Merlin Project は、さまざまな形のビジュアルなプロジェクト管理に対応しています。ガントチャートについては、すでに耳にされた方も多いでしょう。バーチャートは、プロジェクトの図的表現として最も広く普及しています。しかし Merlin Project にできることは、それだけではありません。それが具体的に何で、どのような場面に適しているのかを、以下のブログ記事でご紹介します。
なぜビジュアルなのか
先週は カンバン について詳しくご紹介しました。カンバンボードは、ビジュアルなプロジェクト管理の非常によい例です。これは列ごとに整理されたプロジェクトボードで、プロジェクト内の作業を表示します。各列はプロジェクトの作業フェーズを表します。このようなビジュアルなプロジェクト管理によって、プロジェクトに関わるすべての人にとって作業が分かりやすくなります。複雑さは最小限に抑えられ、図的な表現によって抽象的な事柄もより理解しやすくなります。
構造計画
構造計画は WBS（Work Breakdown Structure）とも呼ばれ、プロジェクトの図的表現として最もよく知られたものの一つです。
ガントチャート はバーチャートとも呼ばれ、あらゆるプロジェクトをシンプルで分かりやすい形で表現します。期間、作業、依存関係など、さまざまな情報が形と色によって直接視覚的に把握できます。ズーム機能やアクティビティグループの折りたたみを使えば、バー、マイルストーン、依存関係の矢印によって、プロジェクト計画を的確に表現できます。
ネットプラン
「ネットプラン」という総称のもとに、Merlin Project ではプロジェクトのさまざまな図的表現が含まれます。それらの表現は次のとおりです。
上に挙げたもののうち、カンバンを除くすべては、タスク間のつながりを図的に表現することに特化しています。タスクの階層を可視化し、計画のための明確な全体像を提供します。
表示とビューとは何か
プロジェクトと、そのために必要な完了すべきタスクは、さまざまな形で図的に表現できます。見た目も大切で、私たち人間は視覚的な存在です。つまり、見たものを最もよく理解し、実行に移せるということです。これは単純な事柄にも複雑な事柄にも当てはまります。
プロジェクト管理において、可視化は全体のコンセプトの中心的な要素です。ガントチャート は、プロジェクト管理のための長年実績のある表現手段です。バー、マイルストーン、接続線を使って、プロジェクトの進行をタイムライン上にすべてのタスク、時間的な依存関係、順序、達成された状態とともに図的に表現し、シンプルで分かりやすく可視化します。
ガントチャートを使えば、チームやすべてのプロジェクト参加者に対して、プロジェクト管理で最も一般的な表現の一つを提供できます。
ただしガントビューは、Merlin Project が提供する数多くのビューの一つにすぎません。要点は、Merlin Project で一度プロジェクトを作成すれば、いつでも好きなだけさまざまなビューで表示できるという点です。必要に応じて、マインドマップ、カンバン、ネットプランとして可視化できます。
なぜ可視化が重要なのか
可視化の利点は明らかです。あらゆるプロジェクトは、世界的に認められた既知の図的表現に従って可視化できます。これにより、プロジェクトマネージャーやすべてのプロジェクト関係者が図的に読み解けます。質問や計画の打ち合わせの際には、その後の作業のためのたたき台となり、計画全体において計画上の競合を素早く発見できます。
プロジェクトリーダーとして、自社で進行中および今後のプロジェクトにどのビューが必要かを把握していれば、特に効率的かつ的確に計画を立てられます。これにより、利用可能なプロジェクトを常に要件に応じてビジュアルに表現できます。
たとえば「マインドマップ」ビューを使えば、新しいプロジェクトを準備段階で特にうまく構造化し、計画段階に向けた重要な点を書き留められます。
ビジュアルなプロジェクト管理のもう一つの側面は、プロジェクトの進捗をさまざまな図的表現で非常によく把握できるという点です。この情報は、プロジェクトの現在および将来の状況を見渡すうえで役立ちます。遅延やその他の問題は、適切な対策と解決策によって早めに防げます。
可視化の利点
以下に、プロジェクト管理における可視化のいくつかの重要な利点をご紹介します。
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計画の確実性の向上：プロジェクトを図的に表現することで全体をより把握しやすくなり、見落としが減り、プロジェクト作業によりよく集中できます。
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円滑な意思疎通：優れた可視化によって、プロジェクトをより分かりやすく、透明性をもって、効果的に表現できます。これにより、関係者全員のプロジェクトへの理解が深まり、コミュニケーション上の誤解を防げます。
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確かな記録：問題によってプロジェクトが遅延したり、頓挫したりした場合でも、優れた図的表現があれば適切な証跡となります。既存の表現によって情報を記録しておくことで、生じた問題の結果をよりよく把握できます。これにより、今後のプロジェクトに向けた 「Lessons learned」 の論拠が得られます。
スタイルを使って、プロジェクトの表示を図的にデザインできることをご存じでしたか。詳しくはこちら.
まとめ
可視化は、プロジェクトにとって非常に大きな役割を果たします。既存のプロジェクトを見渡すことで、作業、依存関係、リソース、問題、時間、さらにはプロジェクトのコストといった多くの重要な側面を把握できます。
この表現によってプロジェクトの内容全体を見渡しやすくなり、たとえばプロジェクトの進行中に生じうるコストや時間の要因を見極められます。
Merlin Project をぜひお楽しみください。よい評価をいただけましたら幸いです。
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