Dos and Don'ts for Online Meetings

Especialmente ahora, cuando muchos han pasado a trabajar desde casa debido al coronavirus COVID-19, las reuniones virtuales a través de la web son parte de la vida empresarial cotidiana. Después de todo, incluso en estos tiempos, el intercambio con colegas y el contacto con los clientes es importante.

Pero incluso antes de eso, esta forma de conferencia ya se consideraba flexible y eficiente, además de ser respetuosa con el medio ambiente al eliminar los viajes de negocios. Sin embargo, se deben observar algunas reglas básicas para asegurar que estas reuniones en línea realmente aumenten la productividad.

Para los participantes experimentados en conferencias web, algunos de los siguientes consejos pueden parecer banales, pero la experiencia demuestra que incluso lo aparentemente obvio a menudo se olvida.

Revisión Técnica

Antes de iniciar o participar en una conferencia web, asegúrate de estar realmente familiarizado con la tecnología. No hay nada más embarazoso que ser el anfitrión o moderador de una reunión en línea y estar constantemente jugando, abriendo ventanas al azar en el escritorio, etc. Es igualmente molesto llegar tarde a una reunión por no conocer la tecnología.

Pero revisa también tu tecnología. ¿Pueden realmente acceder a la sala de reuniones en línea? ¿Es lo suficientemente fuerte la conexión a Internet? ¿Funciona el software y, posiblemente, la cámara de video sin problemas?

Preparación

De la misma manera que en una reunión clásica se preparan documentos con antelación, los participantes de una conferencia web también deberían guardar materiales como imágenes, gráficos, videos o textos en una forma fácilmente accesible.

Eliminando Factores Disruptivos

Esto es tan importante como en las reuniones presenciales. Evita interrupciones u otros factores perturbadores. Informa a terceros que estás en una conferencia telefónica para que no te molesten.

Pon tu teléfono en silencio antes de la reunión. El timbre del móvil es un verdadero "asesino de reuniones" durante una videoconferencia y molesta tanto allí como en reuniones "offline".

Los fundamentos del diseño de presentaciones

Ya sea que utilices Powerpoint o Keynote, las reglas básicas de presentación son especialmente importantes en las conferencias web:

• La menor cantidad de texto posible en una diapositiva.
• Fuentes claras.
• Estructuración de niveles de esquema claramente visualizada.
• Diapositivas numeradas.
• Fondo tranquilo.
• Sin animaciones complejas.
• Puntero del ratón en reposo. Moverlo alrededor de las diapositivas es distraído.

Puntualidad

En realidad, se da por hecho que el requisito más importante es la puntualidad, como en cualquier otro ámbito de la vida empresarial diaria. Llegar tarde se considera una grave falta de cortesía, no solo en Alemania, porque le estás robando algo a alguien que no se puede devolver: el tiempo. Si el retraso es inevitable, se debe notificar a los socios de negocio a tiempo, de modo que al menos puedan hacer un uso efectivo del tiempo de espera.

La impresión cuenta - Incluso de manera virtual

Durante las conferencias telefónicas - Presta atención a la voz

Sin una cámara web, es decir, cuando no puedes ver a tu interlocutor, no hay lenguaje corporal ni expresiones faciales. Por lo tanto, los participantes deben pensar cuidadosamente en sus palabras para no ser malinterpretados. Una pronunciación clara y sin ambigüedades ayuda a que te entiendan. Sonreír también ayuda, incluso por teléfono – se nota en la voz.

Presta atención a la vestimenta y gestos durante las videoconferencias

Si puedes ver a tus socios de negocio, deberías elegir la vestimenta de negocio habitual en el trabajo, al menos en las zonas del cuerpo que capta la cámara web. Al hablar, evita gestos que puedan ser malinterpretados por otras culturas. Además, la cámara debe estar posicionada de modo que mires directamente al lente. De esta manera, los otros participantes se sentirán también personalmente atendidos. También es conveniente elegir un fondo adecuado y que la iluminación sea la correcta.

La moderación es obligatoria

Presentación de los participantes

Si no se conocen a todos los participantes de la conferencia, el moderador debería comenzar la conferencia web con una breve presentación. Esto crea conciencia, ya que no se interactúa de manera personal. Todos los nombres son visibles en la lista integrada de participantes. Esto te permite dirigirte a cada participante de manera individual.

Evitar desviaciones

Para evitar que una conferencia web se desvíe del tema, es indispensable contar con un moderador. Él debe establecer una agenda clara y guiar a los participantes de vuelta al tema central una y otra vez. Al preguntar regularmente a los participantes por sus opiniones o sugerencias, el moderador los mantiene atentos y asegura que sigan activamente la conferencia.

Detener monólogos

El moderador debe intervenir cuando un participante intenta mantener un monólogo interminable.

¿Quién está hablando?

En las reuniones en línea sin transmisión de video, deberías mencionar tu nombre cada vez que hablas. Después de todo, muchos participantes no podrán identificar fácilmente las voces.

Déjalos terminar su frase

En Alemania, dejar que los demás terminen su frase se considera una de las reglas más importantes de la etiqueta. Sin embargo, los monólogos interminables pueden ser interrumpidos con preguntas intercaladas. La manera más cortés de interrumpir a alguien es con una pregunta cerrada sobre el tema. Las preguntas importantes también pueden discutirse en paralelo a través del panel de chat integrado. Si no queda tiempo para preguntas y respuestas, también existe la posibilidad de responder a las preguntas abiertas por escrito después de la reunión.

No hacer multitarea

Evita hacer otras cosas durante una reunión por videoconferencia, incluso si no estás participando activamente. Tus colegas notarán si revisas Facebook, respondes un correo electrónico o simplemente pareces aburrido – y eso puede resultar molesto. Por cierto: incluso si los participantes comen durante una videoconferencia, distrae a los demás y reduce la calidad de la reunión. Así que es mejor dejar tu snack de almuerzo en el bolsillo hasta después de la conferencia.

Limpia tu escritorio antes de compartirlo

Si compartes tu escritorio con otros participantes en una reunión en línea, deberías asegurarte de que el escritorio virtual esté limpio y ordenado. Los escritorios desordenados y abarrotados no tienen cabida en una reunión profesional.

Diferentes países, diferentes costumbres

La videoconferencia ayuda a tomar decisiones más rápidamente y a generar confianza entre colegas y socios. Sin embargo, en las videoconferencias internacionales, los participantes deben ser conscientes y tener en cuenta las características culturales de diferentes países. También es fácil olvidar que los socios pueden trabajar en diferentes zonas horarias.

Silencio

Entorno silencioso

Un entorno silencioso es importante para el éxito de una conferencia virtual. No hay nada más perturbador que el ruido de fondo, cuyo origen los participantes no pueden identificar.

Evitar ruidos molestos

Los refrigerios, como el café u otras bebidas, deben colocarse cuidadosamente sobre la mesa de la conferencia. Demasiado cerca de un micrófono, el traqueteo o tintineo de tazas o vasos perturba de forma persistente.

Usa el silencio del micrófono

Cada suspiro y resoplido se transmite en voz alta, no solo con auriculares que tienen un micrófono directamente frente a la boca. Los teléfonos también transmiten ese ruido de fondo. Así que presiona el botón de silencio en el teléfono mientras otros están presentando o recitando.

La brevedad es el alma del ingenio

Lo que se aplica a las reuniones clásicas también debe considerarse en el espacio virtual: una conferencia no debe exceder los 90 minutos. Después de eso, la atención de los participantes disminuye drásticamente.