プロジェクトコスト は、最初の計画からプロジェクトの完了まで考慮すべき基本的なパラメータの一つです。確かなコスト計画はどのように作成すればよいのでしょうか。コスト管理を成功させるには、どのような要素が必要なのでしょうか。
プロジェクトコストはコスト管理を通じて制御されます。コスト管理は、プロジェクトのフェーズに応じて用いられるさまざまな分野から構成されます。コスト計画・コスト見積もり、予算化、そしてコストコントロールです。プロジェクトの開始時にはコスト計画、すなわちコスト計画書の作成が位置づけられます。
コスト計画書とは
まず、（見込みの）プロジェクトコストを算出する必要があります。これはプロジェクト原価計算を用いて行います。原価計算は、本質的には多かれ少なかれ詳細なコスト計画書から成り立っています。
コスト計画書そのものは、おおまかにしか定義されていません。一般にコスト計画書は、個々のワークパッケージの実施にどのようなコストが見込まれ、したがってプロジェクト全体の完了のためにどれだけ見積もる必要があるかを示します。
この文脈では、コストベースライン計画（または コストベースライン）という用語も用いられます。ここではコストはすでに承認されており、機会とリスクの管理にかかる費用も考慮されています。
コスト計画書は常にプロジェクトハンドブックの一部であるべきです。これを用いることで、プロジェクトマネージャーはプロジェクト原価計算が成り立つこと、すなわち計画、見積もり、予算化、制御が定義された予算の範囲内で実現することを確実にします。
コスト計画の表現にはさまざまな形式が考えられます。多くの場合、グラフによる表現や ヒストグラム としての表現が選ばれます。
プロジェクトにおけるコスト計画の手法
コスト計画書の基礎となるのは、常に WBS です。重要なのは、個々のワークパッケージのコストを算出することです。すべてのワークパッケージのコストの合計から、全体予算が導き出されます（ボトムアップ・アプローチ）。
決まった予算が用意されており、まだすべてのワークパッケージが定義されていない場合は、予算をトップダウンで個々のサブアクティビティに割り振ります（トップダウン・アプローチ）。
では、個々のプロジェクトアクティビティの具体的なコスト見積もりには、どのように到達すればよいのでしょうか。そのためにはさまざまな方法が利用できます。
1. 過去の計画値を活用する
すでに類似のプロジェクトを実施したことがある場合は、過去の計画値を新しいプロジェクトに引き継ぐことができます。ただし、その際には前提条件ができるだけ過去のプロジェクトと似ていることが望ましいです。まさにここに難しさがあります。各プロジェクトはやはり異なるものであり、価格も変動するため、この手法が満足のいく結果をもたらすことはまれです。家賃や保険料のような安定したコストの場合に限って推奨できます。
2. トレンドを導き出す
十分な過去の実績値が利用できる場合は、それらをトレンドの作成に活用できます。トレンドは時間の線形関数または指数関数として得られます。これらの計画は、古い、あるいは時代遅れの値をそのまま引き継ぐよりも正確です。コスト計画は比較的迅速で、費用も抑えられます。ただし、この結果もまだそれほど信頼できるものではありません。
3. 計算を行う
多くのコストは変動し、他の計画に依存します。個々のパラメータを正確に把握するほど、原価計算もより正確に行えます。たとえば、借りる部屋のコストは、必要な面積によって変動します。原価計算のための数学的な式を立てるための基礎として利用できるデータが多いほど、結果はより正確になります。
4. 専門家を招く
現実的な計画価格を用いるには、専門家による評価が役立ちます。株式市場や為替市場の動向、原材料価格、賃金交渉など、価格はさまざまな要因の影響を受けます。さまざまな部門の従業員が知見を持ち寄ったり、外部の専門家を招いたりすることで、はるかに信頼性の高い予測につながります。
一つのプロジェクトの中で、複数の原価計算手法を組み合わせることができます。算出すべき個々のコストの種類に応じて、トレンド分析、専門家の意見、数学的計算を用いることができます。
プロジェクト管理においてコスト計画書を作成する際の典型的なミス
コスト計画書を作成する手法は複雑ではありません。テンプレートを使えば、さらに簡単になります。それでも、プロジェクトコストが最終的に当初の計画から大きく外れることは、例外ではなくむしろ常態です。それはなぜでしょうか。プロジェクトでの誤った見積もりの原因として、3 つの体系的なミスが繰り返し見受けられます。
- 工数の楽観視： ここでは人件費が過小評価され、あるいはモチベーションや生産性への期待から、時間的な工数が非現実的に切り詰めて見積もられます。
- 不安からくる予算化： もう一方の極端な例は、見積もりが厳しすぎることを心配するあまり、余裕のあるバッファを設け、プロジェクトコストを不必要に押し上げてしまうプロジェクトマネージャーです。現実的な計画手段とは異なります。
- 専門知識の不足： 厳しすぎず余裕を持たせすぎずに見積もることに成功した人も、自分自身の評価だけに頼るというミスを犯すべきではありません。原価計算に専門知識が多く反映されるほど、その結果はより妥当なものになります。
コスト計画書を作成する。適切なツール
プロジェクトのコスト計画とリソース計画は、常に適切なソフトウェアを用いて行うべきです。
小規模なプロジェクトでは、Excel でコスト計画書を作成することがよくあります。そのためには作業を楽にする数多くのテンプレートがあります。個人的なプロジェクトであれば、この方法で十分です。しかし、本格的なプロジェクトを管理する段階になれば、Merlin Project のような、他のより優れた IT ソリューションが適しています。
ほとんどのプロジェクト管理アプリケーションには、プロジェクト原価計算のためのツールが統合されています。コスト計画は WBS を基礎とするため、これは理にかなっています。統合された機能を通じて、プロジェクトコストの計画と制御をはるかに快適に行えます。たとえば、さまざまなプロジェクトシナリオをシミュレーションして予算への影響を読み取ったり、リスク予算を計画に組み込んだりできます。
まとめ
プロジェクトのために確かなコスト計画を作成することは、魔法のようなものではありません。体系的な進め方と適切なツールがあれば、複雑なプロジェクトでも現実的な計画を立てることができます。
ただし、プロジェクト全体から見れば、コスト計画はコスト管理における最初のステップを成すにすぎません。プロジェクトを財務的にも成功させるには、コストコントロールも重要な役割を果たします。
この記事は 2025 年 3 月 11 日に最終更新されました。
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