管理一个项目，有点像玩魔方：您必须同时关注多个要素，并兼顾多种不同的结果以及持续期间。在此过程中，您难免会遇到一些障碍。
在项目中，某些困难也比其他困难更常出现，例如在范围、预算、沟通等诸多方面。我们在下文为您介绍项目管理中 10 个最常见的挑战，并告诉您如何加以克服。
10 大挑战
1. 项目范围的扩张
项目管理中最大且最普遍的挑战之一，就是项目的要求相对于项目开始时的原始约定发生变化，甚至 项目范围出现扩张。
这在 软件开发 中尤为常见，额外的功能扩大了应用的功能范围。但在 建筑行业 中也屡见不鲜，例如客户对建筑的原始图纸做出未经批准的更改。
项目范围的变更既影响需要交付的成果，也影响项目的目标。只要能够增加预算或延长项目持续期间，项目团队当然能够应对这一点。
如何应对项目范围的扩张
为防止日后出现项目范围扩张，请在项目规划阶段就采取主动。尽量让所有项目参与者坐到一起，以便在项目启动前就掌握并兼顾所有的期望。
此外，使用像 Scrum 这样的敏捷项目管理方法，能让您的团队专注于特定目标，同时持续审视优先级与计划。借助项目中称为冲刺（Sprint）的短小阶段，您既能保持全局把控，又能在需要调整时始终保持灵活。
借助 Merlin Project，您既可以传统地规划项目，也可以敏捷地规划。只需简单切换视图，您就能在 工作分解结构 与 看板 之间切换，这就是混合式项目管理。
2. 缺乏清晰的目标与要求
要成功完成项目，关键在于您清楚自己必须做什么。因此，定义项目目标至关重要。
如果没有设定恰当的目标，可能引发一系列问题，包括糟糕的资源管理和利益相关方管理。目标缺失和愿景不足，可能促使项目走向失败。
目标应当表述清晰且切合实际。它们还应能够向项目团队展示，每一项举措如何让团队更接近目标。这意味着您能够衡量团队以及各个项目成员所产生的影响。
如何设定清晰的目标与要求
设定企业目标的一种常用方法是 S.M.A.R.T. 方法。S.M.A.R.T. 是一个英文缩写，代表 specific（具体）、measurable（可衡量）、achievable（可实现）、reasonable（合理）、time bound（有时限）。
S.M.A.R.T. 目标的设计宗旨，是在项目过程中提供结构与方向。它们明确了您想要达成什么。这一方法能有效帮助您的员工设定与企业目标相一致的目标。
3. 预算限制与变更
当项目的范围与要求发生变化时，预算也会随之变化。项目经理必须精确规划预算，并确保项目控制在预算之内。因此，预算管理可能构成一项重大挑战。
如果市场推广团队为宣传一款新产品而需要比最初为线上营销规划的更多资金，那么就必须为该活动挤出现有资金或申请更多资金。
如何应对预算限制与变更
请采用高效的 成本管理策略，以防止超出约定的预算。请在规划阶段就考虑所有范围扩大的可能性，并为此预留额外预算，从而避免成本超支。
借助 Merlin Project 中的预算管理，您可以为单个活动以及整个项目定义并管理预算。额外成本可以方便地申请、批准，并以可追溯的方式记录下来。这样，您就能始终掌握全部项目成本以及剩余的总预算。
4. 沟通不足
沟通是消除误解的恰当手段。
（Franz Schmidberger，德国评论家）
沟通可以决定一个项目的成败。重要的是团队成员能够良好协作、任务被高效分配，并让相关各方随时了解项目进度。
讨论往往是在项目会议上口头进行，或通过电子邮件，甚至短信进行。其中各种考量和决策理由会淹没在所有邮件或消息的丛林之中。而当这些内容又被他人评论之后，全局通常就彻底丧失了。
如何应对沟通问题
如果在有效沟通方面存在问题，请直接加以解决。可以是把相关人员召集到一起解决问题，也可以是营造一种把建设性反馈视为改进手段并加以珍视的项目环境。
在这方面，Merlin Project 同样是一件宝贵的工具。请直接在项目计划中对您的项目、每一个活动、所有资源和每一个附件进行评论和讨论。注释功能 能为项目团队简化项目中的沟通、协作以及文档记录。对项目的评论和批注就放在您需要它们的地方，也就是项目文件中。
5. 团队中的冲突
项目管理中另一项重要挑战，是缺乏战略方向与领导力。缺乏领导力往往是项目中冲突的根源。此外，团队内部的误传和误解也构成巨大障碍。
团队冲突由缺乏共同愿景、误传以及相互之间的敌意引起，并导致困惑与挫败感。
如何应对团队冲突
您必须正视团队中的冲突，绝不能对其视而不见或轻描淡写。请设法找出问题的根源并加以掌控。
请为您的团队带来清晰与凝聚力，以有效化解冲突。在某些情况下，明智的做法是把团队从日常项目事务中抽离出来，借助 团队建设活动 重新拉近彼此距离，然后再着手解决冲突。
6. 团队技能不均衡
作为项目负责人，您希望为团队营造一个良好、高效的工作环境。当任务被分派给具备恰当能力的团队成员时，这样的环境便得以形成。一旦分派错误，项目就难免变得低效，进而可能导致失败。
经验会告诉您，哪些任务需要哪些能力。此外，您还必须充分了解您的团队，以便理解并发挥其能力与积极性。
如何应对团队技能不匹配
请持续检查，每个团队成员是否都依据其能力与工作负荷得到了有效的安排。
借助 分派视图，在 Merlin Project 中您可以查看每个团队成员每一天的资源利用值。在时段图中，您可以一览工作如何分配到各个团队成员身上。如有必要，您可以用简单的方式 对资源规划中意料之外的变化 做出反应。
7. 缺乏问责
您团队中的每一名成员都要为自己的决定和行为负责。这种问责并不是为了在出问题时分摊责任。它的意义在于，让项目团队按照他们认为合适的方式完成任务，而无需对每一步都加以监控。
工作场所中的责任感与更高的工作投入度和更好的绩效相关联。相反，工作场所中缺乏责任，甚至微观管理，则可能导致疏忽和对项目目标缺乏投入。
如何增强责任感
请确保从一开始就明确谁在哪个方面负责。设定目标与要求有助于让每个人都清楚自己的职责。
共同关注项目进度，包括与团队任务相关的进度，有助于增强个人的责任感。此外，团队成员由此也有机会讨论挑战，并在必要时寻求支持。
Merlin Project 通过 挣值分析 提供了一个用于管控项目进度及相关成本的模型。它将计划值与实际值进行比较。这样，所有项目参与者都能始终掌握项目当前的状态。
8. 无法实现的工期
期限越荒谬，想要遵守它的努力越执着。
（管理箴言）
不切实际的工期是过度承诺的经典做法。
其实您了解团队的长处与短处，也知道它在某段特定时间内能够完成什么。尽管如此，您仍可能受到诱惑，仅仅为了赢得项目而设定不切实际的工期。
然而这样的项目会让您和您的团队倍感挫败，严重影响工作成果，并最终损害您的声誉。
如何应对不切实际的工期
请在规划阶段就避免出现不切实际的工期！请基于团队的长处与短处，就可达成的工期进行协商，而不必赶工。
为了设定可实现的工期，请把项目拆分为小任务，并为每个任务留出充足的时间。请始终为意外情况预留一些 缓冲。在每次估算时，请参考您在类似且已完成项目中的经验。
像 Merlin Project 这样优秀的项目管理软件，能帮助您规划项目并设定切合实际的工期。
9. 糟糕的风险管理
风险管理是成年人的项目管理！
（引自 Tom DeMarco 与 Tim Lister 合著的 Bärentango 一书）
项目中的 风险管理 关乎主动识别可能出现的未来问题，并理解其后果，从而能够对项目做出有前瞻性的决策。
风险必须在整个项目周期内持续评估和管理。尽管如此，您当然不是预言家，无论规划得多么周密，总会有一些风险发生。
如何应对风险
请通过设想"如果……会怎样"的情景并制定应急计划，来减轻这些棘手问题的影响。请确保在局面失控时，您的团队能够及时调整适应。
Merlin Project 在风险管理方面为您提供支持。该软件拥有一个专门的附件元素"风险"。您可以把一个风险附加到任何活动、任何分派或资源上。请评估它发生的可能性，并预先思考一个可能的解决方案。通过这种前期准备，一旦风险发生，您和您的团队就能迅速做出反应，以减轻对整个项目的影响。
10. 找到合适的项目管理解决方案
管理项目有不同的方法，从散页文件，到 Excel 表格，再到专业的项目管理解决方案。
借助 Merlin Project，从思维导图、看板，到包含报告体系、资源规划和风险管理的复杂甘特图，您可以在一个软件中实现这一切。这样，前文所述的项目管理挑战就能轻松应对。您可以在 Mac 和 iPad 上 免费试用该软件 30 天。
结语
意料之外的问题会让您付出时间和金钱的代价，具体表现为浪费的预算、受挫的核心成员，以及当项目未能按时完成时与管理层之间那些不愉快的谈话。请及时着手解决问题，攻克项目管理中的挑战，引领您的项目走向成功。
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