¿Qué tipos de actas de reunión existen?

Existen muchos tipos de actas. La diferencia principal radica en qué elementos se registran y hasta qué punto. Los tipos más frecuentes son las actas de resultados o actas breves, el acta de desarrollo y el acta literal, así como, en casos excepcionales, el acta de memoria.

• Las actas de resultados contienen solo información breve sobre el contenido de la reunión y se centran en los resultados reales. ¿Qué decisiones se tomaron? ¿Qué tareas se delegaron y a quién?

• Con un acta de desarrollo, se reproducen los puntos clave no de forma literal, sino de manera aproximada. Incluye las distintas discusiones, así como los argumentos y contraargumentos, mostrando cómo se desarrolló la conversación y el proceso de toma de decisiones.

• El acta literal es la versión más detallada y exhaustiva. Además de los discursos de los participantes, también se registran todos los demás eventos que ocurren durante la reunión. En este caso, resulta conveniente grabar la sesión para no omitir ningún detalle.

• El acta de memoria se redacta normalmente como una solución de emergencia. Se elabora a posteriori “de memoria”, por ejemplo, porque no se había acordado quién tomaría nota.

Los tipos de actas más utilizados en proyectos son las actas de resultados y las actas de desarrollo. Ambas tienen en común que buscan filtrar la información importante, separándola de la que no lo es tanto.

¿Qué deben contener las actas de una reunión?

Además del contenido descrito de la sesión, las actas también requieren información básica sobre la reunión:

1. Comience indicando la fecha, el lugar, los nombres de los participantes, el nombre de la persona que redacta las actas (es decir, usted) y el tema de la reunión (título/objetivo).
2. Luego incluya los diferentes puntos que se abordan y discuten —con sus comentarios correspondientes, es decir, asignación de tareas, decisiones, así como contraargumentos y cuestiones pendientes—. Si dispone de un orden del día, resulta útil seguir ese esquema.
3. Anote los pasos siguientes, por ejemplo, cuándo se llevará a cabo la próxima reunión para revisar el progreso o qué resultados se deben obtener antes de cierta fecha.

Redacte las actas en presente para dar al lector la sensación de estar participando “en vivo”.

Utilice nuestra plantilla de Word para estructurarlo todo de forma clara. Puede descargarla gratuitamente aquí.

Merlin Project para redactar actas – todo en un solo lugar

¿Ya utiliza Merlin Project para organizar sus proyectos? ¿Por qué no añadir directamente las actas de las reuniones del proyecto como un archivo adjunto a su plan? O bien, puede anotar lo debatido en los puntos individuales del plan de proyecto en los anexos como información. Agregue las tareas previstas y acordadas como una lista de comprobación.

O piense de forma diferente: puede crear las reuniones del proyecto como una actividad independiente o incluso como un hito y asignar a los participantes como recursos. Luego, registre lo discutido mediante anexos en Merlin Project.

Como alternativa, también puede utilizar un mapa mental para redactar las actas de una reunión.

Descargue nuestro proyecto de ejemplo aquí. Puede ajustar el estilo a sus necesidades, como es habitual con Merlin Project.

Consejos para unas actas de reunión perfectas

La tarea de redactar las actas suele ser impopular, pues implica un trabajo adicional y mayor concentración. Ya no puede simplemente dejarse llevar y participar lo mínimo posible en el debate. En su lugar, debe seguir la conversación con atención, anotar los hallazgos más importantes y dejar constancia de las decisiones.

A continuación, algunos consejos que pueden ayudarle a redactar un acta perfecta, y por ende útil:

1. Haga preguntas

Quien redacte las actas debe entender siempre de qué se está hablando en cada momento. Sin embargo, como también está ocupado escribiendo, puede que se pierda información. No pasa nada mientras pregunte para completar los detalles importantes. Esto también aplica si no está seguro de haber entendido bien un tema. Es preferible aclararlo de inmediato en lugar de incluir algo incorrecto que cause confusión más adelante.

2. Utilice palabras clave y abreviaturas

Para seguir el ritmo de la conversación, es aconsejable usar palabras clave y abreviaturas, de modo que se reduzca el tiempo de escritura. No obstante, asegúrese de recordar qué significan esas abreviaturas más tarde. La velocidad no debe ir en detrimento de la claridad.

3. Deje suficiente espacio en la hoja

No hay nada más molesto al redactar un acta que oír: “Volvamos un momento al tema anterior…”. Si ya ha pasado al punto siguiente en sus notas, ahora tendrá que encajar la información adicional entre líneas. Planifique un poco de espacio adicional y deje un margen para posibles agregados.

4. No se exceda

Se trata de registrar las decisiones realmente importantes y la asignación de tareas. Céntrese en eso. No es necesario anotar cada palabra para crear un acta completa. Pregúntese siempre: ¿Cuál era el propósito de la reunión y queda reflejado el resultado en las actas? Al fin y al cabo, se trata de un resumen, no de una transcripción literal.

5. Mantenga la objetividad y sea imparcial

Como responsable del acta, puede que le toque consignar decisiones con las que no esté de acuerdo. Aun así, la objetividad es primordial. Tampoco hay lugar para las emociones —ni las suyas ni las de los demás— en las actas. Solo importa lo que se ha dicho, no si alguien estaba enfadado, triste o satisfecho.

6. Pida una breve confirmación in situ

Al final de la reunión, puede ser útil leer rápidamente los resultados para verificar que todo sea correcto. Si hay algún error, se puede corregir de inmediato. Además, todos recuerdan de nuevo lo que se ha tratado.

7. No posponga la revisión final

Después de la reunión, es necesario pasar las notas a oraciones completas. Esto supone trabajo adicional, pero es mejor hacerlo justo después de la reunión. Aunque lo haga más tarde, seguirá siendo un esfuerzo extra y es posible que haya olvidado algunos puntos que pretendía anotar.

Enlaces útiles

Aquí dispone de información adicional y ayuda para redactar actas de reunión:

• El Department of Communication Studies de la San José State University publicó un Lesson Plan: How to Write Agendas and Meeting Minutes que incluye una presentación de PowerPoint de 17 páginas.
• También encontrará algunos vídeos en YouTube relacionados con el tema "Writing Meeting Minutes".