项目管理中的挑战：10 大问题与解决方案

项目管理中的挑战是反复出现、威胁项目范围、成本或进度的问题，例如范围蔓延、目标不明确和不切实际的工期。根据 PMI《职业脉搏调查》（Pulse of the Profession）2018，52% 的项目出现范围蔓延，48% 未能按时完成。在斯图加特 21 这样的大型项目中，这些影响会成倍放大。

本文数据来自两个来源：美国项目管理协会（PMI）面向 4,455 名项目专业人士的全球调查 Pulse of the Profession 2018，以及牛津大学教授 Bent Flyvbjerg 的项目数据库。在这些数据中，有些挑战明显比其他挑战出现得更频繁。

什么是范围蔓延？如何防止？

范围蔓延是指项目范围在未经批准的情况下逐步扩大：需求不断增加，预算和期限却保持不变。根据 PMI 的数据，2018 年 52% 的已完成项目出现范围蔓延，五年前这一比例为 43%。

原因： 在 软件开发 中，额外功能被塞进冲刺；在 建筑行业 中，业主在图纸批准后仍修改图纸。两者都发生在没有人正式审查变更的时候。

应对措施： 在项目启动前与所有相关方一起确定 项目范围，并通过变更请求处理每一项变更，同时写明其成本和进度影响。Scrum 等敏捷方法在短冲刺中吸收变更，而不是把它们硬塞进正在执行的计划。在 Merlin Project 中，您可以在同一项目的 工作分解结构 和 看板 之间切换。

为什么目标不明确会导致项目失败？

目标不明确时，没有人知道项目何时算成功，也就无法判断哪些工作优先。根据 PMI《职业脉搏调查》2018，31% 的项目未达成最初目标。

原因： 发起人提出的是愿望，而不是可衡量的结果，团队在没有检验标准的情况下制定计划。

应对措施： 按照 SMART 方法 制定目标：具体、可衡量、有吸引力、现实、有时限。这样每个团队成员都能看到哪个活动服务于哪个目标。

如何在变更中控制项目预算？

当范围或价格上涨而没有人重新评估成本时，就会出现预算超支。PMI 报告称，2018 年 43% 的项目未能在预算内完成，组织每投资 1 美元，就有 9.9% 因项目绩效不佳而损失。

原因： 估算做得太早，缺少储备，变更绕过了预算。

应对措施： 按活动规划 项目成本，为已知风险预留储备，并持续比较计划值与实际值。

项目沟通障碍会带来哪些后果？

沟通不足意味着决策、变更和问题传达给相关人员太晚，甚至根本传达不到。根据 PMI 2013 年的报告 The Essential Role of Communications，项目中因绩效不佳而面临风险的预算，有 56% 源于无效沟通。

原因： 讨论分散在会议、电子邮件和聊天中，事后没有人能找到某个决策的理由。

应对措施： 规定谁在何时获得哪些信息，并把决策记录在工作发生的地方。如何规划，请参阅文章 项目沟通管理。在 Merlin Project 中，您可以通过 评论功能 直接在项目文件中对活动、资源和附件进行评论。

如何解决项目团队中的冲突？

团队冲突是围绕目标、角色或做法的紧张关系，它会阻碍协作。冲突常常源于高层领导缺位：根据 PMI 2018 的数据，平均 38% 的项目没有积极参与的高管发起人。

原因： 缺乏共同愿景、误解和职责不清。

应对措施： 及早指出冲突，弄清原因，遇到优先级冲突时请发起人参与。有时离开日常项目事务会有帮助：共同的 团队建设活动 为之后解决冲突打下基础。

如何根据能力合理安排团队成员？

团队能力失衡意味着任务落到缺乏知识或时间的人身上。结果是少数专家过度使用，其他人却无事可做。

原因： 按空闲程度而不是按资质分派任务，而且没有人能看到所有项目的资源利用情况。

应对措施： 定期对照能力和 资源利用 检查分派。在过度使用导致工期失守之前将其消除。

如何增强项目团队的责任感？

缺乏责任意味着任务没有明确的负责人，问题因此被搁置。责任来自明确的职责和可见的进度，对每个工作步骤的监控反而会削弱责任。

原因： 多人觉得自己对同一任务负责，或者没有人觉得自己负责。

应对措施： 为每个活动分派且只分派一个负责的资源，并让所有人都能看到进度。挣值分析 将计划绩效和实际完成的绩效与成本进行比较，每个团队成员都能看到项目所处的位置。

如何避免不切实际的工期？

不切实际的工期是指在任何人估算工作量之前，出于销售或政治原因就已确定的期限。根据 PMI 的数据，2018 年 48% 的项目未能按时完成。

原因： 过于乐观的估算，以及销售为赢得订单而承诺的期限。

应对措施： 将项目分解为活动，用依赖项将它们链接起来，并让网络计算出完成日期。为意外情况规划 缓冲，并参考已完成的类似项目进行估算。

如何正确应对项目风险？

风险管理是成年人的项目管理！
（引自 Tom DeMarco 与 Tim Lister 合著的 Bärentango 一书）

风险管理 是指及早识别未来可能出现的问题，按可能性和影响进行评估，并准备应对措施。糟糕的风险管理要等风险发生后才发现它们。

原因： 风险记录在一份单独的清单里，启动会之后再也没有人打开。

应对措施： 将每个风险附加到它所影响的活动上，并确定负责人和动作。这样团队在每次状态会议上都会一并检查风险。

大型项目和建筑项目面临哪些挑战？

大型项目和建筑项目集中了全部十项挑战，并因工期长、参与方多和公众监督而进一步放大。Bent Flyvbjerg 在《How Big Things Get Done》（2023）中分析了一个包含 136 个国家、16,000 多个项目的数据库：只有 8.5% 同时达成成本和进度目标，只有 0.5% 还实现了计划的效益。

这些模式反复出现：

• 施工期间规划仍在继续。 原定 2012 年 6 月开放的柏林勃兰登堡机场，因消防系统问题被机场公司在开放前几周取消；随后又暴露出更多楼宇设备缺陷。施工期间的每一次规划变更，都会给后续工种带来追加费用和等待时间。
• 成本确定得太早。 易北爱乐音乐厅 起步时汉堡市的投资额为 7,700 万欧元；2013 年，时任市长 Olaf Scholz 将纳税人承担的成本定为 7.89 亿欧元。斯图加特 21 的 2009 年融资协议以约 30 亿欧元建设成本为基础；2026 年 6 月，德国铁路公司给出的数字约为 145 亿欧元，新中央车站预计 2031 年 12 月启用。
• 工种众多，链条漫长。 主体结构、建筑设备安装和室内装修相互依赖。关键路线上一个早期活动延误，后续所有工序的工期都会增加。

为什么项目的工期不断延长？通常是关键路线上的某个活动延误了，却没有人继续推算其影响，或者规划变更产生的追加费用没有反映在进度计划中。Flyvbjerg 推荐两种对策：在开工前花足时间周密规划，并用参考类别估算成本和工期，即与已完成的同类项目的实际值进行比较。对于商业建筑和建筑设计事务所的建设项目，指南 建筑设计中的项目管理 介绍了如何把 HOAI 服务阶段用作规划框架。

结语

项目管理中的大多数挑战在项目启动前就已埋下：范围不清、目标未经检验、工期靠估计而非计算。请在第一张发票到来之前理清这三点，并在计划中让依赖关系、资源利用和风险一目了然。需要避免的典型错误，汇总在文章 项目管理中最常见的 15 个错误 中。

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常见问题

项目管理中最大的挑战有哪些？

根据 PMI《职业脉搏调查》2018，主要是范围蔓延（52% 的项目）、错过期限（48%）、预算超支（43%）和未达成目标（31%）。其背后是目标不明确、沟通不足、缺少发起人和风险管理薄弱。

大型项目面临的最大挑战是什么？

大型项目受困于成本确定过早、执行期间的规划变更，以及众多参与方之间漫长的依赖链。据 Bent Flyvbjerg 的研究，只有 8.5% 的项目同时达成成本和进度目标。

大型建筑项目面临哪些挑战？

建筑项目要应对施工期间的规划变更、追加费用、工种之间的依赖关系以及审批风险。柏林勃兰登堡机场原定 2012 年 6 月的开放因消防系统问题在几周前取消；机场最终于 2020 年 10 月 31 日启用。

为什么我们项目的工期不断延长？

通常是关键路线上的某个活动延误了，或者规划变更产生的追加费用没有反映在进度计划中。用依赖项链接所有工种并显示关键路线，您就能立即看到每一次推迟。

项目管理中的挑战和错误有什么区别？

挑战来自外部或项目所处的环境，例如业主提出新需求。错误源于自己的决策，例如没有缓冲的计划。良好的规划能把挑战变成可控的风险。