プロジェクト管理では、アクティビティにコンテキストを与えることが非常に重要です。Merlin Project では、アクティビティ、マイルストーン、グループに追加情報を付与し、それらを相互に結び付けて 依存関係 を作成できます。さらに、依存関係に リード／ラグ を組み込むことで余裕時間を確保し、現実的なスケジュールを保つこともできます。
依存関係の組み込み : プロジェクトにロジックを作る
前章で説明したとおり、私たちはアクティビティをマインドマップから WBS へと変換しました。これらのアクティビティは、「準備」「実行」「事後対応」といったさまざまなプロジェクトフェーズを表すテーマ別のカテゴリに整理できます。類似したアクティビティをグループ化することで複雑さが軽減され、計画が簡素になり、相乗効果が見えてくることもよくあります。
グループはいくつかの方法で作成できます。
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アクティビティのインデント／アウトデント : Merlin Project では、アクティビティをインデントしてグループを作成したり、アウトデントして再び個々のアクティビティに戻したりできます。⌃+⌘+→ でアクティビティをインデント、⌃+⌘+← でアウトデントできます。この機能は「構造 > インデント」または「構造 > アウトデント」からも利用できます。
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ドラッグ＆ドロップ : 1 つまたは複数のアクティビティを選択し、別の既存のアクティビティ上にドロップします。ドロップ先がグループとなり、先ほど選択したアクティビティはインデントされたアクティビティ、いわゆる「子」になります。アクティビティを選択して [⌥+⌘+G] を押すことで、直接子アクティビティを作成することもできます。
論理的な共通点を持つすべてのアクティビティをグループ化したら、次はマイルストーンを追加します。マイルストーンは、プロジェクトの開始と終了、およびその間の出来事といった基準点を示す点でアクティビティとは異なります。少なくともプロジェクトの開始と終了、そして各プロジェクトフェーズごとに 1 つのマイルストーンを設定することをおすすめします。こうすることで、フェーズやプロジェクトの完了予定日をいつでも参照できます。
オープンハウスのイベントでは、すでにアクティビティをさまざまなブランチにまとめてグループ化しました。各時間フェーズをより分かりやすくするため、ブランチ／グループを 準備、実行、事後対応 のアクティビティに分けます。
次に、各アクティビティに必要な時間を見積もりましょう。Merlin Project では、これは 作業 と 期間 という概念を通じて行います。
特定のアクティビティの作業や期間に関するデータを入力するには、アクティビティインスペクタを開きます。6 つのアイコンのリストが表示されます。ここではまず、最初のアクティビティ「アクティビティ : 計画」に注目します。ここでは作業と期間の時間値、つまりインスペクタの最初の 2 つのフィールドに入力できます。時間値は時間や日などで入力できるほか、fStunden、fTage の値を使うことで、休日や週末、その他の作業しない時間として指定したイベントを含めることもできます。この 2 つのフィールドの違いはとても単純です。作業は、タスクを完了するために必要な具体的な時間数や日数などを表します。期間は、その作業が行われる時間枠を表します。作業と期間が同じになることもあります。ただし場合によっては、アクティビティの期間が、その完了に必要な作業よりも長くなることもあります。では、この知見を実践に移してみましょう。
依存関係の組み込み : オープンハウスイベントのためのロジックを作成する
作業と期間の違いは、オープンハウスイベントを例にすると分かりやすく説明できます。「ケータリングと設備」というグループを例に取ると、適切なケータリングサービスを選定するのに 2 週間かかると想定できます。複数の候補があり、問い合わせ後に見積もりを待ち、価格と飲食メニューの内容を比較します。この 2 週間の間、ケータリング業者と話し評価するために絶え間なく作業し続けるわけではありません。そのため、この時間は 作業 ではなく 期間 のフィールドに入力します。
補足 : オープンハウスの場合、一部のアクティビティが週末に行われることも想定されます。標準で設定された作業カレンダーでは、週末は作業しない時間として指定されています。週末にアクティビティを計画するには、「プロジェクト設定」>「カレンダー」をクリックして「例外」へ進み、作業時間を調整できます。ここでプラスアイコンをクリックすると新しい日を追加できます。続いて日付を入力し、マウスで「作業時間帯」のフィールドに作業時間を描画します。プロジェクト設定や作業カレンダーの設定の詳細については、ハンドブック をご覧ください。
それでは、依存関係を作成しましょう。
プロジェクト管理の本質は、アクティビティの流れを理解することにあります。あるタスクは、別のタスクが完了して初めて開始できることがよくあります。Merlin Project では、こうした依存関係を作成する方法がいくつか用意されています。2 つ以上のアクティビティを選択し、右クリックして「接続」を選び、作成したい依存関係の種類を選択することで作成できます。標準では 終了-開始 の接続が作成されます。これは、タスク A が終了するまでタスク B を開始できないことを意味します。また、Option キーを押しながらアクティビティ同士を結ぶ方法や、依存関係インスペクタを使う方法でも作成できます。後者の 2 つのオプションを詳しく見てみましょう。
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Option キーを使う : これは依存関係を設定する最も簡単な方法です。Option キーを押しながら、アクティビティの上にマウスを合わせます。すると、ポインタを合わせたアクティビティの先頭（左端）または末尾（右端）に黒い点が表示されます。それをクリックすると矢印が生成されます。その矢印を別のアクティビティの先頭または末尾までドラッグするだけで依存関係が作成されます。最初のアクティビティの先頭から始めるか末尾から始めるかによって、終了-終了または開始-終了のいずれの依存関係になるかが決まります。
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インスペクタツールを使う : Merlin Project の依存関係インスペクタは、依存関係の概要を素早く把握し、編集するための場を提供します。ここでは依存関係の種類を素早く調整したり、必要に応じてバッファを組み込んだりできます。接続矢印をクリックし、ツールバー右端のアイコンをクリックしてインスペクタを開きます。ここで接続の種類（終了-開始、終了-終了、開始-開始、開始-終了）を簡単に調整できます。
リード／ラグの組み込み : バッファの重要性
依存関係インスペクタについて触れたところで、アクティビティ間にバッファを追加してみましょう。このバッファにより、次のタスクが始まる前にひと息つく余裕が生まれます。
Merlin Project はこの概念を リード／ラグ として導入しています。この機能を使うと、接続されたアクティビティ間に特定の時間差を設定できます。依存関係インスペクタで、バッファとして設けたい時間を「リード／ラグ」のフィールドに入力するだけです。このフィールドは作業と期間と同じロジックに従います。したがって、時間や日など、あるいは eStunden、eTage などを使ってリードタイムを入力できます。これにより、プロジェクトが論理的に構造化されるだけでなく、現実的に計画されることが保証されます。
Merlin Project で ネットプラン から WBS へ移行する際は、アクティビティ間に明確な接続を作ることと、バッファや余裕時間の役割を理解することに重点を置く必要があります。類似したアクティビティをグループ化し、依存関係を設定し、バッファを組み込むことで、論理的でありながら柔軟な、堅牢かつ効率的なプロジェクト構造を作成できます。
オープンハウスイベントへのリード／ラグの組み込み
オープンハウスイベントとケータリング業者選定のアクティビティに話を戻すと、このタスクに 2 週間で足りるかどうかは確信が持てません。近頃の経験では、見積もりのさまざまな調整や価格交渉が、適切なケータリング業者を選ぶ際にますます大きな役割を果たすようになっています。そのため、このアクティビティが今後のプロジェクトフェーズを遅らせるボトルネックになることは避けたいと考えています。この不確実性を考慮し、依存関係インスペクタの「リード／ラグ」のフィールドを使って、このアクティビティにさらに 1 週間のバッファを追加します。
これで全体的なプロジェクトロジックを設定し、最初のコンテキストを追加できました。次は、プロジェクトを実行するためにチームを調整し、オープンハウスの計画と実施にかかる最初のコスト見積もりを行うことになります。そこで、コストとリソースに取り組む段階に入ります。これらの側面は、次の 2 つの章で扱います。
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