Fast Tracking, Crashing und Contouring im Projektmanagement

Jeder Terminplan gerät irgendwann unter Druck. Ein Zulieferer verspätet sich, eine Freigabe dauert länger, ein Messetermin verschiebt sich nach vorne. Die erste Reaktion ist meist, Dauern zu kürzen, bis das Ergebnis passt. Das ist keine Planung, sondern Wunschdenken auf Papier.

Das Projektmanagement kennt für diese Situation drei saubere Techniken, die an unterschiedlichen Stellen ansetzen. Fast Tracking verändert die Reihenfolge: Vorgänge laufen parallel statt nacheinander. Crashing verkürzt einzelne Vorgänge durch zusätzliche Ressourcen. Contouring verändert die Verteilung der Arbeit innerhalb eines Vorgangs: Der Aufwand liegt dort, wo er wirklich anfällt. Fast Tracking bezahlt mit Risiko, Crashing mit Geld, Contouring mit nichts außer einem genaueren Blick auf die eigene Planung.

Was ist Fast Tracking?

Fast Tracking verkürzt die Projektdauer, indem Vorgänge, die nacheinander geplant waren, ganz oder teilweise parallel laufen. Der Nachfolger startet, bevor sein Vorgänger abgeschlossen ist. Die Arbeitsmenge bleibt identisch, nur der Plan wird dichter gestapelt.

Ein Beispiel aus der Produktentwicklung: Konzept vier Wochen, Umsetzung sechs Wochen, Test vier Wochen. Sequenziell geplant sind das 14 Wochen. Startet die Umsetzung, sobald die Kernanforderungen stehen, und beginnt der Test mit den ersten fertigen Modulen, überlappen beide Übergänge um je zwei Wochen. Aus 14 Wochen werden 10.

Wann Fast Tracking funktioniert und wann nicht

Ob eine Überlappung möglich ist, entscheidet die Art der Abhängigkeit zwischen den Vorgängen.

Zwingende Abhängigkeiten ergeben sich aus der Sache selbst. Beton muss aushärten, bevor die nächste Lage kommt. Ein Vertrag muss unterschrieben sein, bevor bestellt wird. Diese Reihenfolge lässt sich nicht parallelisieren, jeder Versuch produziert Ausschuss oder Haftungsfragen.

Ermessensabhängigkeiten entstehen aus Gewohnheit, Vorsicht oder interner Konvention: „Wir fangen erst an, wenn das Konzept freigegeben ist." Fachlich möglich wäre der Start oft deutlich früher. Genau hier setzt Fast Tracking an.

Der praktische Test lautet: Welcher Teil des Vorgängers muss stabil sein, damit der Nachfolger sinnvoll beginnen kann? Diesen Teil vorziehen, den Rest überlappen lassen. Wenn Sie die Frage nicht beantworten können, ist die Abhängigkeit vermutlich zwingend, und Fast Tracking ist das falsche Werkzeug.

Ebenso wichtig: Überlappen Sie nur auf dem kritischen Pfad. Ein Vorgang mit Zeitfenster lässt sich beliebig vorziehen, ohne dass sich am Projektende etwas ändert. Und nach jeder Überlappung verschiebt sich der kritische Pfad möglicherweise auf einen anderen Strang, was den nächsten Schritt bestimmt.

Was ist Crashing?

Der zweite Hebel setzt an derselben Stelle an, aber mit anderen Mitteln: Crashing verkürzt die Dauer einzelner Vorgänge, indem zusätzliche Ressourcen daraufgesetzt werden, etwa mehr Personal, Überstunden, Wochenendarbeit oder eine zugekaufte Leistung. Die Reihenfolge bleibt unangetastet, die Kosten steigen. Wo Fast Tracking mit Risiko bezahlt, bezahlt Crashing mit Budget.

Welchen Vorgang Sie zuerst beschleunigen, beantwortet die Kostensteigung, im Englischen Cost Slope. Sie setzt die Mehrkosten ins Verhältnis zur eingesparten Zeit:

(Crash-Kosten - Normalkosten) / (Normaldauer - Crashdauer)

Kostet es 4.000 Euro, einen Vorgang um zwei Wochen zu verkürzen, und einen anderen 1.500 Euro für eine Woche, ist der zweite mit 1.500 Euro pro Woche der günstigere Einstieg, obwohl er absolut weniger Zeit bringt. Beschleunigen Sie in dieser Reihenfolge, immer nur auf dem kritischen Pfad, und rechnen Sie nach jedem Schritt neu.

Eine Grenze hat Crashing allerdings, und sie ist nicht finanzieller Natur: Zusätzliche Personen brauchen Einarbeitung und erzeugen Abstimmungsaufwand. Bei einem ohnehin verspäteten Vorhaben kann mehr Personal das Projekt weiter nach hinten schieben, ein Effekt, der als Brooks' Gesetz bekannt ist. Teilbare, wenig abstimmungsintensive Arbeit lässt sich gut crashen, konzeptionelle Arbeit kaum.

Was ist Contouring?

Contouring beschreibt, wie sich die Arbeit einer Ressource über die Dauer eines Vorgangs verteilt. Standardmäßig rechnen Planungswerkzeuge mit einer Gleichverteilung: 40 Stunden auf 10 Tage ergeben 4 Stunden pro Tag. Nur läuft praktisch kein Vorgang so ab.

Eine Konzeptphase startet intensiv und flacht ab. Eine Abnahme zieht erst gegen Ende an, wenn Fehlerlisten abgearbeitet werden. Ein Messeaufbau hat zwei Spitzen, eine beim Aufbau und eine beim Rückbau. Die Kontur bildet ab, wann wirklich wie viel gearbeitet wird.

Warum die Gleichverteilung teuer ist

Die Rechnung „40 Stunden auf 10 Tage" wirkt harmlos, verdeckt aber zwei Fehler zugleich.

Erstens werden Überlasten unsichtbar. Zwei Vorgänge derselben Person mit je 4 Stunden pro Tag melden zusammen 100 Prozent Auslastung, also einen unauffälligen Plan. Fallen die realen Spitzen beider Vorgänge in dieselbe Woche, sind dort 16 Stunden pro Tag nötig, während die Person in anderen Wochen kaum gebunden ist. Der Durchschnitt sieht sauber aus, der Konflikt zeigt sich erst im laufenden Betrieb.

Zweitens verschwindet freie Kapazität. Eine Ressource, die in Woche zwei nur eine Stunde pro Tag gebunden ist, gilt bei Gleichverteilung als halb ausgelastet. Diese Reserve steht für ein Parallelprojekt nicht zur Verfügung, obwohl sie real vorhanden ist. Contouring holt sie zurück in die Planung.

Genau deshalb ist Contouring die Voraussetzung für sinnvolles Fast Tracking. Wer Vorgänge überlappen lässt, ohne die tatsächlichen Aufwandsspitzen zu kennen, parallelisiert zwei Vorgänge, die beide zur selben Zeit dieselbe Person zu 100 Prozent brauchen. Der Plan sieht kürzer aus, das Team arbeitet trotzdem nacheinander.

Die Techniken im Vergleich

Drei Techniken, ein Ziel, drei völlig verschiedene Preise. Die Übersicht ordnet ein, welche wann in Frage kommt und was sie jeweils kostet.

Wir bleiben bei den englischen Begriffen aus dem PMBOK Guide, weil Literatur und Zertifizierungen sie so führen; die Netzplantechnik nach DIN 69900 benennt ohnehin nicht die Methode, sondern nur den Mechanismus, also den negativen Zeitabstand in der Anordnungsbeziehung.

Die Reihenfolge in der Praxis: erst Contouring, weil es nichts kostet und die Grundlage für alles Weitere liefert. Dann Fast Tracking, weil es kein Budget braucht. Crashing zuletzt, weil es als einziges direkt Geld kostet.

So geht's in Merlin Project

Die Reihenfolge entscheidet über das Ergebnis: Wer zuerst parallelisiert und erst danach die Auslastung prüft, verschiebt das Problem nur von der Zeitachse auf die Ressourcen. Der folgende Ablauf hält die Reihenfolge ein und zeigt zu jedem Schritt, wie Sie ihn in Merlin Project umsetzen. Praktisch ist dabei, dass Ablauflogik und Auslastung in derselben Datei liegen: Sie ziehen eine Überlappung im Gantt und sehen eine Ansicht weiter, was sie im Team anrichtet.

1. Kritischen Pfad bestimmen

Verkürzung wirkt nur auf dem kritischen Pfad. Jede Stunde, die Sie in einen Vorgang mit Zeitfenster stecken, kostet Aufwand, ohne den Endtermin zu bewegen. Und weil sich der kritische Pfad mit jeder Verdichtung verschiebt, ist dieser Schritt keine einmalige Vorarbeit, sondern die Kontrolle nach jedem weiteren Schritt.

In Merlin Project schalten Sie den kritischen Pfad über das Blitz-Symbol in der Symbolleiste ein und aus. Sofort ist im Gantt zu sehen, welche Kette den Endtermin bestimmt und welche Vorgänge Luft haben. Für den Blick auf die einzelne Verknüpfung beantworten die Spalten Erwartet kritisch und Geplant kritisch dieselbe Frage im Detail.

Ein Klick auf das Blitz-Symbol

Das Blitz-Symbol in der Symbolleiste schaltet die Anzeige des kritischen Pfads an und aus. Ist sie aktiv, färbt Merlin Project alle Vorgänge und Verknüpfungen rot, die den Endtermin bestimmen: im Beispiel läuft die Kette von der Handskizze über Entwurfs- und Detailplanung bis in den Rohbau. Was blau bleibt, hat Puffer; dort zu verdichten kostet Aufwand, ohne den Endtermin zu bewegen. Wie Balken, Abhängigkeiten und Puffer zusammenspielen, zeigt der Guide zum Gantt-Diagramm.

2. Die Arbeitsverteilung realistisch abbilden

Bevor Sie irgendetwas überlappen, müssen Sie wissen, wann der Aufwand in den beteiligten Vorgängen wirklich anfällt. Genau das leistet Contouring. Wer mit Durchschnittswerten plant, erkennt später nicht, ob eine Überlappung tragfähig ist oder ob zwei Spitzen aufeinandertreffen.

In Merlin Project gibt es dafür kein eigenes Feld. Ein Vorgang verteilt seine Arbeit immer gleichmäßig über seine Dauer, und auch die Auslastung ändert daran nichts, weil sie auf die gesamte Zuweisung wirkt und nicht auf einzelne Tage. Der Hebel sind stattdessen die beiden Werte Vorgabe Arbeit und Vorgabe Dauer: Arbeit ist der Aufwand, Dauer das Zeitfenster, in dem er erledigt wird. 40 Stunden Arbeit bei 10 Tagen Dauer ergeben 4 Stunden am Tag.

Eine ungleichmäßige Kontur entsteht daraus, indem Sie den Vorgang in Abschnitte zerlegen und jedem Abschnitt eigene Werte geben. So sieht derselbe Vorgang „Konzept" mit 40 Stunden über 10 Arbeitstage in den vier Verläufen aus:

Verknüpfen Sie die Abschnitte mit Ende zu Start und fassen Sie sie in einer Gruppe zusammen, dann bleibt der Plan lesbar und die Gruppe summiert Arbeit und Dauer wieder auf den ursprünglichen Vorgang. Der Aufwand lohnt sich nicht überall: Sinnvoll ist er bei langen Vorgängen auf dem kritischen Pfad und bei knappen Ressourcen, also genau dort, wo Sie gleich überlappen wollen. Wiederkehrende Abwesenheiten gehören dagegen nicht in die Kontur, sondern in den Ressourcenkalender.

3. Überlappungen dort ansetzen, wo die Spitzen versetzt liegen

Jetzt erst wird überlappt, und zwar gezielt: Ein front-loaded geplanter Vorgänger und ein back-loaded geplanter Nachfolger vertragen viel Überschneidung, weil das ruhige Ende des einen auf den ruhigen Anfang des anderen trifft. Umgekehrt kollidieren die Spitzen genau in der Überlappungszone, und aus dem Zeitgewinn wird Überlast.

Fast Tracking ist in Merlin Project keine eigene Funktion, sondern eine Eigenschaft der Verknüpfung. Klicken Sie die Verbindungslinie zwischen zwei Vorgängen an, dann erscheint der Inspektor Abhängigkeit mit dem Feld Puffer, das auch negative Werte annimmt. Das Vorzeichen entscheidet über die Richtung: Bei einer Ende zu Start-Verknüpfung schiebt ein Puffer von 2 Tagen den Nachfolger nach hinten, ein Puffer von -2 Tagen zieht ihn nach vorne. Er startet dann zwei Tage vor dem Ende seines Vorgängers, und genau diese zwei Tage sind die Überlappung. Sollen zwei Vorgänge grundsätzlich gemeinsam anlaufen, stellen Sie die Art stattdessen von Ende zu Start auf Start zu Start um.

Wichtig ist, die Überlappung als Puffer zu führen und nicht als festes Startdatum. Ein fixiertes Datum kappt die Abhängigkeit: Verschiebt sich der Vorgänger, rechnet Merlin Project den Nachfolger nicht mehr mit.

Zurück zum Beispiel vom Anfang: Umsetzung und Test überlappen um zwei Wochen. Läuft der Test in dieser Zeit ohnehin erst an, weil die Testumgebung aufgebaut wird, kostet die Überlappung praktisch nichts. Trifft seine Anfangsspitze dagegen auf die Endspitze der Umsetzung und hängen beide an derselben Person, sind die vier gewonnenen Wochen reine Rechenkunst. Welcher der beiden Fälle vorliegt, sehen Sie im nächsten Schritt.

Fast Tracking entsteht im Feld Puffer

Fast Tracking setzen Sie über den Puffer einer bestehenden Verknüpfung um. Tragen Sie dort einen negativen Wert ein, etwa -2 Tage, rückt der Nachfolger bei einer Ende zu Start-Verknüpfung um zwei Tage nach vorne und startet, bevor sein Vorgänger fertig ist. Ein positiver Wert bewirkt das Gegenteil und schiebt ihn als Wartezeit nach hinten. Wie Sie Verknüpfungen anlegen und anpassen, zeigt die Lektion Hinzufügen von Kontext und Logik.

4. Auslastung nachrechnen und abgleichen

Zeigt der Plan nach der Überlappung Überlast, ist die gewonnene Zeit nicht echt, sondern nur von der Zeitachse in die Ressourcen verschoben. Das Team arbeitet weiter nacheinander, nur steht es jetzt im Plan anders.

Der Realitätstest dafür ist die Arbeitsverteilung: rote Tage bedeuten Überlast. Ab welchem Wert Merlin Project rot markiert, stellen Sie in den Einstellungen unter Auslastung über die Schwellenwerte für Über- und Unterlastung ein. Bleibt Überlast bestehen, hilft der Auslastungsabgleich, wahlweise für das ganze Projekt oder nur für eine Auswahl. Aktivieren Sie dabei die Option Nur innerhalb Puffer, sonst löst der Abgleich die Überlast auf, indem er Ihren gerade vorgezogenen Endtermin wieder nach hinten schiebt.

Zuweisungen und Arbeitsverteilung

Die Ansicht Zuweisungen mit der Darstellung Arbeitsverteilung zeigt für jede Ressource, wie viel Arbeit an welchem Tag anliegt. Grün bedeutet im Rahmen, rot bedeutet Überlast; im Beispiel erkennen Sie auf einen Blick, welche Rollen an welchen Tagen über ihre Kapazität hinaus verplant sind. Nach jeder Überlappung ist das der schnellste Test, ob die gewonnene Zeit real ist oder nur im Gantt gut aussieht. Wie Sie Ressourcen anlegen und zuweisen, zeigt die Lektion Ressourcen einrichten.

5. Wenn es dann noch klemmt: Ressourcen ergänzen

Reicht die Zeit weiterhin nicht, bleibt Crashing. Das ist in Merlin Project der einfachste der drei Schritte: Ziehen Sie eine zweite Ressource aus der Ressourcenquelle auf den Vorgang, teilen sich beide die Arbeit, und die Dauer sinkt entsprechend. Aus 40 Stunden Arbeit, die eine Person in fünf Tagen leistet, werden mit zwei Personen zweieinhalb Tage.

Eine Voraussetzung gibt es: Der Vorgang muss über die Arbeit geplant sein, das Feld Dauer also leer bleiben. Steht dort eine feste Dauer, bleibt der Balken gleich lang und nur die Auslastung je Person sinkt, was das Gegenteil des Gewünschten ist. Ob mehrere Zuweisungen sich die Arbeit teilen oder jede den vollen Aufwand trägt, steuern Sie in den Einstellungen über die Option teilen sich die Arbeit.

Verlassen Sie sich dabei nicht auf die Rechnung allein: Die Hälfte der Dauer setzt voraus, dass sich die Arbeit wirklich teilen lässt. Für Abstimmung und Einarbeitung rechnen Sie besser einen Aufschlag ein, statt den halbierten Balken für bare Münze zu nehmen.

6. Restrisiko benennen und absichern

Jede Überlappung ist eine Wette auf die Stabilität des Vorgängers. Halten Sie fest, was bei einer Änderung neu gemacht werden muss und was das kostet, statt es im Kopf zu behalten.

Setzen Sie dafür eine Baseline auf den ursprünglichen Plan, bevor Sie die erste Überlappung eintragen. Danach zeigt der Soll/Ist-Vergleich jederzeit, was die Verdichtung gebracht hat und wo sie zurückschlägt. Die drohende Nacharbeit hängen Sie als Risiko an den überlappten Vorgang, mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Bewertung.

Baseline als grauer Schatten

Nach dem Setzen einer Baseline legt Merlin Project die geplanten Werte als graue Balken hinter die aktuellen. Sie sehen auf einen Blick, welcher Vorgang vorgezogen wurde und welcher trotz Verdichtung nach hinten gerutscht ist. Die Lektion zum Soll/Ist-Vergleich zeigt, wie Sie die Baseline setzen und auswerten. Das Risiko der Nacharbeit hinterlegen Sie als Anhang vom Typ Risiko direkt am überlappten Vorgang, zusammen mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Bewertung. Seit Version 9 geht der Vergleich auch rückwirkend: Der dynamische Basisplan rekonstruiert über ein Referenzdatum in den Projekteinstellungen den Planstand eines beliebigen früheren Zeitpunkts, selbst wenn damals niemand eine Baseline gesetzt hat. Mehr dazu im Beitrag zu Merlin Project 9.

Best Practices

• Nur auf dem kritischen Pfad verdichten, und nach jedem Schritt neu rechnen. Verkürzen Sie einen Strang, wird oft ein anderer kritisch.
• Nur Ermessensabhängigkeiten überlappen. Wer sich über eine zwingende Abhängigkeit hinwegsetzt, bekommt kein schnelleres Projekt, sondern Ausschuss.
• Übergabepunkte statt Fertigstellung definieren. „Der Nachfolger startet, wenn die Schnittstelle steht" ist eine belastbare Bedingung, „wenn es fertig ist" nicht.
• Erst die Ressourcen prüfen, dann den Zeitgewinn glauben. Zwei parallele Balken im Gantt sind nur dann wirklich parallel, wenn zwei Personen daran arbeiten können.
• Teilzeit über den Kalender abbilden, nicht über die Kontur. Wer dienstags nicht da ist, gehört in den Ressourcenkalender, nicht in eine gebastelte Arbeitsverteilung.
• Nacharbeit einplanen, nicht wegdiskutieren. Wer zwei Wochen überlappt, sollte eine Woche Korrekturaufwand als Risiko im Plan führen.
• Die neue Arbeitsweise mit dem Team besprechen. Fast Tracking macht Übergaben vorläufig und Änderungen wahrscheinlicher. Wer das nicht ankündigt, erntet Frust, sobald Ergebnisse wieder aufgemacht werden. Die realistische Kontur kennt ohnehin die Person, die den Vorgang ausführt, nicht das Planungswerkzeug.
• Verdichtung als Ausnahme behandeln. Fast Tracking ist eine Reaktion auf eine konkrete Terminlage, kein Planungsstil. Wer jeden Plan von Beginn an maximal überlappt, hat keinen Hebel mehr, wenn es wirklich eng wird.

Fazit

Die drei Techniken greifen an verschiedenen Stellen an: Fast Tracking an der Reihenfolge, Crashing an der Dauer einzelner Vorgänge, Contouring an der Auslastung. In der Praxis beginnen Sie mit Contouring, weil erst die realistische Arbeitsverteilung zeigt, welche Überlappung überhaupt trägt. Fast Tracking folgt, Crashing zuletzt, wenn Budget vorhanden ist und die Zeit trotzdem nicht reicht.

Entscheidend ist, dass Ablauflogik und Auslastung im selben Plan liegen. Sind sie auf zwei Werkzeuge verteilt, bleibt jede Verdichtung eine Vermutung. In Merlin Project ziehen Sie die Überlappung im Gantt und lesen die Konsequenz als andere Ansicht in der Arbeitsverteilung ab, auf Mac und iPad, auch ohne Netz. Testen können Sie das 30 Tage lang kostenlos.

Wer beim Verdichten wissen möchte, wie wahrscheinlich der neue Termin überhaupt ist, findet die Antwort im Beitrag zur Monte-Carlo-Simulation im Projektmanagement.

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