为什么 Excel 会损害您的项目管理

直到今天，许多企业仍将 Microsoft Excel 用作项目管理工具，原因在于该软件已在使用中、员工对其熟悉、并且按行录入数据很简单。此外还有大量免费的 Excel 模板，可用于创建甘特图、图表和图形。Excel 是管理财务数据的强大工具。但是，如果您对团队的生产力、沟通与协作完全满意，那么您无需做任何改变。然而对大多数团队来说，情况并非如此。

用 Excel 做项目管理，可能损害项目成功和团队的生产力。概括如下：

这为何重要？

PMI 于 2016 年开展的研究（link: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2016.pdf text: The High Cost of Low Performance target: _blank）表明，所有项目中只有 62 % 在范围、预算和时间方面实现了最初的业务目标。如果您希望团队更快、更少出错地完成项目，更高效地工作，将冲突降到最低，迅速适应不可预见的因素，从而节省时间和金钱，那么您需要一款真正的项目管理工具。

为进一步说明这一点：（link: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pmi-pulse-of-the-profession-2024-report.pdf?rev=c480c0b72ee8466eaba10132b614c5d7 text: Pulse of the Profession 2024 Report）显示，为项目团队配备先进、合用的管理系统的企业，平均项目绩效率达到 73.8 %。这证明，现代化、专业化的项目管理工具不可或缺：不仅有助于实现业务目标，还能提升效率、减少错误，并快速适应不可预见的挑战。

Excel 造成沟通缺口

项目团队成员需要持续相互沟通，以提出问题，交换文件、信息和更新，并给出反馈。Excel 没有内置的方式来完成这些任务，您只能转而依赖电子邮件、聊天工具或其他工具。这导致您必须同时关注多个工具，重要信息可能丢失，从而引发错误。

让您的项目团队随时掌握最新进展，借助 Merlin Project

在 Merlin Project 这样的项目管理工具中，沟通很简单，因为您可以在项目计划中看到每项任务的所有细节和更新，这里是所有项目相关信息的集中汇聚点。

在注释字段中录入每项任务的要求，并按需更新。

将文件、检查清单或更多信息作为（link: https://www.projectwizards.net/documentation/merlin-project/reference/de/index.html#_anhänge text: 附件）添加进来。

（link: blog/2018/09/sup-urls text: 链接）至网页或 Evernote 笔记等外部来源。

向所有相关人员发送（link: https://www.projectwizards.net/documentation/merlin-project/reference/de/index.html#_bericht text: 报告），呈现当前的项目状态。

Excel 使共同处理同一个文件变得困难

您可以在 Dropbox 等共享存储中分享一个 Excel 文件。但如果同时有太多人打开同一张表，就会产生冲突文件，重新合并它们需要花费大量时间。这会导致延误并增加协调成本。

在 Merlin Project 中轻松协作

Merlin Project 采用我们专利的技术（link: merlin-project/sync text: MagicSync），该技术针对云服务进行了优化。MagicSync 近乎实时地同步来自多个用户和设备的更改，且不会造成数据丢失或冲突文件。您无需关闭文档即可看到他人的更改，更改会立即对所有人显示。

Excel 模板缺少个人待办清单

Excel 的项目管理模板大多为团队项目而设计，但其中缺少面向单个团队成员的个人待办清单。虽然您的 Excel 项目表定义了每位成员应完成的任务，但往往还需要额外的个人清单，这会使文档变得杂乱并造成混乱。

Merlin Project 中的任务清单

借助（link: https://www.projectwizards.net/documentation/merlin-project/reference/de/index.html#_filter text: 筛选器），您可以按个人需求显示项目中的信息，同时隐藏其他内容，这样每个人都只关注与自己相关的任务。

Excel 模板难以调整

虽然有大量免费的 Excel 模板，但要找到一个完美契合您团队的模板却很困难。调整需要耗费数小时，并且往往需要专业的 Excel 知识。

Merlin Project 中的个性化项目模板

专门的项目管理软件无需调整公式，因为它就是为管理项目而开发的。您只需点击几下即可创建一个新项目，调整时间和预算，并添加资源和用户。Merlin Project 已内置多种（link: support/templates text: 项目模板），助您快速、便捷地起步，而且您随时可以创建自己的模板，或从 MS Project 导入文件。

任务更新需要手动跟进

当 Excel 被用于项目管理时，团队成员常常各自维护单独的待办清单。这会带来额外的工作，因为 Excel 表格不会定期自动更新。没有办法自动识别任务的当前状态，必须逐一询问。此外往往需要更多会议，其唯一目的就是更新进度，这很耗费时间。

用一款工具满足所有项目需求，借助 Merlin Project

由于所有任务都在一个项目计划中集中管理，您可以避免因在不同工具之间切换和反复召开状态会议而造成的时间损失。项目负责人和团队成员可以立即看到某项任务或子任务是否已完成。

访问权限无法调整

在 Excel 中，访问权限只有两种选择：要么每个人都获得编辑权限，这使得无法追溯更改；要么只有项目负责人拥有编辑权限，这意味着更新会带来巨大的工作量。

由您决定谁可以查看和编辑哪些内容

在 Merlin Project 中，可以用各自的密码和（link: https://www.projectwizards.net/documentation/merlin-project/reference/de/index.html#_zugriffsrechte text: 访问权限）保护单个项目文件。只需一次点击，您就可以将任意资源变为用户，并为其分配在各个项目区域中的访问权限。

Excel 不够敏捷

敏捷项目管理需要适应能力。敏捷团队不必对每一个步骤都进行细致入微的规划，而是要能够快速应对不可预见的变化。然而，更新一张 Excel 表格远比更新一款专门的项目管理软件繁琐。您必须添加、编辑或删除行，并更新函数和关联，而这项工作必须由项目负责人独自完成，才能避免整个文档出错。

Merlin Project 中的更改快速同步

得益于 Merlin Project 中专利的同步机制，所有更改几乎实时地对所有项目相关人员可见。每位用户还可以配置自己的视图，从而全身心专注于与自己相关的任务，无论是在工作分解结构中还是在看板中，底层数据始终保持一致。

使用 Excel 会失去对整体项目的把控

项目经理和管理层应当能够在简洁的管理仪表板中一目了然地看到所有项目的全貌。试图在 Excel 中实现这一点简直是噩梦，即便是带有项目概览的 Excel 模板，往往也仅限于甘特图等简单可视化，并且需要复杂的公式才能创建自定义仪表板。

用 Merlin Project 掌控全局

如果您的企业有多个项目并行进行，并且团队成员跨项目调配，您可以将这些单独的项目汇总到一个主项目中。借助集成的资源利用视图，您可以立即看到哪位团队成员承担哪项任务，并发现超负荷情况以及空闲产能。或者，您也可以使用（link: https://www.projectwizards.net/documentation/merlin-project/reference/de/index.html#_ressourcen_pool text: 资源池），其中所有更改都会自动同步。

总结

让我们总结一下 Excel 作为项目管理工具的局限：

• Excel 造成沟通缺口
• Excel 使共同处理同一个文件变得困难
• Excel 模板缺少个人待办清单
• Excel 模板难以调整
• 任务更新需要手动跟进
• 访问权限无法调整
• Excel 不够敏捷
• 使用 Excel 会失去对整体项目的把控

使用 Excel 会拖慢您的团队项目，并大幅降低生产力。用 Merlin Project 提升您项目的质量与效率，几乎如同魔法一般！

（link: merlin-project text: Merlin Project）十五年多来一直是众多（link: industries text: 行业）项目管理领域的标准。150 多个国家的客户使用我们灵活的应用来规划、推进和把控他们大大小小的项目。

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