Smartsheet est un puissant outil de type tableur, mais son prix a sensiblement augmenté au fil des ans. Avec le User Subscription Model (USM), chaque utilisateur qui édite est désormais facturé, auxquels s'ajoutent des modules complémentaires et des sauts de tarif. Dans les communautés, de nombreuses équipes planifient donc leur migration. Cet article examine sobrement le coût total de possession et présente avec Merlin Project une alternative qui offre une vraie gestion de projet et dont les coûts restent prévisibles.
Il ne s'agit pas du prix affiché, mais du coût total de possession
Qu'une licence ait un prix, c'est normal. Dans Merlin Project aussi, chaque personne qui planifie et édite activement paie. La différence décisive ne réside pas dans le prix d'un siège isolé, mais dans le coût global dans le temps, le Total Cost of Ownership.
C'est précisément là que beaucoup de choses ont changé chez Smartsheet. Avec le User Subscription Model (USM), chaque utilisateur qui édite est aujourd'hui comptabilisé comme un siège payant et basculé automatiquement vers une licence via la facturation dite « true-up ». À cela s'ajoutent des sauts de tarif : des utilisateurs rapportent des prix de base qui ont nettement augmenté sans nouvelles fonctionnalités. Et les analyses, modules de pilotage ou tableaux de bord élaborés dépendent souvent de produits complémentaires ou d'outils de BI externes.
L'ambiance dans la communauté
Dans la communauté Smartsheet sur Reddit, l'évolution des prix est le sujet dominant.
« Le nouveau modèle de licences est du racket. Nous devrions tous avoir une stratégie de sortie, le plus vite possible. » (reformulé, depuis r/smartsheet)
« Ils veulent décupler nos coûts. Toute l'attention de notre entreprise se concentre sur le fait de sortir de Smartsheet le plus vite possible. » (reformulé, depuis r/smartsheet)
Un second schéma est frappant : beaucoup résilient sans avoir de produit cible clair. Un utilisateur décrit que son entreprise met fin à son usage à l'échelle du groupe, sans disposer encore d'un remplaçant. Il ne s'agit pas ici de dénigrer Smartsheet. Pour les workflows centrés sur le tableur, le logiciel est solide. Le constat est plus sobre : lorsque le coût total de possession devient d'année en année plus difficile à calculer, il vaut la peine de regarder du côté d'une alternative.
Pourquoi la pression sur les prix augmente
Un coup d'œil à la structure de propriété explique bien des choses. Smartsheet a été racheté en 2024 par les investisseurs financiers Blackstone et Vista Equity Partners, puis retiré de la Bourse. De telles acquisitions par le private equity et le capital-risque peuvent avoir un sens du point de vue entrepreneurial : elles apportent des capitaux et une pression de croissance. Pour les clients, cela a toutefois un revers : les investisseurs financiers travaillent avec une exigence de rendement différente et un horizon temporel fixe. Le chemin pour y parvenir passe souvent par des prix plus élevés et de nouvelles barrières payantes. Le passage au User Subscription Model ne tombe pas par hasard exactement dans cette phase.
Dans la communauté, ce lien est nommé ouvertement :
« Le private equity ruine tout. Le nouveau modèle de prix et tout le jargon commercial sont eux aussi un fouillis. » (reformulé, depuis r/smartsheet)
Il y a ici une différence structurelle avec ProjectWizards. Nous sommes dirigés par leurs propriétaires et indépendants, sans private equity ni venture capital derrière nous. Cela signifie : nous gardons le plein contrôle de nos prix et de notre feuille de route, et nous n'avons pas à servir d'objectifs de rendement externes.
Comparaison du Total Cost of Ownership
Plutôt que de comparer uniquement le prix mensuel, il est utile de regarder tous les postes qui s'additionnent au final.
| Facteur de coût | Smartsheet | Merlin Project |
|---|---|---|
| Licence par utilisateur qui édite | oui, via l'USM avec facturation true-up automatique | oui, prix d'abonnement fixe, sans surprises de true-up |
| Planification des ressources et des capacités | étendue via le module complémentaire « Resource Management » | comprise dans les fonctionnalités |
| Rapports Earned Value | configuration ou produit complémentaire requis | intégrés |
| Projets standardisés et consolidations de portefeuille | via l'application premium « Control Center » | couverts par la gestion multi-projets et les modèles |
La facture ne devient pas chère à cause du premier siège, mais à cause de tout ce qui s'ajoute au fil des années.
Merlin Project : une gestion de projet native pour les appareils Apple
Merlin Project est une application de gestion de projet native pour Mac, iPad et iPhone. Elle apporte un vrai scheduling, du chemin critique aux baselines et au nivellement des ressources jusqu'à l'Earned Value, fonctionne aussi hors ligne et garde vos données de projet entre vos mains, sans copies de conflit grâce à MagicSync.
Partager les résultats sans que chacun ait besoin d'un siège. Les utilisateurs qui éditent ont besoin d'une licence, c'est équitable. Mais celui qui doit seulement voir les résultats n'a pas besoin de son propre siège : via le mode publication, vous déposez l'état actuel dans un espace de travail public ou sur votre propre serveur, et via les rapports et exports, vous transmettez les plans en PDF, HTML, image ou CSV, jusqu'au format MS Project. Ainsi, les parties prenantes, les clients et la direction consomment les résultats sans qu'une licence soit due pour chacun.
Charge de travail et nivellement des ressources
Dans Merlin Project, vous répartissez le travail sur plusieurs projets et résolvez automatiquement les surcharges. L'utilisation des ressources montre, tous projets confondus, qui est sollicité et quand, et le guide des ressources accompagne pas à pas l'affectation.
La comparaison complète des fonctionnalités
La façon dont Merlin Project et Smartsheet se comparent point par point sur la planification et le Gantt, la gestion des ressources, le suivi des coûts, la gestion multi-projets et la plateforme est présentée dans notre comparaison détaillée Merlin Project vs. Smartsheet, avec des captures d'écran des deux outils.
Conclusion
Lorsque le coût total de possession de Smartsheet devient au fil des ans plus difficile à planifier, c'est une bonne occasion de faire un état des lieux. Merlin Project associe un vrai scheduling, le nivellement des ressources et l'Earned Value à la souveraineté des données, à la capacité hors ligne et à des coûts prévisibles. Les éditeurs sont licenciés, mais vous partagez les résultats sans siège supplémentaire. C'est une gestion de projet qui ne flotte pas dans le cloud et dont la facture, en fin d'année, ne réserve aucune surprise. Vous pouvez essayer Merlin Project gratuitement pendant 30 jours.
