Cada actividad de Merlin Project tiene documentos que están en otras apps, como la aprobación del cliente en Mail o la oferta en el Finder. Con Hookmark, usted vincula la actividad con estas fuentes y las abre directamente desde el plan. Luc P. Beaudoin, cofundador de Hookmark, recomienda Merlin Project en su libro «Cognitive Productivity with macOS» para proyectos con varias personas, dependencias y recursos compartidos.
El plan de Merlin Project muestra quién hace qué y para cuándo. Los documentos correspondientes surgen en otro lugar, en Mail, en el Finder o en la app de notas, y casi nadie los asigna a la actividad. En cuatro situaciones, esto le cuesta tiempo.
Cuándo necesitan los jefes de proyecto vincular documentos
- Aprobaciones y permisos. La actividad «Presentar solicitud de licencia de obra» depende de la solicitud, del acuse de recibo y de cada consulta de la oficina de urbanismo. Cuando seis semanas después llega el siguiente requerimiento, usted necesita toda la correspondencia de inmediato.
- Discusiones sobre el alcance. Si el cliente exige un trabajo que nunca se acordó, usted necesita el correo con el que aprobó el hito «Concepto aprobado». Con él en la mano, negocia los cambios.
- Traspaso y suplencia. Quien asume una actividad necesita saber qué documentos le pertenecen. Hookmark guarda los hooks en su Mac, por lo que su suplente no los ve. Por eso, añada además los enlaces más importantes como URL en un adjunto de información de la actividad (paso 3, más abajo). Así quedan guardados en el archivo del proyecto que su equipo comparte mediante MagicSync, y su colega encuentra la aprobación aunque usted esté de vacaciones.
- Informes y justificantes. Para el informe intermedio a la entidad financiadora o al cliente, usted reúne justificantes por paquete de trabajo: actas de medición, bibliografía, registros de tiempo.
Hookmark vincula la actividad con estos documentos sin que usted tenga que reorganizar sus archivos. La conexión, llamada hook, funciona en ambas direcciones. Hookmark no copia ni mueve ningún archivo, de modo que su plan no crece.
Los documentos que pertenecen al propio proyecto los sigue añadiendo en Merlin Project como adjuntos de las actividades. Hookmark complementa esto para todo lo que debe quedarse en otras apps.
Qué documentos pertenecen a una actividad
Fuentes típicas que usted vincula a una actividad con Hookmark
Merlin Project
Actividad
¿Qué es Hookmark?
Hookmark es una app para Mac de la empresa canadiense CogSci Apps. Su cofundador, Luc P. Beaudoin, es científico cognitivo y ha escrito dos libros sobre «Cognitive Productivity». Hookmark lleva a la práctica una de sus ideas. La información se queda en la app donde se creó y aun así está a un clic.
Técnicamente, Hookmark trabaja con enlaces. Cada app compatible ofrece una dirección para su contenido, por ejemplo para un correo, un archivo, un elemento de OmniFocus o una actividad de Merlin Project. Hookmark recuerda qué direcciones ha conectado usted y las muestra en una pequeña ventana sobre la app activa. La lista de apps compatibles incluye Mail, Finder, Safari, DEVONthink, OmniFocus, Timing y muchas más.
El vídeo de introducción de CogSci Apps (en inglés) muestra Hookmark en el día a día:
Tareas personales y plan compartido
En «Cognitive Productivity with macOS», Beaudoin separa deliberadamente el plan del proyecto de las listas de tareas personales como OmniFocus.
«Your personal action system and the project's shared representation serve different purposes, even when they concern the same project.»
Luc P. Beaudoin, Cognitive Productivity with macOS
En OmniFocus, usted planifica su siguiente paso. Merlin Project muestra a todo el equipo quién trabaja en qué y qué actividad espera a cuál. Sus notas personales no pertenecen a este plan compartido.
Hookmark conecta ambos sin mezclarlos. Su tarea de OmniFocus «Entregar cálculo estructural» remite a la actividad del plan, y desde la actividad vuelve a la tarea. El equipo solo ve la actividad.
Cómo crear un hook
Hookmark siempre trabaja con el elemento que usted ha seleccionado en la app que está en primer plano. En Merlin Project, es la actividad o la asignación seleccionada. Para abrir la ventana emergente de Hookmark, pulse ⌃H (Control-H) en la app que está en primer plano.
Otra app
Copiar el enlace de la fuente
Seleccione el correo, el archivo o la nota, abra Hookmark y elija «Copy Link» en el menú. Si un proyecto empieza con un correo, por ejemplo una licitación, «Hook to New › Merlin Project» crea directamente un nuevo archivo de proyecto vinculado a ese correo.
Merlin Project
Seleccionar la actividad
En el plan de estructura, seleccione la fila a la que pertenece la fuente y abra Hookmark. La ventana muestra ahora esta actividad. Hookmark la lee a través de la interfaz de AppleScript; necesita Merlin Project 8 o posterior y Hookmark 3.2 o posterior.
Hookmark
Crear el hook
Elija «Hook to Copied Link». La actividad y la fuente quedan conectadas. Si la fuente también debe verse en el plan, pegue además el enlace como URL en un adjunto de información.
Hookmark
Reunir
Hookmark reúne todos los enlaces que usted ha copiado o vinculado. La ventana muestra la actividad con su enlace merlinproject:/…. Con «Pin» fija las actividades importantes, y la búsqueda (⌘F, término merlinproject) lista todas las actividades de Merlin. También puede pegar el enlace en correos o actas. Un clic abre la actividad en el Mac y en el iPad; los hooks, en cambio, solo los crea en el Mac, porque Hookmark solo existe allí.
Hookmark nos elige Partner of the Month
En octubre, CogSci Apps presenta Merlin Project en su programa Partner of the Month. Lea el artículo de Luc Beaudoin en el blog de Hookmark; la ayuda de Hookmark sobre Merlin Project describe la integración en detalle.
Nuestras preguntas frecuentes sobre Hookmark también resuelven dudas de configuración. Hookmark estará disponible próximamente también en alemán, francés y japonés.
Descuento para usuarios de Merlin
Con el código MERLIN-PROJECT obtiene un descuento en Hookmark Pro (precio normal 69,99 USD). Los hooks se crean a partir de la licencia Standard; la versión gratuita Basic solo abre enlaces. La prueba de 30 días incluye todas las funciones Pro. En la página de compra, haga clic en «Buy», elija «Add discount» a la izquierda durante el pedido y pegue el código. La app la descarga en la página de descarga.
¿Todavía no trabaja con Merlin Project? Pruebe Merlin Project gratis durante 30 días y vincule su primera actividad con sus documentos.
