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Comment rédiger un bon résumé exécutif ?

résumé exécutif

L'ère de l'information a changé la manière dont les plans d'affaires, les propositions de projets et les rapports de recherche sont distribués et consommés. Aujourd'hui, de plus en plus de lecteurs voient ce contenu sous forme numérique sur un écran. Et dans le monde actuel, qui évolue rapidement, c'est précisément ce contenu qui fait souvent défaut. Cette méthode de consommation de contenu augmente le risque de perte d'informations importantes en raison du comportement de balayage et de défilement d'un public en ligne.

Il est donc d'autant plus important de créer un résumé court et concis du document et de le donner au lecteur sous forme de "résumé".

Qu'est-ce qu'un résumé exécutif ?

Le résumé exécutif tire son nom du fait qu'il était nécessaire d'attirer l'attention de la haute direction. Le personnel exécutif n'a pas eu le temps de lire chaque mot de chaque document. Ils doivent utiliser leur temps de manière efficace. Le bureau sans papier est certainement épargné par les piles de documents commerciaux à lire. Selon le secteur d'activité, il peut s'agir de documents commerciaux (plan d'entreprise, proposition de projet, rapport) ou de longs articles ou documents courants dans les communautés et les universités axées sur la recherche.

Néanmoins, le travail sur un texte volumineux, combiné à l'acquisition d'une compréhension de la terminologie technique, afin de prendre ensuite une décision sur la base de ce texte, reste très long. Si une décision négative est prise, elle est souvent considérée comme une perte de temps, ce qui crée un obstacle important pour traiter les textes et ne pas les rejeter d'emblée. C'est pourquoi il est utile de pouvoir d'abord traiter un résumé du contenu et de n'entrer dans les détails que si cela présente un intérêt supplémentaire.

Pourquoi rédiger un résumé ?

Utilisez le résumé pour créer un dossier commercial, soutenir une position ou raconter une histoire. Après avoir lu le résumé, le lecteur doit savoir comment le sujet l'affecte, comment il bénéficie à son travail, ses projets ou son entreprise.

Divers secteurs utilisent également les résumés comme moyen de communication, notamment les soins de santé, l'éducation, le gouvernement, la technologie, l'immobilier, la finance, le droit, le secteur à but non lucratif, etc. Un résumé ne concerne pas seulement un type d'information, il apparaît dans divers cas d'utilisation, par exemple :

  • Plans d'affaires
  • plans de lancement de produits
  • propositions de projets
  • rapports d'études de marché
  • études environnementales
  • Informations juridiques
  • Enquêtes sur le campus de l'université
  • Planification et évaluation des hôpitaux
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Bien entendu, un résumé des projets est également important. Un résumé introductif est très utile, surtout pour les rapports - les deux sont inclus dans Merlin Project. Essayez-le !

Comment rédiger un résumé

Un résumé résume le contenu d'un document de manière claire, concise (max. 2 pages) et concise et doit contenir les informations essentielles, les recommandations, les résultats et les états financiers. Il permet au lecteur de gagner du temps pour saisir le sujet, mais doit éveiller sa curiosité en lui donnant une vue d'ensemble des informations et des objectifs, c'est-à-dire l'objet du document de synthèse.

La création d'un résumé ne se limite pas à copier et coller des bribes d'informations importantes du document ou du rapport d'activité. Il se peut que ce soit la seule partie que votre public lise. Prenez donc le temps de rendre le résumé significatif et utile pour le lecteur.

Avant de commencer à écrire, vous devez vous poser les questions essentielles suivantes :

Qui dépend de l'information?
Lorsque vous rédigez le résumé, vous décidez qui contacter et quelles sont les informations essentielles dont le groupe cible a besoin. Que doivent-ils savoir pour prendre une décision ? Que savent-ils déjà ? Avez-vous un client spécifique que vous voulez atteindre avec votre message ou votre histoire ? Si vous avez ce public à l'esprit lorsque vous rédigez le résumé, l'histoire que vous racontez sur votre entreprise, votre projet ou votre proposition les atteindra également.

Quel est l'objectif ?
Il est vrai qu'un résumé résume les informations importantes du texte de votre rapport ou proposition, c'est sa fonction et non son but. Rédigez le résumé à l'intention de votre public et ajoutez les informations essentielles pour vous aider à atteindre votre objectif de création du document. Que doit comprendre le lecteur ? L'objectif est-il de recommander des changements sur la base des résultats de vos recherches ? Que faut-il faire pour que le plan de projet soit couronné de succès sur la base de votre proposition ? Laissez vos objectifs déterminer le contenu et le contexte de votre résumé.

Que recommandez-vous ?
Utilisez le résumé pour tirer des conclusions et faire des recommandations au lecteur. Si votre rapport doit être modifié, utilisez le résumé pour recommander les actions que vous avez soutenues. Énumérez les avantages de votre produit ou service, ou les solutions que vous expliquez plus en détail dans l'ensemble du document. En fin de compte, vous voulez montrer au lecteur les mesures qu'il doit prendre : Exposez clairement vos recommandations dans le résumé.

Comment faire une impression ?
Le résumé doit laisser une impression car il peut être la seule partie du matériel qui est lue. Une bonne impression peut encourager le lecteur à poursuivre la lecture ou à prendre des mesures. Pensez à la façon dont vous allez façonner le message, organiser les sections de votre résumé ou présenter la recherche pour vous démarquer de la masse.

Que faut-il inclure dans le résumé ?

Vous déterminez les éléments de chaque résumé exécutif que vous rédigez en fonction de la raison pour laquelle vous écrivez et de votre public cible. Par exemple, un plan d'affaires destiné à un public externe comprendra des informations financières et des détails sur la taille et la portée de l'entreprise, les jeunes entreprises à la recherche de possibilités de financement et les investisseurs mettront en évidence les besoins financiers spécifiques et leur impact sur la stratégie de l'entreprise. Les résumés varieront en termes de contenu.

Introduction :

Commencez le résumé du document en définissant clairement son objectif et son contenu. La manière dont vous formulerez cette section dépend du résultat souhaité pour le lecteur ou le public. Elle doit immédiatement trouver une valeur dans les informations que vous présentez. Les détails contenus dans l'introduction doivent donc captiver et retenir l'attention du lecteur.

Information sur l'entreprise :
Informez le lecteur du nom de votre entreprise, y compris de ses coordonnées et de son emplacement, fournissez une description de votre activité et de son objet, ainsi que de la taille et de la portée de votre entreprise. Dans certains cas, le résumé présentera les fondateurs, les investisseurs et la direction. Il peut inclure des informations générales provenant de toute personne décrivant les expériences passées de l'industrie ou de la création d'entreprise ou des contextes historiques concernant la situation actuelle de l'entreprise. Lorsqu'il est utilisé dans un rapport de présentation ou de recherche, présentez l'équipe qui présente ou est responsable des résultats du rapport.

Produits et services :
Décrivez le problème que vous résolvez ou le besoin auquel vous pouvez répondre. Pour un rapport, vous pouvez mettre en évidence ici ce que vous avez recherché et ce que le lecteur doit savoir sur vos résultats. Dans une proposition de projet, indiquez ce que vous voulez réaliser et ce dont vous avez besoin pour réussir. Pour les plans de marketing ou les présentations de produits, dites au lecteur pourquoi votre service ou votre produit est pertinent à ce stade, qui sont vos clients et où se situe l'avantage pour le client.

Données financières :
Le résumé pourrait résumer des données financières importantes qui sont pertinentes pour le lecteur, ou des données qui soutiennent votre recherche. Si l'objectif est d'obtenir un financement, indiquez le montant précis dont vous avez besoin. Assurez-vous de fournir le contexte des données financières ou de tout chiffre que vous mettez en évidence dans le résumé. Montrez l'évolution financière au cours des 3 prochaines années et mentionnez les chiffres clés.

Analyse de marché :

Le résumé d'un plan d'entreprise pourrait vous dire pourquoi le marché est attrayant et quelles sont les caractéristiques importantes de l'industrie. Pensez à des questions telles que : Existe-t-il un plan quinquennal pour ce marché ? Comment prévoyez-vous d'accroître votre clientèle et votre part de marché ? Qu'est-ce que vos recherches sur vos clients vous indiquent que le lecteur doit savoir ?

Analyse concurrentielle :
Cette section devrait répondre aux questions suivantes :

  • Quel est l'avantage concurrentiel de la solution ou du produit que vous proposez et avec qui ou quoi êtes-vous en concurrence sur ce marché ?
  • Quelles sont les possibilités actuelles et futures ?
  • Quels sont les risques sur votre marché et pour votre produit ou service ?
  • Avez-vous une expérience pertinente avec des concurrents importants ?
  • Quels sont les plans de croissance pour l'avenir et quels sont, selon vous, les obstacles à surmonter ?

Conclusions :
Résumez vos résultats, le problème discuté et la solution ou le projet et le travail proposé. Si le lecteur doit prendre une décision, indiquez-la. Faites en sorte que les résultats soient évidents, mais soyez curieux du contenu global.

Ce que vous devez rechercher dans le résumé :

  • Soyez bref !
    Le résumé est destiné à faire gagner du temps. Par conséquent, veillez à ce que le texte soit court et limitez-vous à une longueur maximale de 2 pages. Sur deux pages au maximum, vous devez essayer de susciter l'intérêt du lecteur.

  • Ne pas utiliser de jargon spécialisé
    Rédigez votre résumé de manière à ce qu'une personne ne connaissant pas le sujet le comprenne. Votre public n'est pas toujours familier avec le sujet, c'est pourquoi les termes techniques spéciaux ne sont pas utiles. Veillez également à éviter les formulations longues et imprécises.

  • Faites une évaluation réaliste
    Soyez réaliste dans la formulation de votre résumé. Des phrases comme "potentiel infini" et "augmentation massive des profits" semblent peu professionnelles. Terminez le résumé par une perspective positive.

  • Position dans l'ensemble du document
    Bien que le résumé soit rédigé après la création du document d'entreprise (plan d'affaires, proposition de projet, rapport), de l'article long ou du document, le résumé est toujours rédigé au début du document complet.

Comment terminer un résumé ?

Bien que le résumé commence un document, il conclut qu'il peut être indépendant du reste du contenu et pourtant avoir de la valeur. Utilisez la conclusion pour résumer vos conclusions, faire des recommandations et suggérer des solutions au problème. Si vous souhaitez que le lecteur prenne une décision, demandez un appel à l'action dans cette section. Lorsque vous résumez un rapport de recherche, résumez les résultats et les méthodes de recherche utilisées pour réaliser le travail. Rendez les résultats ou les recommandations visibles, mais laissez suffisamment de place pour encourager le public à poursuivre la lecture. Terminez le résumé par une déclaration forte ou une transition qui établit le thème ou le message central de l'histoire que vous racontez dans le rapport ou la proposition.

Utilisez des modèles pour énumérer tout ce qui est important dans le résumé

Quel que soit le programme avec lequel vous travaillez - les modèles peuvent être créés et réutilisés n'importe où. Ils vous aident à ne pas oublier des informations importantes dans le résumé.

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Travaillez avec des modèles chaque fois que vous le pouvez. Cela vous permet d'économiser du temps et des efforts. Un bon modèle peut être rapidement adapté à vos propres besoins, puis utilisé à maintes reprises, comme dans Merlin Project. Give it a try!

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Mais la suite Office de Microsoft, souvent utilisée, permet également de créer des résumés significatifs. Les sections courtes et les points de structure permettent de garder le document court et concis et fournissent au lecteur les informations les plus importantes du document principal. Ici aussi, des graphiques et des diagrammes insérés peuvent attirer l'attention du lecteur.

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