Merlin Project: iCloud Drive を使ったプロジェクトファイルのチーム作業

Merlin Project でプロジェクトを計画されていますか。通常、プロジェクトは最初から最後までさまざまなフェーズを経て進みます。立ち上げから始まり、プロジェクトの定義と計画へと進みます。その後、実行を開始し、進捗を監視しながら、完了までプロジェクトをコントロールします。

単独で作業する場合、プロジェクトマネージャーとして Merlin Project を使い、範囲や前提条件といった事柄を管理します。必要な作業パッケージを定義し、アクティビティを追加して、利用可能なリソースに割り当て、予算を申請し、想定されるコストとスケジュールを追跡します。

計画が完了して実行段階に入ると、チームに対して、たとえば週単位でタスクを伝え、実際に行われた作業を記録するために、たとえば日単位で進捗を更新します。一部のメンバーは、週ごとや月ごとに、作業の進捗や予算に関するプロジェクトの状況を報告する必要があります。こうしたすべてのケースに対応するため、Merlin Project には、プロジェクトデータに関する情報の入力や参照を容易にする、あらかじめ構成された表示が用意されています。

しかし、プロジェクトファイルをチームで共同編集すると決めた場合はどうでしょうか。タスクの割り当てや進捗の報告を待たずに済むよう、ワークフローをどのように最適化できるでしょうか。言い換えれば、プロジェクトの関係者がそれぞれのタスクを確認し、進捗をプロジェクト内で直接更新するには、どうすればよいでしょうか。当社の特許技術であるMagicSyncは、複数ユーザーでの運用に向けてさまざまな形で最適化されています。

ファイルサーバー

プロジェクトファイルを社内のファイルサーバーに置き、SMB プロトコルを介してそのフォルダにアクセスする方法を選ぶ方もいるでしょう。ファイルサーバーは、Apple がこちらおよびこちらで説明しているとおり、Mac や iOS デバイスと簡単に接続できます。

プロジェクトの関係者にも進捗を報告してもらう場合は、プロジェクトファイルが置かれているフォルダに対して、読み取りと書き込みの権限があることを確認してください。

ご注意: 社内の SMB ファイルサーバーにリモートからアクセスするには、社内ファイアウォールでの特別な構成が必要です。これらのファイルを編集するには、SMB ファイルサーバーへのオンライン接続が必要です。

iCloud Drive を使う

さらに簡単な方法は、共有された iCloud Drive フォルダ内のプロジェクトファイルで作業することです。

Mac 上の iCloud Drive でフォルダを共有するには、少なくとも macOS Catalina 10.15.4 が必要です。iPhone または iPad 上の iCloud Drive でフォルダを共有するには、iOS 13.4 または iPadOS 13.4 以降が必要です。

Mac でのワークフローは次のとおりです。

プロジェクトファイルを iCloud Drive 内のフォルダに保存します。
次に、そのフォルダを iCloud Drive 経由で共有します。つまり、
- Finder を使い、サイドバーから iCloud Drive を選択します。
- 共有したいフォルダを選びます。
- 共有をクリックし、続いてフォルダを共有を選びます。
- 招待の送信方法を選びます（メール、メッセージ、リンクのコピーなど）
- セキュリティを高めるため、共有できる人 の設定はあなたが招待した人のままにしておきます。
- アクセス権 を変更を許可に設定します
- 共有をクリックします
- フォルダを共有したい相手に招待を送ります（相手の Apple ID を使用します）
チームが招待を受け取り、それをクリックすると、フォルダが各自の iCloud Drive に追加されます。
共有フォルダからファイルを初めて開きます。
新しいウインドウ構成を作成を選びます

これ以降、あなたとチームは、共有された iCloud Drive フォルダを通じて、同じプロジェクトファイルを共同で編集できます。

たとえば、あなたが進捗を監視している間に、

あるいは上司向けのレポートを作成している間に、

チームのプロダクトマネージャーは、計画されたタスクを呼び出して、

実際の作業について報告できます。

Merlin Project は、ファイルを編集中のすべてのユーザーによる変更を、保存され、同期によって iCloud Drive を経由してお使いのデバイスに反映された時点で、すべて統合します。同僚が更新した値を確認したり、変更を手動で統合したりするために、ファイルを閉じる必要はもうありません。

他のクラウドサービスを使う

Merlin Project は、多くの一般的なクラウドサービスと連携します。iCloud Drive 以外のクラウドサービスをチームでの共同作業に使う場合も、対応している可能性があります。Mac または iOS で Merlin Project の動作を検証したプラットフォームの一覧は、こちらでご覧いただけます。

まとめ

Merlin Project では、個人としてプロジェクトファイルを扱うことも、チームで同じファイルを共同で編集することもできます。iCloud Drive でファイルを共有する方法を選んだ場合、当社の特許技術であるMagicSyncが、円滑な複数ユーザー体験のためにさまざまな形で最適化されています。これにより、ソフトウェアの管理に費やす時間が減り、プロジェクト管理の本来の業務に集中できます。

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