Smartsheet es una potente herramienta de hojas de cálculo, pero su precio ha subido de forma notable con los años. Con el User Subscription Model (USM) se factura ahora a cada usuario que edita, a lo que se suman módulos adicionales y saltos de tarifa. Por eso, en las comunidades muchos equipos están planificando su cambio. Este artículo analiza con calma el coste total y presenta con Merlin Project una alternativa que ofrece gestión de proyectos de verdad y cuyos costes siguen siendo previsibles.
No se trata del precio de catálogo, sino del coste total
Que una licencia cueste dinero es algo normal. También en Merlin Project paga todo aquel que planifica y edita de forma activa. La diferencia decisiva no está en el precio de cada asiento, sino en el coste total a lo largo del tiempo, el Total Cost of Ownership.
Justo aquí ha cambiado mucho en Smartsheet. Con el User Subscription Model (USM), hoy se registra a cada usuario que edita como un asiento de pago y, mediante la llamada facturación True-up, se le convierte automáticamente en una licencia. A esto se suman los saltos de tarifa: los usuarios informan de precios base que han subido de forma notable sin nuevas funciones. Y los informes, los módulos de control o los cuadros de mando completos suelen depender de productos adicionales o de herramientas de BI externas.
El ambiente en la comunidad
En la comunidad de Smartsheet en Reddit, la evolución de los precios es el tema dominante.
„El nuevo modelo de licencias es un atraco. Todos deberíamos tener una estrategia de salida lo antes posible." (parafraseado, de r/smartsheet)
„Quieren multiplicar nuestros costes por diez. Toda la atención de nuestra empresa está puesta en salir de Smartsheet lo antes posible." (parafraseado, de r/smartsheet)
Llama la atención un segundo patrón: muchos cancelan sin tener un producto de destino claro. Un usuario describe que su empresa pone fin al uso en todo el grupo sin disponer todavía de un sustituto. No se trata aquí de hablar mal de Smartsheet. Para flujos de trabajo centrados en hojas de cálculo, el software es potente. El argumento es más sobrio: cuando el coste total se vuelve año tras año más difícil de calcular, merece la pena mirar hacia una alternativa.
Por qué crece la presión sobre los precios
Una mirada a la estructura de propiedad explica muchas cosas. Smartsheet fue adquirida en 2024 por los inversores financieros Blackstone y Vista Equity Partners, y retirada de bolsa. Adquisiciones de este tipo por parte de Private Equity y capital riesgo pueden tener todo el sentido empresarial: aportan capital y presión de crecimiento. Pero para los clientes tienen una cara b: los inversores financieros operan con otra exigencia de rentabilidad y un horizonte temporal definido. El camino hacia esa meta pasa con frecuencia por precios más altos y nuevas barreras de pago. El paso al User Subscription Model no cae por casualidad justo en esta fase.
En la comunidad, esta relación se nombra abiertamente:
„El Private Equity lo arruina todo. El nuevo modelo de precios y toda la jerga comercial también son un desbarajuste." (parafraseado, de r/smartsheet)
Aquí hay una diferencia estructural con ProjectWizards. Somos una empresa dirigida por sus propietarios e independiente, sin Private Equity ni Venture Capital detrás. Esto significa: mantenemos el control total sobre nuestros precios y nuestra hoja de ruta, y no tenemos que servir objetivos de rentabilidad externos.
Total Cost of Ownership en comparación
En lugar de comparar solo el precio mensual, ayuda mirar todas las partidas que acaban sumándose.
| Factor de coste | Smartsheet | Merlin Project |
|---|---|---|
| Licencia por usuario que edita | sí, mediante USM con facturación True-up automática | sí, precio de suscripción fijo, sin sorpresas de True-up |
| Planificación de recursos y de capacidad | ampliada mediante el complemento „Resource Management" | incluida en el conjunto de funciones |
| Informes de Earned Value | requiere configuración o producto adicional | integrado |
| Proyectos estandarizados y rollups de cartera | mediante la app premium „Control Center" | cubierto con gestión multiproyecto y plantillas |
La factura no se encarece por el primer asiento, sino por todo lo que se va sumando a lo largo de los años.
Merlin Project: gestión de proyectos nativa para dispositivos Apple
Merlin Project es una app nativa de gestión de proyectos para Mac, iPad e iPhone. Incorpora scheduling de verdad, desde el camino crítico, pasando por las líneas base y el nivelado de recursos, hasta el Earned Value; funciona también sin conexión y mantiene los datos de su proyecto en sus manos, mediante MagicSync y sin copias de conflicto.
Compartir resultados sin que cada persona necesite un asiento. Los usuarios que editan necesitan una licencia, lo cual es justo. Pero quien solo debe ver resultados no necesita un asiento propio: con el modo de publicación deposita el estado actual en un área de trabajo pública o en su propio servidor, y con informes y exportaciones comparte los planes como PDF, HTML, imagen o CSV, incluso en formato de MS Project. Así, las partes interesadas, los clientes y la dirección consumen los resultados sin que se cobre una licencia por cada persona.
Carga de trabajo y nivelado de recursos
En Merlin Project distribuye el trabajo entre varios proyectos y resuelve las sobrecargas de forma automática. La carga de recursos muestra, a través de todos los proyectos, quién está ocupado y cuándo, y la guía de recursos le acompaña paso a paso en la asignación.
La comparación completa de funciones
Cómo se comparan Merlin Project y Smartsheet punto por punto en planificación y Gantt, gestión de recursos, seguimiento de costes, gestión multiproyecto y plataforma lo muestra nuestra comparación detallada Merlin Project vs. Smartsheet, con capturas de pantalla de ambas herramientas.
Conclusión
Cuando el coste total de Smartsheet se vuelve año tras año más difícil de planificar, es un buen motivo para hacer balance. Merlin Project combina scheduling de verdad, nivelado de recursos y Earned Value con soberanía sobre los datos, capacidad sin conexión y costes previsibles. Quien edita tiene licencia, pero los resultados los comparte sin un asiento adicional. Esto es gestión de proyectos que no flota en la nube y cuya factura a final de año no esconde sorpresas. Puede probar Merlin Project gratis durante 30 días.
