HookmarkでMerlin Projectのアクティビティをメール、ファイル、メモと結び付ける

Merlin Projectのアクティビティには、ほかのアプリにある資料が必ず付いて回ります。たとえば、Mailにある顧客の承認やFinderにある見積書です。Hookmarkを使えば、アクティビティとこれらの資料を結び付け、計画から直接開けます。Hookmarkの共同創業者Luc P. Beaudoin氏は、著書「Cognitive Productivity with macOS」で、複数の関係者、依存関係、共有リソースを伴うプロジェクトにMerlin Projectを推奨しています。

Merlin Projectの計画は、誰が何をいつまでに行うかを示します。その裏付けとなる資料は、Mail、Finder、メモアプリなど別の場所で生まれ、アクティビティと紐付けられることはほとんどありません。次の4つの場面で、それが時間のロスにつながります。

プロジェクトマネージャーが資料を結び付けるべき場面

• 承認と許可。 アクティビティ「建築確認申請を提出」には、申請書、受付確認、建築主事からのすべての照会が関わります。6週間後に追加資料の要求が届いたとき、やり取りの全体をすぐに確認する必要があります。
• 範囲をめぐる争い。 合意していない作業を顧客が求めてきたら、マイルストーン「コンセプト承認」を顧客が承認したメールが必要です。それを手元に置いて、追加費用を交渉します。
• 引き継ぎと代理。 アクティビティを引き継ぐ人は、どの資料が関係するかを知る必要があります。Hookmarkはフックをお使いのMacに保存するため、代理の担当者には見えません。そこで、重要なリンクはアクティビティの情報の添付にURLとしても追加してください(下の手順3)。そうすればチームがMagicSyncで共有するプロジェクトファイルに保存され、あなたが休暇中でも同僚が承認を見つけられます。
• 報告と証拠。 助成機関や発注者への中間報告では、作業パッケージごとに証拠を集めます。測定記録、文献、作業時間の記録などです。

Hookmarkは、ファイルの整理方法を変えることなく、アクティビティとこれらの資料を結び付けます。この結び付きはフックと呼ばれ、双方向に機能します。Hookmarkはファイルをコピーも移動もしないため、計画が肥大化することはありません。

プロジェクトそのものに属する資料は、これまでどおりMerlin Projectでアクティビティの添付として追加してください。Hookmarkは、ほかのアプリに置いておくべきものをすべて補います。

Hookmarkとは

Hookmarkは、カナダのCogSci Appsが開発したMac用アプリです。共同創業者のLuc P. Beaudoin氏は認知科学者で、「Cognitive Productivity」に関する著書が2冊あります。Hookmarkはその考え方のひとつを形にしたものです。情報は作成されたアプリにとどまりながら、ワンクリックで開けます。

Hookmarkの仕組みはリンクです。対応アプリは、メール、ファイル、OmniFocusの項目、Merlin Projectのアクティビティなど、コンテンツごとにアドレスを提供します。Hookmarkは、どのアドレス同士を結び付けたかを記憶し、作業中のアプリの上に小さなウインドウで表示します。対応アプリの一覧には、Mail、Finder、Safari、DEVONthink、OmniFocus、Timingなど多数のアプリが含まれます。

CogSci Appsの紹介動画(英語)で、Hookmarkの日常的な使い方をご覧いただけます。

個人のタスクと共有の計画

Beaudoin氏は「Cognitive Productivity with macOS」で、プロジェクト計画とOmniFocusのような個人のタスクリストを意識的に分けています。

「Your personal action system and the project's shared representation serve different purposes, even when they concern the same project.」
Luc P. Beaudoin, Cognitive Productivity with macOS

OmniFocusでは、次に行う作業を計画します。Merlin Projectは、誰が何に取り組み、どのアクティビティがどれを待っているかをチーム全体に示します。個人的なメモは、この共有の計画には入れません。

Hookmarkは両者を混ぜることなく結び付けます。OmniFocusのタスク「構造計算書を提出」は計画上のアクティビティを指し、アクティビティからタスクに戻ることもできます。チームに見えるのはアクティビティだけです。

フックの設定方法

Hookmarkは、最前面のアプリで選択している項目を常に対象にします。Merlin Projectでは、選択中のアクティビティまたは割り当てです。Hookmarkのポップアップウインドウは、最前面のアプリで⌃H(Control-H)を押すと開きます。

HookmarkのPartner of the Monthに選ばれました

10月、CogSci AppsはMerlin ProjectをPartner of the Monthプログラムで紹介しています。Luc Beaudoin氏の記事はHookmarkのブログでお読みいただけます。連携の詳細はMerlin Projectに関するHookmarkのヘルプをご覧ください。

設定に関するご質問には、HookmarkについてのFAQもご覧ください。Hookmarkはまもなく、ドイツ語、フランス語、日本語にも対応します。

まだMerlin Projectをお使いでない方は、Merlin Projectを30日間無料でお試しください。最初のアクティビティを資料と結び付けてみましょう。