Mit Hookmark verknüpfen Sie Vorgänge in Merlin Project mit Mails, Dateien und Notizen

Zu jedem Vorgang in Merlin Project gehören Unterlagen, die in anderen Apps liegen, etwa die Freigabe des Kunden in Mail oder das Angebot im Finder. Mit Hookmark verknüpfen Sie den Vorgang mit diesen Quellen und öffnen sie direkt aus dem Plan. Hookmark-Mitgründer Luc P. Beaudoin empfiehlt Merlin Project in seinem Buch „Cognitive Productivity with macOS" für Projekte mit mehreren Beteiligten, Abhängigkeiten und gemeinsamen Ressourcen.

Der Plan in Merlin Project zeigt, wer was bis wann erledigt. Die Unterlagen dazu entstehen woanders, in Mail, im Finder oder in der Notiz-App, und kaum jemand ordnet sie dem Vorgang zu. In vier Situationen kostet das Zeit.

Wann Projektmanager Unterlagen verknüpfen müssen

• Freigaben und Genehmigungen. Der Vorgang „Bauantrag einreichen" hängt am Antrag, an der Eingangsbestätigung und an jeder Rückfrage des Bauamts. Kommt nach sechs Wochen die nächste Nachforderung, brauchen Sie den ganzen Schriftverkehr sofort.
• Streit über den Umfang. Fordert der Kunde eine Leistung, die nie vereinbart war, brauchen Sie die Mail, mit der er den Meilenstein „Konzept abgenommen" freigegeben hat. Mit ihr in der Hand verhandeln Sie über Nachträge.
• Übergabe und Vertretung. Wer einen Vorgang übernimmt, muss wissen, welche Unterlagen dazugehören. Hookmark speichert Hooks auf Ihrem Mac, Ihre Vertretung sieht sie also nicht. Legen Sie deshalb die wichtigsten Links zusätzlich als URL in einen Informationsanhang am Vorgang (Schritt 3 unten). Dann stehen sie in der Projektdatei, die Ihr Team per MagicSync teilt, und die Kollegin findet die Freigabe, auch wenn Sie im Urlaub sind.
• Berichte und Nachweise. Für den Zwischenbericht an Fördergeber oder Auftraggeber sammeln Sie Belege je Arbeitspaket: Messprotokolle, Literatur, Zeiterfassung.

Hookmark verknüpft den Vorgang mit diesen Unterlagen, ohne dass Sie Ihre Ablage umbauen. Die Verbindung, ein sogenannter Hook, gilt in beide Richtungen. Hookmark kopiert und verschiebt dabei keine Datei, deshalb wächst Ihr Plan nicht mit.

Unterlagen, die direkt ins Projekt gehören, hängen Sie in Merlin Project weiterhin als Anhänge an Vorgänge. Hookmark ergänzt das für alles, was in anderen Apps bleiben soll.

Was ist Hookmark?

Hookmark ist eine Mac-App der kanadischen Firma CogSci Apps. Mitgründer Luc P. Beaudoin ist Kognitionswissenschaftler und hat zwei Bücher über „Cognitive Productivity" geschrieben. Hookmark setzt eine Idee daraus um. Informationen bleiben in der App, in der sie entstanden sind, und sind trotzdem mit einem Klick erreichbar.

Technisch arbeitet Hookmark mit Links. Jede kompatible App liefert für ihre Inhalte eine Adresse, etwa für eine Mail, eine Datei, einen Eintrag in OmniFocus oder einen Vorgang in Merlin Project. Hookmark merkt sich, welche Adressen Sie miteinander verbunden haben, und zeigt sie in einem kleinen Fenster über der aktiven App. Die Liste kompatibler Apps umfasst Mail, Finder, Safari, DEVONthink, OmniFocus, Timing und viele weitere.

Wie Hookmark im Alltag aussieht, zeigt das Einführungsvideo von CogSci Apps (auf Englisch):

Persönliche Aufgaben und gemeinsamer Plan

In „Cognitive Productivity with macOS" trennt Beaudoin den Projektplan bewusst von persönlichen Aufgabenlisten wie OmniFocus.

„Your personal action system and the project's shared representation serve different purposes, even when they concern the same project."
Luc P. Beaudoin, Cognitive Productivity with macOS

In OmniFocus planen Sie Ihren nächsten Arbeitsschritt. Merlin Project zeigt dem ganzen Team, wer woran arbeitet und welcher Vorgang auf welchen wartet. Ihre persönlichen Notizen gehören nicht in diesen gemeinsamen Plan.

Hookmark verbindet beides, ohne es zu vermischen. Ihre OmniFocus-Aufgabe „Statik nachreichen" verweist auf den Vorgang im Plan, und vom Vorgang kommen Sie zurück zur Aufgabe. Das Team sieht davon nur den Vorgang.

So setzen Sie einen Hook

Hookmark arbeitet immer mit dem Inhalt, den Sie in der vorderen App ausgewählt haben. In Merlin Project ist das der markierte Vorgang oder die markierte Zuweisung. Das Popup-Fenster von Hookmark öffnen Sie mit ⌃H (Control-H) in der vorderen App.

Hookmark ist unser Partner of the Month

Im Oktober stellt CogSci Apps Merlin Project in seinem Programm Partner of the Month vor. Den Beitrag von Luc Beaudoin lesen Sie im Hookmark-Blog; die Integration im Detail beschreibt die Hookmark-Hilfe zu Merlin Project.

Fragen zur Einrichtung beantwortet auch unsere Support-FAQ zu Hookmark. Hookmark erscheint demnächst auch auf Deutsch, Französisch und Japanisch.

Sie arbeiten noch nicht mit Merlin Project? Testen Sie Merlin Project 30 Tage kostenlos und verknüpfen Sie Ihren ersten Vorgang mit seinen Unterlagen.