マイルストーンは、プロジェクトの中で成果がそろう時点、または意思決定を下す時点を示します。所要期間はありません。本記事では、マイルストーンを 5 つの手順で決める方法、確認できるマイルストーンの見分け方、そしてオフィス移転を例に 6 つのマイルストーンを持つマイルストーン計画を Merlin Project で示します。
プロジェクトのマイルストーンとは
マイルストーンとは、所要期間を持たない出来事で、プロジェクトの進行上の重要な時点を示します。プロジェクトの開始、フェーズの終了、検収、外部で決まった期日、プロジェクトの終了などです。用語の詳しい説明は、用語集の マイルストーン にあります。
本記事はその一歩先を扱います。プロジェクトの進行を実際に管理できるように、マイルストーンを決める方法を紹介します。
よいマイルストーンの見分け方
よいマイルストーンは、作業ではなく状態を表します。「旧オフィスを退去する」は所要期間のあるアクティビティです。「旧オフィス退去完了」はマイルストーンです。達成したか、していないかのどちらかです。
| 基準 | あいまいな書き方 | 確認できる書き方 |
|---|---|---|
| 作業ではなく状態 | 新オフィスを準備する | 新オフィス入居準備完了 |
| 確認できる基準 | IT が動いている | 新オフィスの Wi-Fi、サーバ、電話の検収が完了 |
| 確定した期日 | 6 月末 | 6 月 30 日 17:00 |
| 責任者 | チーム | プロジェクトマネージャー |
| 達成したときの結果 | （なし） | 移転日の承認 |
達成しても何も起きない、つまり確認も承認も意思決定もないマイルストーンは削除します。計画が長くなるだけで、管理しやすくはなりません。
プロジェクトのマイルストーンを決める方法
マイルストーンを決める 5 つの手順
オフィス移転を例に
構造
フェーズを決める
プロジェクトをフェーズに分けます。オフィス移転では、旧オフィスの準備、新オフィスの準備、移転の実施、旧オフィスの原状回復です。
成果
フェーズごとに目標の状態を決める
各フェーズの成果を、完了した状態として書きます。「旧オフィス退去完了」「新オフィス入居準備完了」「移転完了」です。
基準
達成の基準を決める
マイルストーンをいつ達成したとみなすかを書き出します。「新オフィス入居準備完了」とは、Wi-Fi、サーバ、電話、車椅子用スロープの検収が済んだ状態です。
ロジック
アクティビティと結び付ける
各マイルストーンを、そこへ至るアクティビティと結び付けます。先行アクティビティが長引くと、マイルストーンの日付も自動的にずれます。
管理
責任と意思決定を割り当てる
誰がマイルストーンを確認し、その後に何を決めるかを決めます。たとえば次のフェーズの承認です。
例：オフィス移転のマイルストーン計画
マイルストーン計画は、プロジェクトのすべてのマイルストーンを、基準と結果とともに一覧にしたものです。例のプロジェクト「オフィス移転」は 5 月 25 日から 6 月 30 日まで続き、6 つのマイルストーンがあります。
| マイルストーン | 達成の条件 | 結果 |
|---|---|---|
| プロジェクト開始 | プロジェクトの発注を承認し、チームを指名した | 両方のオフィスで作業が始まる |
| 旧オフィス退去完了 | 家具の棚卸し、引越し業者への依頼、住所変更の通知が済んだ | 引越し業者に日程を伝える |
| 新オフィス入居準備完了 | Wi-Fi、サーバ、電話システム、車椅子用スロープの検収が済んだ | 移転日の承認 |
| 移転日 | 家具の搬送が始まる | 社員が新オフィスで働く |
| 移転完了 | 新オフィスのすべての作業スペースが整った | 旧オフィスの原状回復が始まる |
| 引き渡し完了 | 旧オフィスを原状回復し、家主に引き渡した | プロジェクトの終結 |
ガントチャートでは、6 つのマイルストーンがひし形で表示されます。矢印は、どのアクティビティがマイルストーンへ至るかを示します。「Wi-Fiを設置」が遅れると「新オフィス入居準備完了」が後ろにずれ、移転日も一緒にずれます。
プロジェクトに必要なマイルストーンの数
少なくとも、プロジェクトの開始と終了に 1 つずつ、さらに各 プロジェクトフェーズ の終わりに 1 つずつマイルストーンを置きます。これに、発注者による検収や許認可など、外部で決まった期日を加えます。それ以外のマイルストーンは、その時点で何かを確認するか決定する場合にだけ置きます。
マイルストーンを達成できなかったときは
達成できなかったマイルストーンは早期警告のサインです。そのマイルストーンが クリティカルパス 上にあるかを確認します。クリティカルパス上にあれば、手を打たない限りプロジェクトの終了日がずれます。リソースを計画し直す、アクティビティを並行させる、範囲を調整する、といった対策をとります。クリティカルパス上になければ、既存の 余裕期間 が遅れを吸収できることもあります。
Merlin Project でマイルストーンを作成して追跡する
- 挿入 › マイルストーン を選択するか、Cmd+Alt+M を押します。既存のアクティビティは 編集 › マイルストーン（Ctrl+Cmd+M）で変換します。インスペクタの 計画 タブで マイルストーン にチェックを入れても変換できます。
- マイルストーンを先行アクティビティと結び付けます。マイルストーンの作業時間と所要期間は常にゼロです。
- 表示 › 作業分割 › マイルストーン の表示でマイルストーンを確認します。この表示では、予定の日時と実際の日時を比べられます。
- 発注者向けの状況レポートなどでは、フィルタ マイルストーン でほかのアクティビティをすべて非表示にします。
Merlin Project は、すべての表示でマイルストーンを同じ日付で示します。ガントチャートではひし形、かんばんボードではカード、マインドマップではノードとして表示します。
まとめ
マイルストーンでプロジェクトを管理できるのは、確認できる場合だけです。各マイルストーンを状態として書き、基準と結果を決め、そこへ至るアクティビティと結び付けます。そうすれば、どの期日が危ういかを計画が早い段階で示します。
マイルストーンは、建築分野におけるプロジェクト管理ガイド で WBS、ガント、かんばん、リソース管理、リスク管理とともに詳しく取り上げている 6 つの主要手法のひとつです。
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よくある質問
プロジェクト管理におけるマイルストーンとは何ですか？
マイルストーンとは、所要期間を持たない出来事で、プロジェクトの開始、フェーズの終了、検収、プロジェクトの終了など、プロジェクトの重要な時点を示します。達成したかどうかのどちらかで、確認や意思決定のきっかけになります。
マイルストーンはどう書けばよいですか？
作業ではなく完了した状態として書きます。「新オフィスを準備する」ではなく「新オフィス入居準備完了」です。さらに、確認できる基準、期日、責任者、そして次のフェーズの承認などの結果を決めます。
マイルストーン計画とは何ですか？
マイルストーン計画は、プロジェクトのすべてのマイルストーンを、期日、達成の基準、結果とともに一覧にしたものです。個々のアクティビティを示さずに、発注者にプロジェクトの進行の全体像を伝えます。
マイルストーンに所要期間はありますか？
ありません。マイルストーンは時点を表します。Merlin Project では、マイルストーンの作業時間と所要期間は常にゼロで、ガントチャートではひし形で表示されます。
