La temporalización de un proyecto fija qué actividades se realizan, en qué orden, con qué duración y en qué fechas. La guía PMBOK del Project Management Institute describe para ello seis procesos, de la planificación al control. Esta guía le lleva al cronograma en seis pasos, con el ejemplo de una mudanza de oficina con fecha de fin fija en Merlin Project.
¿Qué es la temporalización en la gestión de proyectos?
La temporalización (también planificación de plazos o gestión del tiempo del proyecto) determina cuándo se realiza cada trabajo del proyecto. El resultado es el cronograma del proyecto: una lista de actividades con inicio, fin, duración y dependencias, normalmente representada como diagrama de Gantt sobre un eje temporal.
La guía PMBOK del Project Management Institute (PMI) llama a esta área de conocimiento en su 6.ª edición (2017) «Gestión del Cronograma del Proyecto», antes «Gestión del Tiempo del Proyecto». Abarca seis procesos: Planificar la Gestión del Cronograma, Definir las Actividades, Secuenciar las Actividades, Estimar la Duración de las Actividades, Desarrollar el Cronograma y Controlar el Cronograma.
El tiempo es una de las tres magnitudes de la triple restricción, junto con el coste y el alcance. Quien desplaza la fecha de fin suele cambiar también el coste o el alcance.
¿Cómo se crea el cronograma de un proyecto?
El cronograma del proyecto en seis pasos
Ejemplo de la mudanza de oficina, fecha de fin 30 de junio
Definir las actividades
Dividir el trabajo en actividades
Derive las actividades de la estructura de desglose del trabajo y añada hitos. En la mudanza de oficina: Pedir wifi, Instalar wifi, Trasladar servidor, Transporte de muebles y otras.
Secuenciar las actividades
Fijar las dependencias
Vincule las actividades. «Instalar wifi» empieza un día después de que termine «Pedir wifi» (Final a Inicio con un día de holgura).
Estimar las duraciones
Separar trabajo y duración
«Pedir wifi» supone 2 horas de trabajo, pero dura 10 días transcurridos de plazo de entrega. El trabajo ocupa recursos, la duración fija la fecha.
Fijar el calendario
Introducir horarios y excepciones
Introduzca los días laborables, los festivos y los cierres de empresa. El calendario decide en qué fecha terminan cinco días laborables.
Desarrollar el cronograma
Revisar la ruta crítica
Compruebe qué cadena de actividades determina el final del proyecto. En la mudanza de oficina va de «Pedir wifi» a «Entrega terminada».
Controlar el cronograma
Medir el progreso frente al plan
Registre los inicios reales y el progreso a la fecha de estado y compárelos con el plan. Atienda primero las desviaciones en la ruta crítica.
Procesos según la guía PMBOK, 6.ª edición (PMI 2017), área de conocimiento 6
¿Qué dependencias hay en un cronograma?
Las dependencias fijan cómo se relacionan dos actividades en el tiempo. El caso habitual es Final a Inicio: la sucesora empieza cuando termina la predecesora. Pero es solo uno de cuatro tipos de dependencia:
| Tipo | Significado | Ejemplo |
|---|---|---|
| Final a Inicio (FS) | B empieza después de que A termine | Configurar el servidor tras la entrega |
| Inicio a Inicio (SS) | B empieza después de que A empiece | La documentación empieza con las pruebas |
| Final a Final (FF) | B termina después de que A termine | La aceptación termina tras la última prueba |
| Inicio a Final (SF) | B termina después de que A empiece | El sistema antiguo funciona hasta que arranca el nuevo |
Con una holgura en la dependencia prevé tiempos de espera; una holgura negativa hace que las actividades se solapen. Así una sucesora puede empezar antes de que termine la predecesora, si el trabajo lo permite.
Dependencia con holgura
En la pestaña Dependencias del inspector ve las predecesoras y sucesoras con Tipo y Holgura. «Instalar wifi» depende de «Pedir wifi» con FS y un día de holgura y lleva al hito «Edificio nuevo listo».
¿Por qué el calendario determina la fecha?
Merlin Project calcula las duraciones en tiempo laborable, salvo que usted elija expresamente tiempo transcurrido. Por eso cinco días de duración que abarcan un fin de semana o un festivo terminan más tarde que cinco días naturales. Las unidades con una «t» añadida, como dt, cuentan de forma continua, también los días no laborables. Eso encaja con plazos de entrega o tiempos de secado.
Festivos como excepción
En Archivo › Ajustes del proyecto › Calendarios fije los días laborables en Semana normal y los festivos, las vacaciones y los cierres de empresa en Excepciones. Merlin Project recalcula todas las fechas al instante.
¿Cómo se reconoce qué fechas son críticas?
La ruta crítica es la cadena más larga de actividades dependientes. Cada día de retraso en esta cadena desplaza el final del proyecto. Las actividades fuera de la ruta crítica tienen holgura y pueden desplazarse dentro de ella.
En la mudanza de oficina, la entrega del wifi está en la ruta crítica. Si el hardware llega tres días tarde, la fecha de fin del 30 de junio se retrasa, a menos que usted actúe, por ejemplo solapando actividades posteriores (fast tracking) o añadiendo recursos (crashing).
¿Cómo se lleva el control de tiempos en un proyecto en curso?
Fije una fecha de estado, por ejemplo el final de mes para el informe de estado, y registre los inicios reales y el progreso. La vista División del trabajo › Progreso de Merlin Project muestra cada actividad con un símbolo de estado: a tiempo, ligeramente retrasada (hasta un 10 por ciento) o retrasada (más de un 10 por ciento). Cómo comparar valores planificados y reales lo muestra la lección El plan frente a la realidad.
Gestión del tiempo para directores de proyecto
Además del cronograma del proyecto, la dirección del proyecto necesita un plan para su propio tiempo. Dos métodos ayudan: la matriz de Eisenhower separa lo importante de lo urgente, y el time blocking reserva bloques fijos en el calendario para el trabajo concentrado. Cómo priorizar tareas individuales en el equipo lo muestra la guía Gestión de tareas.
Conclusión
Un cronograma fiable nace de cuatro ingredientes: actividades, dependencias, duraciones y calendario. Separe el trabajo de la duración, use el tipo de dependencia adecuado y no pierda de vista la ruta crítica. Así el plan le muestra pronto qué retraso desplaza el final del proyecto y cuál no.
Encontrará una definición breve en el glosario, en gestión del tiempo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la temporalización de un proyecto?
La temporalización fija qué actividades se realizan, en qué orden, con qué duración y en qué fechas. El resultado es el cronograma del proyecto, normalmente un diagrama de Gantt. La guía PMBOK llama a esta área de conocimiento Gestión del Cronograma del Proyecto.
¿Qué diferencia hay entre trabajo y duración?
El trabajo es el esfuerzo que aportan los recursos, por ejemplo 2 horas para un pedido. La duración es el periodo del inicio al fin, por ejemplo 10 días de plazo de entrega. El trabajo determina el coste y la carga, la duración determina la fecha.
¿Tiene que terminar siempre una actividad antes de que empiece la siguiente?
No. Eso solo vale para el tipo de dependencia Final a Inicio. Con Inicio a Inicio, Final a Final o Inicio a Final, y con una holgura negativa, las actividades se ejecutan en parte en paralelo.
¿Qué tres magnitudes forman la triple restricción?
Tiempo, coste y alcance. Si cambia una de ellas, suele afectar al menos a una de las otras dos.
