Glosario
Planificación descendente (top-down)
gestión descendente, enfoque top-down, estimación descendente
En el enfoque descendente (top-down), la dirección del proyecto planifica de arriba abajo: fija el objetivo, la fecha final y el presupuesto y los descompone paso a paso en fases, paquetes de trabajo y actividades. Una estimación descendente deduce el esfuerzo y el coste de la experiencia previa o de proyectos comparables, antes de que exista una estructura de descomposición del trabajo detallada.
Como estilo de dirección, el enfoque se llama gestión descendente: las decisiones se toman en el nivel superior y bajan en forma de tareas. Su contrapartida es la planificación ascendente, en la que el equipo estima cada paquete de trabajo y suma los valores hacia arriba.
¿Cómo funciona la planificación descendente?
- Fijar el marco. El cliente o la dirección fijan el objetivo, la fecha final y el presupuesto global.
- Dividir en fases. La dirección del proyecto divide el proyecto en fases y coloca un hito al final de cada una.
- Repartir presupuesto y tiempo. Porcentajes de proyectos comparables reparten el presupuesto global entre las fases.
- Seguir descomponiendo y asignar. Cada fase se divide en paquetes de trabajo de los que se responsabilizan equipos o personas concretas.
- Informar del avance. Los equipos informan del estado hacia arriba y la dirección del proyecto lo compara con el objetivo.
Ejemplo: plan descendente para una participación en una feria
La dirección fija 60.000 euros y la fecha de la feria. La dirección del proyecto reparte el presupuesto según las proporciones del año anterior (valores de ejemplo):
| Fase | Proporción | Presupuesto | Hito al final de la fase |
|---|---|---|---|
| Concepto | 10 % | 6.000 € | Concepto aprobado |
| Construcción del stand | 55 % | 33.000 € | Stand recibido |
| Marketing e invitaciones | 20 % | 12.000 € | Invitaciones enviadas |
| Personal y logística | 15 % | 9.000 € | Equipo de feria informado |
| Total | 100 % | 60.000 € |
Después, cada equipo descompone su fase en paquetes de trabajo. Si el constructor del stand calcula 38.000 euros de abajo arriba, faltan 5.000 euros. La dirección del proyecto decide entonces dentro de la triple restricción: un stand más pequeño, más presupuesto o recortes en otra fase.
Ventajas y desventajas del enfoque descendente
Ventajas
- Disponible enseguida: Un plan descendente está listo en horas y basta para una oferta, una solicitud de proyecto o un caso de negocio.
- Orientación clara: Todos los subobjetivos se derivan de un objetivo global.
- Control del presupuesto desde el inicio: Cada fase tiene un límite fijo.
- Poca coordinación: Deciden pocas personas y el plan se mantiene coherente.
Desventajas
- Valores aproximados: Los porcentajes de proyectos comparables rara vez encajan con exactitud en el nuevo proyecto.
- Falta de conocimiento técnico: Quien no hace el trabajo suele subestimar el esfuerzo detallado.
- Poca aceptación: A los equipos les cuesta más cumplir objetivos que no han ayudado a definir.
- Correcciones tardías: Los huecos suelen aparecer en la ejecución, cuando los cambios cuestan más (consulte curva del coste del cambio).
¿Top-down o bottom-up?
Use el enfoque descendente en las fases tempranas, mientras solo estén fijados el objetivo y el presupuesto. En cuanto tenga la estructura de descomposición del trabajo, compruebe la cifra con una estimación ascendente. La comparación de ambos enfoques en una tabla está en planificación ascendente.
Top-down como estilo de dirección
En la gestión descendente decide la dirección, y los niveles inferiores ejecutan e informan. El estilo encaja en proyectos con requisitos claros, plazos fijos y mucha coordinación entre equipos, por ejemplo en proyectos regulados. Donde un proyecto vive de las ideas y del conocimiento del equipo, frena. La entrada estilos de liderazgo compara otros estilos.
¿Cómo se planifica de arriba abajo en Merlin Project?
En Merlin Project descompone el plan de arriba abajo:
- Crear fases e hitos: Cree las fases como actividades y marque el final de cada fase con Insertar › Hito (Alt+Cmd+M).
- Descomponer las fases: Inserte actividades bajo cada fase con Insertar › Secundaria (Alt+Cmd+G). La fase se convierte así en grupo y calcula su duración y su periodo a partir de sus actividades.
- Fijar el esfuerzo como proporción: En el inspector, pestaña Plan, introduzca un porcentaje como
25%en el campo Trabajo. Merlin Project lo interpreta como proporción del valor indicado correspondiente de la actividad superior. - Repartir el presupuesto: Introduzca el presupuesto global en el grupo superior, en la pestaña Finanzas, pestaña Presupuesto, campo Aprobado. En las fases basta un porcentaje: se refiere al presupuesto aprobado del grupo superior. Resultados: No distribuido muestra el resto que aún puede asignar.
