每个项目都会经历若干阶段，无论是有意规划还是偶然形成。主动定义阶段的人，将获得对项目的掌控力、质量与积极性。本文介绍 四阶段模型 以及依据 PMBoK 的 五阶段模型，并说明为何值得为之付出努力。
每个项目从始至终都会经历不同的阶段。对项目的成功而言，有意识地定义这些阶段至关重要。
规划项目阶段是项目中最先进行且最基础的管理任务之一。无论您的项目是大是小，划分为阶段都有助于提升质量与掌控力。让我们来看看两种最常用的方法。
总体而言，项目阶段可以理解为一个特定的时间范围，在此期间执行预先定义的活动，以达成某个项目目标或子项目目标。每个阶段都旨在产出一项具体成果，从而便于确定项目阶段的起点与终点。
一些方法会区分项目阶段与项目管理阶段。后者指的是逻辑上相互关联的项目管理活动，这些活动可在一个项目阶段中多次执行。例如，PRINCE2 便区分了技术性项目阶段与管理阶段。
项目阶段是 传统管理方法 的一个概念，但也可应用于 敏捷方法。届时，各个阶段的线性规划将与敏捷的迭代式做法相结合。
区分哪些阶段？
将您的项目划分为阶段有多种方式。最常见的是划分为四个或五个项目阶段。
四阶段模型
按照四阶段模型，一个项目划分为以下阶段：
- 项目定义
- 项目规划
- 项目执行与控制
- 项目收尾
您也许会遇到对各个阶段的不同称呼，但整体概念保持不变。让我们更仔细地审视每个阶段。
项目定义：在第一个阶段，您确定项目目标。其间需要梳理出项目的机遇与风险。可以委托开展市场与可行性研究，以尽可能切合实际地评估项目能否成功实施。在这一阶段，也会从目标中推导出待完成的工作包。在收集这些事实之后，进行经济性审查，检查项目的成本、项目范围与时间范围。只有在此之后，才会就项目是否真正进入实施或进入进一步规划作出决定。
项目规划：在第二个阶段，编制项目流程计划或里程碑计划。各项任务在时间轴上被排期至其所属的项目阶段。里程碑标记阶段的过渡点，在这些节点上应达成特定的中间目标。团队成员获得对项目及其各自任务的概览。沟通路径、质量与风险管理以及预算都将被确定下来。
项目执行与控制：现在是执行已定义的任务与工作包的时候了。控制在这一阶段扮演重要角色，因为它确保您尽早识别不良发展，并在必要时采取应对措施。团队成员之间的沟通至关重要，以便及时达成项目目标并交付所期望的质量。
项目收尾：在项目的第四个也是最后一个阶段，完成最后悬而未决的任务，对所取得的成果予以肯定，并从项目中总结经验教训。这些学习经验会在项目收尾会议上汇总，随后以浓缩的形式向所有人公开，供未来的项目参考。
五阶段模型
如果按照项目管理过程来构建一个项目，则会形成五个项目阶段，它们常常也被称为过程组。因为它们并非必然依次进行，而是部分需要多次重复，例如针对子项目，或直至达成所期望的成果为止。
一些最成熟的项目管理组织都采用这一体系。项目管理协会 也在其 PMBoK 指南 中采用五阶段模型：
- 启动阶段
- 规划阶段
- 执行阶段
- 监控阶段
- 收尾阶段
与上述四步结构的本质区别在于：在五步模型中，控制被赋予了一个独立的阶段，而在四阶段模型中，它被整合进执行阶段。
为什么值得定义项目阶段
项目阶段不仅是一种惯常的约定，还有非常实际的好处。
1. 更好的项目掌控
当一个项目还处于起步阶段时，定义项目阶段可以先于借助 甘特图 编制时间计划。以阶段划分为出发点，有时更容易为项目编制时间流程计划。
项目由许多大大小小的任务与工作包组成。几乎不可能对所有这些保持全局把握。当您将一个项目划分为阶段时，便降低了这种复杂度。项目本身固然没有改变，但您可以专注于当前项目阶段中需要组织的流程与活动。
不仅项目经理懂得珍视这种概览，对利益相关者而言，为单个项目阶段做准备，也比一上来就着眼于整个项目更为容易。
2. 成果检验
每个项目阶段通常以一个 里程碑 结束。这一时间上固定的节点用于检验该阶段所计划的目标是否达成，以及如何评估总体项目进度。
里程碑通常也是委托方或指导委员会审视项目状态的节点。由此，项目团队便有了额外的动力，在这些节点前完成成果。
此外，里程碑构成质量管理的定位点，用以评估迄今所取得成果的质量，并在必要时为后续做法作出修正。错误不会到项目结束时才被发现，而是早得多就被察觉，从而使可能的损失更小。
3. 沟通支持
对整个团队而言，随时对项目状态保持概览也很重要。项目阶段的图形化呈现在此非常适用，可让所有参与者了解自己的工作在项目背景中处于何种位置。项目进度的可视化呈现可在会议时投映到墙上，作为定位与沟通支持。
随时能够直观读取项目的推进情况，不仅有助于清晰高效地沟通，也是对整个项目团队的一种有效激励。
结论
项目阶段属于项目管理中的基础概念，也属于最先使用的规划工具之一。它们帮助项目经理梳理待处理的任务，也为团队提供定位与激励。
诚然，关于项目阶段存在不同的定义，应用上也有不同的模型，但所有做法都在一点上达成共识：将项目划分为项目阶段，对于成功的项目管理而言不可或缺。
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