Smartsheet ist ein starkes Tabellen-Tool, aber der Preis ist über die Jahre spürbar gestiegen. Mit dem User Subscription Model (USM) wird inzwischen jeder bearbeitende Nutzer abgerechnet, dazu kommen Zusatzmodule und Tarifsprünge. In den Communitys planen viele Teams deshalb ihren Wechsel. Dieser Artikel schaut nüchtern auf die Gesamtkosten und zeigt mit Merlin Project eine Alternative, die echtes Projektmanagement bietet und deren Kosten planbar bleiben.
Es geht nicht um den Listenpreis, sondern um die Gesamtkosten
Dass eine Lizenz Geld kostet, ist normal. Auch in Merlin Project zahlt jeder, der aktiv plant und bearbeitet. Der entscheidende Unterschied liegt nicht im einzelnen Seat-Preis, sondern in den Gesamtkosten über die Zeit, der Total Cost of Ownership.
Genau hier hat sich bei Smartsheet viel verschoben. Mit dem User Subscription Model (USM) wird heute jeder bearbeitende Nutzer als bezahlter Seat erfasst und über die sogenannte True-up-Abrechnung automatisch in eine Lizenz überführt. Dazu kommen Tarifsprünge: Nutzer berichten von Grundpreisen, die ohne neue Funktionen deutlich gestiegen sind. Und Auswertungen, Steuerungsmodule oder umfangreiche Dashboards hängen oft an Zusatzprodukten oder externen BI-Werkzeugen.
Die Stimmung in der Community
In der Smartsheet-Community auf Reddit ist die Preisentwicklung das beherrschende Thema.
„Das neue Lizenzmodell ist Wegelagerei. Wir sollten alle eine Ausstiegsstrategie haben, so schnell es geht." (sinngemäß, aus r/smartsheet)
„Sie wollen unsere Kosten verzehnfachen. Der gesamte Fokus unserer Firma liegt darauf, so schnell wie möglich aus Smartsheet herauszukommen." (sinngemäß, aus r/smartsheet)
Auffällig ist ein zweites Muster: Viele kündigen, ohne ein klares Zielprodukt zu haben. Ein Nutzer beschreibt, dass sein Unternehmen den Einsatz konzernweit beendet, ohne bereits einen Ersatz zu haben. Es geht hier nicht darum, Smartsheet schlechtzureden. Für tabellenzentrierte Workflows ist die Software stark. Der Punkt ist nüchterner: Wenn die Gesamtkosten Jahr für Jahr schwerer kalkulierbar werden, lohnt sich der Blick auf eine Alternative.
Warum der Druck auf die Preise wächst
Ein Blick auf die Eigentümerstruktur erklärt vieles. Smartsheet wurde 2024 von den Finanzinvestoren Blackstone und Vista Equity Partners übernommen und von der Börse genommen. Solche Übernahmen durch Private Equity und Risikokapital können unternehmerisch durchaus Sinn ergeben, sie bringen Kapital und Wachstumsdruck. Für Kunden hat das aber eine Kehrseite: Finanzinvestoren arbeiten mit einem anderen Renditeanspruch und einem festen Zeithorizont. Der Weg dorthin führt häufig über höhere Preise und neue Bezahlschranken. Die Umstellung auf das User Subscription Model fällt nicht zufällig in genau diese Phase.
In der Community wird der Zusammenhang offen benannt:
„Private Equity ruiniert alles. Das neue Preismodell und das ganze Vertriebs-Kauderwelsch sind ebenfalls ein Durcheinander." (sinngemäß, aus r/smartsheet)
Hier liegt ein struktureller Unterschied zu ProjectWizards. Wir sind inhabergeführt und unabhängig, ohne Private Equity oder Venture Capital im Rücken. Das heißt: Wir behalten die volle Kontrolle über unsere Preise und unsere Roadmap und müssen keine externen Renditeziele bedienen.
Total Cost of Ownership im Vergleich
Statt nur den Monatspreis zu vergleichen, hilft der Blick auf alle Posten, die am Ende zusammenkommen.
| Kostentreiber | Smartsheet | Merlin Project |
|---|---|---|
| Lizenz je bearbeitendem Nutzer | ja, über USM mit automatischer True-up-Abrechnung | ja, fester Abopreis, ohne True-up-Überraschungen |
| Ressourcen- und Kapazitätsplanung | erweitert über das Add-on „Resource Management" | im Funktionsumfang enthalten |
| Earned-Value-Berichte | Konfiguration oder Zusatzprodukt nötig | eingebaut |
| Standardisierte Projekte und Portfolio-Rollups | über die Premium-App „Control Center" | mit Multi-Projektmanagement und Vorlagen abgedeckt |
Die Rechnung wird nicht durch den ersten Seat teuer, sondern durch alles, was über die Jahre dazukommt.
Merlin Project: Natives Projektmanagement für Apple-Geräte
Merlin Project ist eine native Projektmanagement-App für Mac, iPad und iPhone. Sie bringt echtes Scheduling mit, von kritischem Pfad über Baselines und Ressourcen-Leveling bis Earned Value, arbeitet auch offline und hält Ihre Projektdaten in Ihrer Hand, per MagicSync ohne Konfliktkopien.
Ergebnisse teilen, ohne dass jeder einen Seat braucht. Bearbeitende Nutzer brauchen eine Lizenz, das ist fair. Aber wer Ergebnisse nur sehen soll, braucht keinen eigenen Seat: Über den Publiziermodus legen Sie den aktuellen Stand in einem öffentlichen Arbeitsbereich oder auf Ihrem eigenen Server ab, und über Berichte und Exporte geben Sie Pläne als PDF, HTML, Bild oder CSV weiter, bis hin zum MS-Project-Format. So konsumieren Stakeholder, Kunden und Management die Ergebnisse, ohne dass für jeden eine Lizenz fällig wird.
Auslastung und Ressourcen-Leveling
In Merlin Project verteilen Sie Arbeit über mehrere Projekte und lösen Überlastungen automatisch auf. Die Ressourcen-Auslastung zeigt projektübergreifend, wer wann ausgelastet ist, und der Ressourcen-Guide führt Schritt für Schritt durch die Zuweisung.
Der vollständige Funktionsvergleich
Wie sich Merlin Project und Smartsheet bei Planung und Gantt, Ressourcenmanagement, Kostenverfolgung, Multi-Projektmanagement und Plattform Punkt für Punkt gegenüberstehen, zeigt unser ausführlicher Vergleich Merlin Project vs. Smartsheet, mit Screenshots beider Tools.
Fazit
Wenn die Gesamtkosten von Smartsheet über die Jahre schwerer planbar werden, ist das ein guter Anlass für eine Bestandsaufnahme. Merlin Project verbindet echtes Scheduling, Ressourcen-Leveling und Earned Value mit Datenhoheit, Offline-Fähigkeit und planbaren Kosten. Bearbeiter sind lizenziert, aber Ergebnisse teilen Sie ohne zusätzlichen Seat. Das ist Projektmanagement, das nicht in der Cloud schwebt und dessen Rechnung am Jahresende keine Überraschung bereithält. Sie können Merlin Project 30 Tage kostenlos testen.
