今日でも多くの企業が Microsoft Excel をプロジェクト管理ツールとして利用しています。すでに導入済みで、社員も使い慣れており、行への入力が簡単だからです。さらに、ガントチャートや各種の図表を作成できる無料の Excel テンプレートも数多く存在します。Excel は財務データの管理にすぐれたツールです。ただし、チームの生産性、コミュニケーション、共同作業に十分に満足されているのであれば、変更は必要ありません。しかし、多くのチームではそうではないのが実情です。
Excel によるプロジェクト管理は、プロジェクトの成功とチームの生産性を損なうおそれがあります。要点をまとめると次のとおりです。
なぜ重要なのか
PMI が 2016 年に実施した調査 The High Cost of Low Performance によると、当初の事業目標を範囲、予算、期間の面で達成したプロジェクトは全体の 62 % にとどまりました。チームがプロジェクトをより速く、より少ないミスで完了し、効率的に作業し、衝突を最小限に抑え、想定外の要因にすばやく適応し、そうして時間と費用を節約することを望むのであれば、本格的なプロジェクト管理ツールが必要です。
この点をさらに明確にするものとして、Pulse of the Profession 2024 Report では、プロジェクトチームに高度で目的に適した管理システムを整備している企業が、平均 73.8 % のプロジェクト達成率を実現していることが示されています。これは、現代的で専門的なプロジェクト管理ツールが不可欠であることを裏づけています。事業目標の達成だけでなく、効率の向上、ミスの削減、想定外の課題への迅速な適応のためにも必要です。
Excel はコミュニケーションの断絶を招く
プロジェクトチームのメンバーは、質問をしたり、ファイルや情報、更新を共有したり、フィードバックを伝えたりするために、絶えず連携する必要があります。Excel にはこれらを行うための機能が備わっていないため、代わりにメールやチャット、その他のツールに頼ることになります。その結果、複数のツールを常に把握しなければならず、重要な情報が失われてミスにつながるおそれがあります。
Merlin Project でプロジェクトチームを常に最新の状態に
Merlin Project のようなプロジェクト管理ツールでのコミュニケーションは簡単です。プロジェクト計画内の各タスクに関するすべての詳細や更新を確認できるためです。これは、プロジェクトに関わるすべての情報を一元的に集約する場となります。
各タスクの要件をコメント欄に入力し、必要に応じて更新します。
ファイル、チェックリスト、その他の情報を 添付項目 として添付します。
ウェブサイトや Evernote のメモなど、外部の情報源を リンク します。
最新のプロジェクト状況を伝える レポート を関係者全員に送信します。
Excel は同一ファイルでの共同作業を困難にする
Excel ファイルは Dropbox のような共有ストレージで共有できます。ただし、同じ表を同時に開く人が多すぎると、競合ファイルが発生し、それらを再び統合するのに多くの時間がかかります。これは遅延を招き、調整の手間を増やします。
Merlin Project による簡単な共同作業
Merlin Project は、クラウドサービス向けに最適化された当社の特許技術 MagicSync を採用しています。MagicSync は、複数のユーザーやデバイスからの変更を、データの損失や競合ファイルを生じさせることなく、ほぼリアルタイムで同期します。他者の変更を見るためにドキュメントを閉じる必要はなく、変更はすべての人にただちに表示されます。
Excel テンプレートには個人用の To-Do リストがない
Excel のプロジェクト管理テンプレートは、ほとんどがチームプロジェクト向けに設計されています。そのため、メンバー個人用の To-Do リストが欠けています。Excel のプロジェクトシートには各メンバーが担当するタスクが定義されているものの、追加の個人用リストが必要になることが多く、ドキュメントが煩雑になり混乱を招きます。
Merlin Project のタスクリスト
フィルタ を使えば、プロジェクト内の情報を個別の条件に応じて表示し、その他を非表示にできます。これにより、各自が自分に関係するタスクだけを把握できます。
Excel テンプレートはカスタマイズが難しい
無料の Excel テンプレートは数多くありますが、自分のチームに最適なものを見つけるのは困難です。カスタマイズには何時間もの作業が必要で、多くの場合、Excel に関する専門的な知識も求められます。
Merlin Project の独自プロジェクトテンプレート
専用のプロジェクト管理ソフトは、プロジェクトの管理のために特別に開発されているため、数式の調整を必要としません。数回のクリックで新しいプロジェクトを作成し、期間や予算を調整し、リソースやユーザーを追加できます。Merlin Project には、すばやく快適に始められる複数の プロジェクトテンプレート があらかじめ用意されており、いつでも独自のテンプレートを作成したり、MS Project のファイルをインポートしたりできます。
新しい AI アシスタントを使えば、アクティビティ、依存関係、期間、リスク、リソースを含むプロジェクトを数秒で開始できます。詳しくは 当社の Learning Path をご覧ください。
タスクの更新には手作業による追跡が必要
Excel をプロジェクト管理に使う場合、メンバーは個別の To-Do リストを管理しがちです。Excel の表は定期的に自動更新されないため、これは余分な作業を生みます。タスクの現在の状況を自動で把握する手段がなく、確認のための問い合わせが必要になります。さらに、進捗の更新だけを目的とした会議が増えることが多く、時間の浪費につながります。
Merlin Project ですべてのプロジェクト要件を一つのツールに
すべてのタスクを一つのプロジェクト計画で一元管理するため、複数のツールを切り替える手間や、繰り返される進捗確認の会議によって生じる時間の損失を避けられます。プロジェクトリーダーもメンバーも、タスクやサブタスクが完了するとただちに把握できます。
アクセス権限を調整できない
Excel ではアクセス権限の選択肢が二つしかありません。全員に編集権限を与えるか、その場合は変更の追跡が不可能になります。あるいはプロジェクトリーダーだけに編集権限を与えるか、その場合は更新に多大な手間がかかります。
誰が何を見て編集できるかを決める
Merlin Project では、個々のプロジェクトファイルを個別のパスワードと アクセス権限 で保護できます。わずか一回のクリックで、任意のリソースをユーザーに変換し、プロジェクトの各領域でのアクセス権限を割り当てられます。
Excel はアジャイルではない
アジャイルなプロジェクト管理には適応力が求められます。一つひとつの手順を細かく計画する代わりに、アジャイルなチームは想定外の変更にすばやく対応できなければなりません。しかし、Excel の表を更新する作業は、専用のプロジェクト管理ソフトを更新するよりもはるかに煩雑です。行を追加、編集、削除し、関数やリンクを更新する必要があり、これはドキュメント全体のミスを避けるためにプロジェクトリーダーが一人で担わなければならない作業です。
Merlin Project での変更はすばやく同期される
Merlin Project の特許取得済みの同期により、すべての変更はほぼリアルタイムでプロジェクト関係者全員に表示されます。各ユーザーは自分専用の表示を設定できるため、WBS であってもカンバンであっても、自分に関係するタスクに集中できます。データの基盤は同一のままです。
Excel ではプロジェクト全体の見通しを失う
プロジェクトマネージャーや経営層は、すべてのプロジェクトの全体像を、わかりやすい管理ダッシュボードで一目で把握できることが望まれます。これを Excel で実現しようとするのは大きな負担です。プロジェクト概要付きの Excel テンプレートでさえ、ガントチャートのような単純な可視化に限られることが多く、独自のダッシュボードを作るには複雑な数式が必要になります。
Merlin Project で全体を見通す
社内で複数のプロジェクトが並行して進み、メンバーがプロジェクトをまたいで稼働している場合は、これらの個別プロジェクトを一つのマスタープロジェクトにまとめられます。組み込みの利用状況表示により、どのメンバーがどのタスクを担当しているかをただちに把握でき、負荷の超過や空き容量を見極められます。あるいは、すべての変更が自動的に同期される リソースプール を利用することもできます。
まとめ
プロジェクト管理ツールとしての Excel の制約を整理します。
- Excel はコミュニケーションの断絶を招く
- Excel は同一ファイルでの共同作業を困難にする
- Excel テンプレートには個人用の To-Do リストがない
- Excel テンプレートはカスタマイズが難しい
- タスクの更新には手作業による追跡が必要
- アクセス権限を調整できない
- Excel はアジャイルではない
- Excel ではプロジェクト全体の見通しを失う
Excel の利用は、チームのプロジェクトを遅らせ、生産性を大きく下げます。Merlin Project で、プロジェクトの品質と効率を高めてください。
Merlin Project は、15 年以上にわたり多くの 業界 でプロジェクト管理の標準であり続けています。150 を超える国のお客様が、大小さまざまなプロジェクトの計画、運営、管理に当社の柔軟なアプリを利用しています。
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