トップダウン計画

マネジメント手法としては、トップダウンマネジメントと呼ばれます。決定は最上位で行われ、タスクとして下へ伝わります。対になるのはボトムアップ計画で、チームが各ワークパッケージを見積もり、その値を上へ積み上げます。

トップダウン計画の進め方

1. 枠を決める。 発注者または経営陣が、目標、期限、全体予算を決めます。
2. フェーズに分ける。 プロジェクトマネージャーがプロジェクトをフェーズに分け、各フェーズの終わりにマイルストーンを置きます。
3. 予算と時間を配分する。 類似プロジェクトの比率を使って、全体予算をフェーズに配分します。
4. さらに分解して割り当てる。 各フェーズをワークパッケージに分け、チームや担当者に任せます。
5. 進捗を報告する。 チームは状況を上へ報告し、プロジェクトマネージャーが目標値と比較します。

例：展示会出展のトップダウン計画

経営陣が予算 60,000 ユーロと展示会の日程を決めます。プロジェクトマネージャーは前年の比率に沿って予算を配分します（数値は例です）。

その後、各チームが自分のフェーズをワークパッケージに分解します。ブース施工業者がボトムアップで 38,000 ユーロと見積もれば、5,000 ユーロ足りません。プロジェクトマネージャーは鉄の三角形の中で判断します。ブースを小さくするか、予算を増やすか、別のフェーズを削るかです。

トップダウン・アプローチのメリットとデメリット

メリット

• すぐに使える： トップダウン計画は数時間で作れ、提案書、プロジェクト申請、ビジネスケースに十分です。
• 方向性が明確： すべてのサブ目標が 1 つの全体目標から導かれます。
• 最初から予算を管理できる： 各フェーズに固定の上限があります。
• 調整が少ない： 決める人が少なく、計画の一貫性を保てます。

デメリット

• 値が粗い： 類似プロジェクトの比率が新しいプロジェクトにぴったり合うことはまれです。
• 現場の知識が欠ける： 自分で作業しない人は、詳細な工数を低く見積もりがちです。
• 納得感が低い： 自分たちが決めていない目標を、チームは守りにくくなります。
• 修正が遅れる： 抜けは実行段階で初めて見つかることが多く、そこでの変更は最も高くつきます（変更コスト曲線を参照）。

トップダウンかボトムアップか？

目標と予算しか決まっていない初期段階ではトップダウンを使います。WBS（プロジェクト構成図）ができたら、ボトムアップ見積もりで目標値を検証します。両者の比較表はボトムアップ計画にあります。

マネジメント手法としてのトップダウン

トップダウンマネジメントでは経営層が決定し、下位の階層が実行して報告します。要件が明確で、期限が固定され、多くのチーム間の調整が必要なプロジェクト、たとえば規制対象のプロジェクトに向いています。チームのアイデアや専門知識が成果を左右するプロジェクトでは、ブレーキになります。ほかの手法はリーダーシップのスタイルで比較しています。

Merlin Project でトップダウン計画を立てるには？

Merlin Project では、計画を上から分解します。

1. フェーズとマイルストーンを作る： フェーズをアクティビティとして作成し、各フェーズの終わりを 挿入 › マイルストーン（Alt+Cmd+M）で示します。
2. フェーズを分解する： 各フェーズの下に 挿入 › 子（Alt+Cmd+G）でアクティビティを追加します。フェーズはグループになり、含まれるアクティビティから所要期間と期間を計算します。
3. 工数を割合で指定する： インスペクタの 計画 タブにある 作業時間 フィールドに、25% のような割合を入力します。Merlin Project はこれを、上位アクティビティの対応する既定値に対する割合として扱います。
4. 予算を配分する： 最上位のグループで、ファイナンス タブの 予算 タブにある 承認済み に全体予算を入力します。各フェーズにはパーセント値を入れるだけで、上位グループの承認済み予算に対する割合になります。結果: 未分配 に、まだ配分できる残りが表示されます。