Gestión visual de proyectos

¿Por qué visual?

La semana pasada pudiste conocer más sobre Kanban. El tablero Kanban es un muy buen ejemplo de gestión visual de proyectos. Se trata de un tablero del proyecto organizado en columnas, en el que se muestra el trabajo del proyecto. Cada columna representa una fase de trabajo en el proyecto. Esta forma de gestión visual de proyectos facilita la labor de todos los participantes. Reduce la complejidad al mínimo y, gracias a la representación gráfica, simplifica la comprensión de un tema abstracto.

Plan de estructura

El plan de estructura, también llamado EDT (Estructura de Desglose de Trabajo), es una de las representaciones visuales más conocidas de los proyectos.

A través del diagrama de Gantt o también llamado diagrama de barras, cada proyecto se representa de manera simple y fácilmente comprensible. Toda la información como duración, trabajo, dependencias y mucho más, puede verse directamente de forma gráfica a través de formas y colores. Gracias a la función de zoom y al contraer grupos de tareas, la planificación del proyecto puede representarse perfectamente con las barras, hitos y flechas de dependencia.

plan neto

Bajo el término general "plan neto" encontrarás varias representaciones gráficas de un proyecto en Merlin Project. Estas llamadas vistas son:

• Kanban
• Mind Map
• Organizational Chart
• PERT

Todas las anteriores, excepto Kanban, se especializan en la presentación gráfica de la interconexión de las tareas. Visualizan las jerarquías de las tareas y, de este modo, te brindan una visión clara para la planificación.

¿Qué son las representaciones y vistas?

Los proyectos y las tareas necesarias para ellos se pueden mostrar gráficamente de diversas maneras. “La vista también cuenta” y, además, somos seres visuales. Es decir, comprendemos y aplicamos mejor aquello que vemos. Esto vale tanto para cuestiones sencillas como para asuntos complejos.

En la gestión de proyectos, la visualización es una parte fundamental de todo el concepto. Con el diagrama de Gantt disponemos de una representación consolidada en la gestión de proyectos. Mediante barras, hitos y líneas de vinculación, el desarrollo del proyecto se muestra gráficamente en una línea de tiempo con todas sus tareas, dependencias temporales, secuencias y estados alcanzados, de manera clara y comprensible.

Con el Gantt-Chart, usted y su equipo, así como todos los participantes del proyecto, cuentan con una de las representaciones más usadas en la gestión de proyectos.

Sin embargo, la vista de Gantt es solo una de las muchas que le ofrece Merlin Project. Lo mejor de todo es que, si ha creado un proyecto en Merlin Project una sola vez, puede representarlo en distintas vistas siempre que quiera y cuantas veces desee. Según sus necesidades, se puede visualizar como un Mapa mental, Kanban o Diagrama de red.

¿Por qué es importante la visualización?

Las ventajas de la visualización son evidentes. Cualquier proyecto puede mostrarse mediante representaciones gráficas reconocidas y conocidas a nivel mundial. De este modo, puede ser leído gráficamente por los jefes de proyecto y todos los implicados. En caso de preguntas o reuniones de planificación, sirve como base para un mayor trabajo y permite una detección rápida de conflictos de planificación en la organización general del proyecto.

Si, como gestor de proyectos, conoce qué vistas necesita para los proyectos en curso y futuros en su empresa, estará en condiciones de planificar de forma especialmente eficiente y adecuada. Así, los proyectos disponibles se pueden mostrar siempre de forma visual adaptada a los requisitos.

La vista "Mind-Map", por ejemplo, es especialmente buena para estructurar nuevos proyectos en la fase de preparación y para registrar aspectos importantes para la fase de planificación.

Otro aspecto de la gestión visual de proyectos es el hecho de que el progreso del proyecto se puede reconocer muy bien en diversas representaciones gráficas. Esta información le ayuda a mantener una visión general de la situación actual y futura en el proyecto. Retrasos y otros problemas se pueden evitar a tiempo mediante las medidas y soluciones adecuadas.

Las ventajas de la visualización

A continuación, encontrará algunas ventajas importantes de la visualización en la gestión de proyectos:

• Mayor seguridad en la planificación: Gracias a la representación gráfica de los proyectos, tendrá mejor visión de conjunto, no se le escaparán detalles y podrá concentrarse mejor en las labores del proyecto.

• Buena comunicación: Una buena visualización hace que los proyectos sean más comprensibles, transparentes y eficaces. Esto genera una mejor comprensión del proyecto en todos los participantes y previene posibles malentendidos en la comunicación.

• Buena documentación: Si su proyecto se retrasa o fracasa debido a problemas, contar con una buena representación gráfica le proporcionará la evidencia adecuada. Con la representación disponible, tendrá la información registrada y comprenderá mejor las consecuencias de los problemas que han surgido. Así obtendrá un argumento de "Lecciones aprendidas" para proyectos futuros.

Conclusión

La visualización juega un papel inmenso en sus proyectos. Con la visión general de los proyectos disponibles, podrá abarcar una gran variedad de aspectos importantes, tales como el trabajo, las dependencias, los recursos, los problemas y el tiempo, así como los costes de su proyecto.

La representación le permite tener una buena visión global del contenido total del proyecto, por ejemplo, para identificar posibles factores de coste o de tiempo durante la evolución del proyecto.

¡Le deseamos mucho éxito con Merlin Project y agradecemos cada buena reseña!