Chaque activité de Merlin Project s'accompagne de documents rangés dans d'autres apps, comme la validation du client dans Mail ou le devis dans le Finder. Avec Hookmark, vous reliez l'activité à ces sources et les ouvrez directement depuis le plan. Luc P. Beaudoin, cofondateur de Hookmark, recommande Merlin Project dans son livre « Cognitive Productivity with macOS » pour les projets à plusieurs intervenants, avec des dépendances et des ressources partagées.
Le plan de Merlin Project montre qui fait quoi et pour quand. Les documents correspondants naissent ailleurs, dans Mail, dans le Finder ou dans l'app de notes, et presque personne ne les rattache à l'activité. Dans quatre situations, cela vous coûte du temps.
Quand les chefs de projet doivent relier des documents
- Validations et autorisations. L'activité « Déposer la demande de permis de construire » dépend de la demande, de l'accusé de réception et de chaque question du service d'urbanisme. Quand la prochaine demande de pièces arrive six semaines plus tard, il vous faut immédiatement toute la correspondance.
- Litiges sur le périmètre. Si le client exige une prestation qui n'a jamais été convenue, il vous faut l'e-mail par lequel il a validé le jalon « Concept validé ». Avec ce document, vous négociez les avenants.
- Passation et remplacement. Celui qui reprend une activité doit savoir quels documents lui appartiennent. Hookmark enregistre les hooks sur votre Mac, votre remplaçant ne les voit donc pas. Ajoutez par conséquent les liens les plus importants comme URL dans une pièce jointe Information de l'activité (étape 3 ci-dessous). Ils sont alors enregistrés dans le fichier du projet que votre équipe partage via MagicSync, et votre collègue trouve la validation même pendant vos congés.
- Rapports et justificatifs. Pour le rapport intermédiaire destiné au financeur ou au client, vous rassemblez les justificatifs par lot de travaux : procès-verbaux de mesure, bibliographie, suivi des temps.
Hookmark relie l'activité à ces documents sans que vous ayez à réorganiser votre classement. La connexion, appelée hook, fonctionne dans les deux sens. Hookmark ne copie ni ne déplace aucun fichier, votre plan ne grossit donc pas.
Les documents qui appartiennent au projet lui-même continuent d'être ajoutés dans Merlin Project comme pièces jointes aux activités. Hookmark complète cela pour tout ce qui doit rester dans d'autres apps.
Quels documents appartiennent à une activité
Sources typiques que vous reliez à une activité avec Hookmark
Merlin Project
Activité
Qu'est-ce que Hookmark ?
Hookmark est une app Mac de la société canadienne CogSci Apps. Son cofondateur, Luc P. Beaudoin, est chercheur en sciences cognitives et a écrit deux livres sur la « Cognitive Productivity ». Hookmark met en pratique l'une de leurs idées. L'information reste dans l'app où elle a été créée et reste pourtant à un clic.
Techniquement, Hookmark travaille avec des liens. Chaque app compatible fournit une adresse pour son contenu, par exemple pour un e-mail, un fichier, un élément OmniFocus ou une activité de Merlin Project. Hookmark retient les adresses que vous avez reliées et les affiche dans une petite fenêtre au-dessus de l'app active. La liste des apps compatibles comprend Mail, Finder, Safari, DEVONthink, OmniFocus, Timing et bien d'autres.
La vidéo de présentation de CogSci Apps (en anglais) montre Hookmark au quotidien :
Tâches personnelles et plan partagé
Dans « Cognitive Productivity with macOS », Beaudoin sépare volontairement le plan du projet des listes de tâches personnelles comme OmniFocus.
« Your personal action system and the project's shared representation serve different purposes, even when they concern the same project. »
Luc P. Beaudoin, Cognitive Productivity with macOS
Dans OmniFocus, vous planifiez votre prochaine étape. Merlin Project montre à toute l'équipe qui travaille sur quoi et quelle activité attend laquelle. Vos notes personnelles n'ont pas leur place dans ce plan partagé.
Hookmark relie les deux sans les mélanger. Votre tâche OmniFocus « Fournir la note de calcul structure » renvoie à l'activité du plan, et depuis l'activité vous revenez à la tâche. L'équipe ne voit que l'activité.
Créer un hook
Hookmark travaille toujours avec l'élément que vous avez sélectionné dans l'app au premier plan. Dans Merlin Project, c'est l'activité ou l'affectation sélectionnée. Pour ouvrir la fenêtre contextuelle de Hookmark, appuyez sur ⌃H (Contrôle-H) dans l'app au premier plan.
Autre app
Copier le lien de la source
Sélectionnez l'e-mail, le fichier ou la note, ouvrez Hookmark et choisissez « Copy Link » dans le menu. Si un projet commence par un e-mail, par exemple un appel d'offres, « Hook to New › Merlin Project » crée directement un nouveau fichier de projet relié à cet e-mail.
Merlin Project
Sélectionner l'activité
Dans l'organigramme des tâches, sélectionnez la ligne à laquelle appartient la source et ouvrez Hookmark. La fenêtre affiche maintenant cette activité. Hookmark la lit via l'interface AppleScript ; il vous faut Merlin Project 8 ou ultérieur et Hookmark 3.2 ou ultérieur.
Hookmark
Créer le hook
Choisissez « Hook to Copied Link ». L'activité et la source sont reliées. Si la source doit aussi être visible dans le plan, collez en plus le lien comme URL dans une pièce jointe Information.
Hookmark
Rassembler
Hookmark rassemble tous les liens que vous avez copiés ou reliés. La fenêtre affiche l'activité avec son lien merlinproject:/…. Avec « Pin », vous épinglez les activités importantes, et la recherche (⌘F, terme merlinproject) liste toutes les activités Merlin. Vous pouvez aussi coller le lien dans des e-mails ou des comptes rendus. Un clic ouvre l'activité sur Mac et sur iPad ; les hooks, en revanche, se créent uniquement sur Mac, car Hookmark n'existe que là.
Partner of the Month chez Hookmark
En octobre, CogSci Apps présente Merlin Project dans son programme Partner of the Month. Lisez l'article de Luc Beaudoin sur le blog Hookmark ; l'aide Hookmark sur Merlin Project décrit l'intégration en détail.
Notre FAQ sur Hookmark répond aussi aux questions de configuration. Hookmark sera bientôt disponible en allemand, en français et en japonais.
Remise pour les utilisateurs de Merlin
Avec le code MERLIN-PROJECT, vous obtenez une remise sur Hookmark Pro (prix normal 69,99 USD). Vous créez des hooks à partir de la licence Standard ; la version gratuite Basic ouvre uniquement des liens. L'essai de 30 jours comprend toutes les fonctions Pro. Sur la page d'achat, cliquez sur « Buy », choisissez « Add discount » à gauche pendant la commande et collez le code. Vous téléchargez l'app elle-même sur la page de téléchargement.
Vous n'utilisez pas encore Merlin Project ? Essayez Merlin Project gratuitement pendant 30 jours et reliez votre première activité à ses documents.
