どのプロジェクトも、意識的に計画されたものであれ、偶然に生じたものであれ、いくつかのフェーズを経ます。フェーズを主体的に定義する人は、コントロール、品質、そしてモチベーションを得られます。本記事では、PMBoK にもとづく 4 フェーズモデル と 5 フェーズモデル をご紹介し、その手間をかける価値がある理由をお示しします。
どのプロジェクトも、最初から最後までさまざまなフェーズを経ます。プロジェクトの成功には、これらのフェーズを意識的に定義することが決定的に重要です。
プロジェクトフェーズの計画は、プロジェクトにおける最初の基本的な管理業務の一つです。プロジェクトの大小にかかわらず、フェーズへの区分は品質とコントロールの向上に役立ちます。最も一般的な二つの方法を見ていきましょう。
一般的に言えば、プロジェクトフェーズとは、プロジェクトまたはサブプロジェクトの目標を達成するために、あらかじめ定義したアクティビティを実行する特定の期間と理解できます。各フェーズは特定の成果を生み出すことを目指しており、それによってプロジェクトフェーズの始まりと終わりを定めやすくなります。
一部の手法では、プロジェクトフェーズとプロジェクト管理フェーズを区別します。後者は、一つのプロジェクトフェーズの中で複数回実行されうる、論理的に関連するプロジェクト管理アクティビティを指します。たとえば PRINCE2 は、技術的なプロジェクトフェーズと管理フェーズを区別しています。
プロジェクトフェーズは 従来型の管理手法 の概念ですが、アジャイル手法 にも応用できます。その場合、個々のフェーズの線形的な計画が、アジャイルの反復的なアプローチと組み合わされます。
どのようなフェーズに区分されるのか
プロジェクトをフェーズに区分する方法はさまざまです。最もよく見られるのは、4 つまたは 5 つのプロジェクトフェーズへの区分です。
4 フェーズモデル
4 フェーズモデルでは、プロジェクトは次のフェーズに区分されます。
- プロジェクト定義
- プロジェクト計画
- プロジェクト実行とコントロール
- プロジェクト終結
各フェーズについて異なる呼び方に出会うこともあるかもしれませんが、全体の考え方は同じです。それぞれのフェーズを詳しく見ていきましょう。
プロジェクト定義: 最初のフェーズでは、プロジェクトの目標を定めます。その際、プロジェクトのチャンスとリスクを洗い出します。実施が成功しうるかをできるだけ現実的に見極めるために、市場調査や実現可能性調査を依頼することもあります。このフェーズでは、目標から、こなすべき作業パッケージも導き出します。これらの事実が集まると、プロジェクトのコスト、範囲、期間を検討する採算性の確認が行われます。プロジェクトを実際に実施へ、あるいはさらなる計画へ進めるべきかどうかの判断は、その後で初めて下されます。
プロジェクト計画: 第 2 のフェーズでは、プロジェクトの工程計画またはマイルストーン計画を作成します。タスクは、対応するプロジェクトフェーズに沿ってタイムライン上に日程化されます。マイルストーンは、特定の中間目標が達成されているべきフェーズの移行点を示します。チームメンバーは、プロジェクトと自分のタスクの全体像を把握できます。コミュニケーションの経路、品質管理とリスク管理、そして予算が定められます。
プロジェクト実行とコントロール: いよいよ、定義したタスクと作業パッケージを実行するときです。このフェーズではコントロールが重要な役割を果たします。望ましくない展開を早期に把握し、必要に応じて対策を講じられるようにするためです。プロジェクトの目標を期限内に達成し、求められる品質を提供するには、チームメンバー間のコミュニケーションが決定的に重要です。
プロジェクト終結: プロジェクトの第 4 にして最後のフェーズでは、残っている最後のタスクをこなし、達成したことを称え、プロジェクトから得た教訓をまとめます。学びの経験はプロジェクト終結会議で持ち寄られ、その後、要点をまとめた形で、今後のプロジェクトのために全員が参照できるようにされます。
5 フェーズモデル
プロジェクトをプロジェクト管理プロセスに沿って構成すると、5 つのプロジェクトフェーズが得られます。これらはしばしばプロセスグループとも呼ばれます。これらは必ずしも順番に進むわけではなく、たとえばサブプロジェクトのため、あるいは望ましい成果が得られるまで、部分的に複数回繰り返す必要があるためです。
最も確立されたプロジェクト管理組織のいくつかは、この体系を採用しています。Project Management Institute も、その PMBoK Guide で 5 フェーズモデルを用いています。
- 立ち上げフェーズ
- 計画フェーズ
- 実行フェーズ
- 監視フェーズ
- 終結フェーズ
上で説明した 4 段階の構造との本質的な違いは、5 段階のモデルではコントロールに独立したフェーズが割り当てられている点にあります。4 フェーズモデルでは、それは実行に組み込まれています。
プロジェクトフェーズを定義する価値がある理由
プロジェクトフェーズは単に一般的な慣習であるだけでなく、ごく実用的な利点もあります。
1. より良いプロジェクトの制御
プロジェクトがまだ始まったばかりの段階では、プロジェクトフェーズの定義が、ガントチャート によるスケジュール作成に先立つことがあります。フェーズへの区分を出発点にすると、プロジェクトの時間的な工程計画を立てやすくなることがあります。
プロジェクトは、大小さまざまな多くのタスクと作業パッケージから成り立っています。そのすべてを見渡し続けることはほとんど不可能です。プロジェクトをフェーズに区分すると、この複雑さが軽減されます。プロジェクト自体は変わりませんが、現在のプロジェクトフェーズで整理すべきプロセスとアクティビティに集中できるようになります。
全体像のありがたみを知っているのはプロジェクトマネージャーだけではありません。ステークホルダーにとっても、いきなりプロジェクト全体を見渡すより、個々のプロジェクトフェーズに備えるほうが容易です。
2. 成果の確認
各プロジェクトフェーズは通常、マイルストーン で終わります。この日程として固定された時点は、そのフェーズで計画した目標が達成されたか、また全体的なプロジェクトの進捗をどう評価すべきかを確認するのに役立ちます。
マイルストーンは通常、発注者や運営委員会がプロジェクトの状況に目を向ける時点でもあります。これにより、プロジェクトチームには、これらの期日までに成果を仕上げる追加のモチベーションが生まれます。
さらにマイルストーンは品質管理の指針となり、これまでに達成した成果の品質を評価し、必要に応じて今後の進め方の修正を行うのに役立ちます。誤りはプロジェクトの終わりになって初めて気づくのではなく、はるかに早い段階で把握されるため、起こりうる損害はより小さく抑えられます。
3. コミュニケーションの支援
チーム全体にとっても、プロジェクトの状況をいつでも見渡せることは重要です。ここではプロジェクトフェーズを図で表すことが適しており、関係者全員が、自分の仕事をプロジェクトの文脈の中でどう位置づければよいかを把握できます。プロジェクトの進捗を視覚化したものは、会議で壁に映し出し、方向づけとコミュニケーションの支援として使えます。
プロジェクトの進み具合をいつでも視覚的に読み取れることは、明確かつ効率的にコミュニケーションを取りやすくするだけでなく、プロジェクトチーム全体にとって効果的なモチベーションにもなります。
まとめ
プロジェクトフェーズは、プロジェクト管理における基本的な概念の一つであり、最初の計画手段の一つでもあります。これらはプロジェクトマネージャーが目前のタスクを構造化するのを支え、チームにとっては方向づけとモチベーションに役立ちます。
プロジェクトフェーズにはさまざまな定義があり、適用のためのモデルも異なりますが、すべてのアプローチが一致している点が一つあります。プロジェクトをプロジェクトフェーズに区分することは、成功するプロジェクト管理にとって欠かせないということです。
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